Digitālā transformācija paver plašas iespējas labiem pārvaldības principiem gadījumos, kad tiek īstenoti ērti, centralizēti un droši risinājumi, kurus var attīstīt ne tikai valstiskā, bet arī reģionālā un starptautiskā mērogā.
Tādējādi digitālā pārveide kļūst par neatņemamu ikdienas sastāvdaļu dažādās nozarēs, uzlabojot darba procesu efektivitāti, produktivitāti un caurspīdīgumu.
Centralizētās pārvaldības sistēmas nodrošina vienotu pieeju datiem un resursiem un tādējādi ļauj labāk pārskatīt un rīkoties ar pieejamo informāciju. Tās optimizē darba plūsmas starp dažādām iestādēm un novērš nepieciešamību pēc vairākām savstarpēji nesaistītām sistēmām, sniedzot iespēju pārvaldīt visu procesu vienā platformā.
Piemēram, centralizētās dokumentu vadības sistēmas jeb DVS piedāvā risinājumus problēmām, kas saistītas ar dokumentu apmaiņu un apstrādi daudzās organizācijās un institūcijās. Bez centralizētas pieejas dokumentu saskaņošana ir ilgstoša, neefektīva un nereti – ar sarežģījumiem parakstīšanas procesā, turklāt ir grūti izsekot dažādu dokumentu redakcijām. Saskaņā ar “DocLogix” apkopotajiem datiem uzņēmumi, kas neizmanto digitālos rīkus dokumentu pārvaldībai, kopumā tērē vidēji 504 minūtes jeb veselu darba dienu dokumentu apstrādei un reģistrēšanai (piemēram, apstrādājot un reģistrējot darbinieka atvaļinājuma iesniegumu). Taču pēc dokumentu pārvaldības sistēmu ieviešanas šāda paša dokumenta apstrādei tiek izmantotas vien 18 minūtes.
Iemesli, kādēļ tik būtiski samazinās patērētais laiks, ir vairāki – to veicina gan procesa automatizācija, gan mazāks iesaistīto personu vai darbinieku skaits. Jo vairāk personu tiek iesaistītas dokumentu apstrādē, jo vairāk šo procesu ietekmē cilvēciskais faktors, proti, ir jāgaida, kad darbinieks atradīs laiku izpildei. Taču digitālas sistēmas apstrādi veic uzreiz pēc pieprasījuma. Pasaules prakse liecina, ka ar centralizētas dokumentu pārvaldības sistēmas iesaisti patērētais laiks failu koplietošanai tiek samazināts no 50% līdz pat 80%, vienlaikus organizācijai spējot ietaupīt vidēji 40% no izmaksām, kas saistītas ar dokumentu menedžmentu.
Salīdzinot dokumentu pārvaldības tendences Latvijas un Lietuvas publiskajās nozarēs, vērojama būtiska atšķirība šo sistēmu integrācijās. Lietuvas publiskās iestādes izmanto savas DVS kā centrālo platformu, integrējot citas valsts sistēmas un ar dokumentiem saistītu programmatūru (piemēram, grāmatvedības vai ERP sistēmas). Tas ļauj radīt visaptverošu darba vidi, optimizēt procesus un uzlabot efektivitāti. Savukārt Latvijā, kur DVS izmantošana kļūst arvien izplatītāka, pieeja ir mazāk centralizēta, bieži izmantojot DVS kopā ar citām neatkarīgām sistēmām.
Ko tas nozīmē? To, ka sistēmas nav sinhronizētas, rodas informācijas pārrāvumi, daļa darāmā jāveic manuāli. Piemēram, jāparaksta dokuments vienā sistēmā, bet tad tas augšupjāielādē izmantotajā DVS. Taču tajā pašā laikā Latvijā dažas integrācijas (piemēram, E-adrese un eParaksts) ir ļoti izplatītas dokumentu pārvaldības sistēmās. Tātad varam sagaidīt, ka tuvākajā nākotnē redzēsim augstāku informācijas centralizācijas līmeni. Gan valsts, gan privātajā sektorā centralizētas pārvaldības sistēmas tiek ieviestas ar mērķi celt darba efektivitāti, operativitāti un caurspīdīgumu. No tā iegūst visa sabiedrība.
Arī centralizētajā Elektronisko iepirkumu sistēmā jeb EIS aizvien vairāk palielinās to pakalpojumu klāsts, kas nodrošina dokumentu pārvaldības rīkus. Mūsu uzņēmums atzīst šīs centralizētās iepirkumu sistēmas nozīmīgumu saistībā ar pakalpojumu iepirkšanas procesa vienkāršošanu, līdz ar to arī mūsu pakalpojumi tur pieejami. DVS ieviešana organizācijām palīdz ne tikai labāk pārvaldīt dokumentus un datus, ietaupot laiku un līdzekļus, bet arī nodrošina drošu un vienotu pieeju informācijai, kas ir būtiski efektīvai pārvaldībai. Turklāt, ja sistēma ir savietojama ar citu valstu institūcijām, piemēram, ES dalībvalstīs, tad informācija ir pieejama un ērti apstrādājama plašākā mērogā. Līdz ar to nākotnē būtu vērtīgi lūkot ne tikai pēc centralizētām pārvaldības sistēmām, kurās iespējams integrēt dažādus lokālus digitālos risinājumus un funkcionalitātes, bet arī veidot centralizētu pārvaldības sistēmu ar informācijas apriti un sinhronizācijas iespējām starptautiskā līmenī.