Lai veiksmīgi organizētu IT iepirkumus, jāveic izmaiņas likumos, atceļot zemākās cenas kritēriju, jāievieš skaidri izvērtēšanas parametri, kas novērš plašas interpretācijas iespējas
Exigen Services Latvia biznesa attīstības direktore Ivonna Bibika akcentē, ka zemākās cenas kritērijs valsts iepirkumos «faktiski pašā saknē jau nocērt labās un kvalitatīvās pakalpojuma piegādes iespējas. Līdz ar zemākās cenas faktoru piegādātājs var vienkāršoti traktēt iepirkuma prasības, lai spētu vinnēt konkursā». Kā tikpat būtisku faktoru veiksmīgam iepirkumam viņa akcentē skaidri izprotamu pieteikumu vērtēšanas kritēriju nepieciešamību, lai tā dalībniekiem jau no dokumentācijas būtu skaidrs, kādu produktu vai pakalpojumu pasūtītājs vēlas saņemt. «Diemžēl nereti ir sajūta, ka iepirkumu dokumentāciju veido pēc «copy/paste» principa. Un tas bieži ir arī klupšanas akmens iepirkumā, jo kādā brīdī jāsecina, ka uzvarētājs pēc dokumentācijas prasībām ir piegādājis produktu, kas neatbilst pasūtītāja vajadzībām. Rodas nevajadzīgas domstarpības,» viņa uzsver.
Tāpēc, pirms izsludināt IT iepirkumu, I. Bibika iesaka pircēja speciālistiem kopā ar konkrētajiem lietotājiem definēt, kāds IT pakalpojums nepieciešams, kādu funkciju nodrošināšanai to izmantos. «Tā ir māksla – skaidri saprast, ko vēlamies iegūt, un precīzi šīs vajadzības definēt rakstiski. Ja pasūtītājs nepasaka konkrēti, ko viņam vajag, bieži paliek plaša pelēkā zona, kur potenciālie piegādātāji var interpretēt iepirkuma dokumentāciju un pēc savas izpratnes traktēt prasības,» viņa uzsver. Projektos, kuru ieviešana ilgst gadu vai ilgāk, svarīgi paredzēt iespēju veikt korekcijas prasībās, jo IT joma strauji attīstās, valsts regulējumi arī ir mainīgi un lietas, kas ir aktuālas šobrīd, pēc diviem gadiem var būt novecojušas. «Tāpēc ir vērts šāda apjoma iepirkumos jau laicīgi paredzēt finanšu rezervi – optimālais apjoms būtu līdz 20% no kopējās projekta summas, kas garantēs, ka gadījumā, ja nepieciešami papildu ieguldījumi, finansējums jau būs paredzēts. Bieži iepirkumos ir prasība piegādātājam nodrošināt operatīvu servisa pakalpojumu 24 stundu režīmā septiņas dienas nedēļā. Ir, protams, lielās valsts un pašvaldību datu bāzes, kam ir svarīga darbības nepārtrauktība un operatīva reakcija problēmu gadījumā. Tomēr ir sistēmas, kur nav tik kritiski, ja palīdzība tiek organizēta, piemēram, darba laikā un ar zemākiem reakcijas laikiem. Pretējā gadījumā jāparedz finanšu un cilvēkresursi. Tas sadārdzinās visu projektu,» norāda I. Bibika.