Digitalizācijas sniegtās pašreizējās iespējas finanšu pārvaldībā līdz šim biežāk izmantojuši lielie uzņēmumi, jo tās dod iespēju strādāt efektīvāk, iegūt un analizēt datus jebkurā brīdī, kad nepieciešams, taču pilnībā to potenciāls joprojām nav izmantots, jo īpaši nelielo uzņēmumu segmentā.
Tādas atziņas skanēja biznesa vadības sistēmu izstrādes uzņēmuma Excellent Latvia sadarbībā ar LR Grāmatvežu asociāciju un Dienas Biznesu rīkotajā vebinārā Uzņēmuma finanšu procesu digitalizācija - klupšanas akmeņi un risinājumi.
Nenoliedzami Covid-19 pandēmija ir bijis būtisks stimuls digitalizācijai visur, kur vien tas iespējams, tomēr vēl joprojām nebūt nav izmantotas visas iespējas, ko tā varētu sniegt. Digitalizācija tiek uztverta kā konkurētspējas stiprināšanas, efektivitātes paaugstināšanas, izaugsmes un attīstības instruments. Diemžēl Latvija digitālo tehnoloģiju un to radīto iespēju izmantošanā uzņēmumos atpaliek ne tikai no Igaunijas un arī no Lietuvas, bet ir arī zem ES vidējā rādītāja tā redzams Digitālās ekonomikas un sabiedrības indeksā.
“Pārskatīt procesus un digitalizēties vajag, jo īpaši, ja līdz ar Eiropas Savienības atbalsta programmām digitalizācijas naudas vilciens Latvijā ir iekustējies, un tie, kuri tajā pagūs iekāpt, tie būs ieguvēji,” secina biznesa vadības sistēmu izstrādes uzņēmuma Excellent Latvia valdes loceklis Elvis Kvalbergs. Viņš atzina, ka digitalizēt var daudzus (noliktavas, pārdošanas, iepirkumu, loģistikas, ražošanas, piegādes, servisa, personāla pārvaldības) procesus un arī uzņēmumu finanšu pārvaldību, kaut arī katram no tiem ir sava specifika.
LR Grāmatvežu asociācijas valdes locekle Ilze Palmbaha- Zvirbule uzsvēra, ka pats būtiskākais ir dati, jo tie ļauj uzņēmuma vadītājam sekot līdzi situācijai un pieņemt lēmumus gan par izaugsmi un budžeta plānošanu, gan investīcijām, risku vadību un darbinieku motivēšanu. Uzņēmuma darbībai un operatīvai vadības rīcībai dati ir būtiskākais atskaites punkts. Datu ieguvē ļoti palīdz digitālās tehnoloģijas, tostarp biznesa uzskaites un analīzes rīki, kas ar lielu precizitāti reālajā (nevis ar daudzu dienu vai mēnešu nobīdi) laikā ļauj analizēt datus, sekot līdzi izmaksām, ieņēmumiem un savlaicīgi novērst dažādus riskus. Tieši to, ka uzņēmumos nereti “nav sakārtoti dati vai arī tie nav pietiekami detalizēti”, I. Palmbaha-Zvirbule uzsver kā vienu no galvenajiem klupšanas akmeņiem finanšu pārvaldībā. Situācijās, kad uzņēmuma vadītājam grūti saprast, kas būtu labākais, nepieciešamākais procesu digitalizācijai, risinājums būtu piesaistīt konsultantu, kas palīdzēs konkrētajam uzņēmumam izvēlēties piemērotāko biznesa vadības programmatūru un finanšu analīzes rīkus.
Atskaites – instruments lēmumu pieņēmējiem
Atskaites ir nepieciešamas ne tikai nodokļu administrācijai vai citām valsts kontrolējošajām iestādēm, bet arī uzņēmuma īpašniekiem, vadītājiem. “Ir situācijas, kad augošu uzņēmumu vadītāji saprot, ka ar līdzšinējām metodēm nav iespējams kontrolēt un pat izprast to, kas un kā notiek uzņēmumā, un tādēļ nolemj izmantot digitālos risinājumus, kas ļauj ne tikai kontrolēt notiekošo, bet arī analizēt un saredzēt, ko un kā nepieciešams uzlabot,” stāsta E. Kvalbergs. Viņš uzsver, ka atskaites ir tas rīks, kurš palīdz ne tikai saprast, kas notiek, bet arī ļauj pieņemt lēmumus. “Ir divu veidu atskaites - operatīvās un analītiskās, kur pēdējās ļauj ne tikai ielūkoties pagātnē un salīdzināt ar šodienu, bet arī prognozēt nākotni,” norāda E. Kvalbergs.
Viņš uzsver, ka operatīvajām atskaitēm datu aktualitātei jābūt reizi minūtē, bet analītiskajām dati var būt ar dienas nobīdi, jo uzzināt (iegūt datus) 20. martā par to, kā uzņēmums strādājis februārī, nav lielas nozīmes. “Plānojot un arī īstenojot finanšu pārvaldības digitalizāciju, ir jādomā, kādas atskaites ir nepieciešamas, cik bieži, kurš par to būs atbildīgs un kāds ir mērķis,” stāsta E. Kvalbergs.
Viņš atzīst, ka tieši tāpēc ir vairāki izaicinājumi, jo detalizēti formulēt ir grūti, bet vispārināšanai ir maz jēgas, jo tik un tā jāmeklē iemesli konkrētai situācijai. Bet, ja nebūs datu, tad arī iemeslus (cēloņus) būs grūti vai pat neiespējami atrast. “Atrast uzņēmumam vispiemērotāko detalizācijas pakāpi ir nozīmīgs uzdevums, jo īpaši, ja ir dažādi datu avoti un to ienākšanas ātrumi,” tā E. Kvalbergs. Viņš vērš uzmanību, ka dati un atskaites ir vērtība tikai tad, ja tie ir 100% uzticami. Bet tas nebūs iespējams, ja kaut viens darbinieks kaut ko neierakstīs vai ierakstītais nebūs pareizs. Tādēļ automatizētai datu apstrādei un plūsmai ir ļoti liela nozīme, lai iegūtu maksimāli precīzu informāciju.
Attiecībā uz programmatūru izvēli E. Kvalbergs iesaka: “Jo mazāk IT sistēmu, jo labāk. Mēģiniet veidot tā, lai pamatā būtu viena centrālā biznesa vadības sistēma un dati pēc iespējas veidotos automātiski!” Arī uzņēmumu grupām viņš iesaka izmantot vienu centrālo biznesa vadības sistēmu, kas ļauj veidot konsolidētas atskaites. “Biznesa analīzes rīki ļauj datus pārvērst par noderīgu informāciju, kas nepieciešama vadītājam lēmumu pieņemšanai,” skaidro E. Kvalbergs.
Acīmredzami ieguvumi
Grāmatvedības ārpakalpojumu sniedzēja SIA Rerum pārdošanas vadītājs Matīss Vaišļa atzina, ka viņu pakalpojumu saņēmēju lokā ir daudz dažādu nozaru uzņēmumu un tie vairs nevar savu dzīvi iedomāties bez biznesa vadības jeb ERP sistēmas. Pārsvarā tie izmanto biznesa vadības sistēmu Standard ERP. Tāpat viņiem ir biznesa inteliģences rīks, kas apvieno visus datus vienā vietā, un dokumentu vadības sistēma, kas palīdz uzturēt kārtībā dokumentu apriti.
“Mērķis ir padarīt procesus efektīvākus, samazināt patērētos resursus, izslēgt kļūdas un iespējamos riskus,” skaidro M. Vaišļa. Biznesa vadības sistēma ir integrēta ar VID EDS, banku, mājaslapām, pārdošanas platformām, noliktavām, lai grāmatvedībai atvieglotu datu ievades procesu. Datu ieguve notiek automatizēti, tie nav jāievada manuāli. Turklāt sistēma strādā arī brīvdienās, kad klienti veic savu saimniecisko darbību. “Visi mūsu dati atrodas vienā vietā - ERP sistēmā, tie ir apvienoti no dažādiem datu avotiem. Dati ir pieejami tiešsaistē, un jūs varat saņemt atbildes uzreiz, kad nepieciešams. Datu analītikas atskaites iespējams pielāgot katrai nozarei pēc nepieciešamības – pārdošana, serviss, ražošana,” par datu analīzi skaidro M. Vaišļa.
Viņš uzsver, ka datu analītikas atskaites var iegūt jebkurā brīdī — pārdošanas apjomus, peļņas datus, produktu grupas un to, kādi klienti tos pērk, salīdzinājumu ar analogu laiku iepriekšējā gadā u.c. Turklāt ik brīdi, redzot situāciju, var ātri konstatēt kļūdas, kuras nekavējoties novērst.
Rerum dokumentu vadības sistēmu sākuši ieviest nesen, tā vēl pilnībā nav pabeigta, taču jau pašlaik varot redzēt tās ieguvumus, jo tajā ir visa korespondence, līgumi, atvaļinājumi, rēķini. “Ieguvumi — procesi kļūst sakārtotāki un efektīvāki. Ātra un precīza datu analīze noved pie tā, ka izmaksas samazinās. Rezultāts - konkurētspēja, klientu apkalpošanas kvalitāte un finanšu rādītāji aug,” uz digitālās datu pārvaldības ieguvumiem norāda M. Vaišļa.
Elektronisko dokumentu nianses
Uzņēmējiem ir jautājumi par elektronisko dokumentu apriti, reģistrāciju, glabāšanu un arhivēšanu. Pēc I. Palmbahas-Zvirbules sacītā normatīvie akti neprasa elektronisko dokumentu reģistrāciju, tomēr viņa iesaka tos reģistrēt reģistrā (žurnālā) tieši tāpat, kā tas tiek darīts ar papīra formātā esošajiem dokumentiem. Tāpat elektroniskais dokuments nezaudēs savu juridisko spēku, ja tam tiks izmainīts nosaukums. Strādājot ar elektroniskajiem dokumentiem, ir jābūt noteiktam pieejas tiesību līmenim – kuri tos var tikai lasīt, lai nerastos situācijas, kad tas tiek izdzēsts. “Tādas situācijas, kad ir izdzēsta mape ar svarīgiem dokumentiem, ir pieredzētas,” stāsta I. Palmbaha-Zvirbule. Uzņēmumiem pārejot uz darbu ar elektroniskajiem dokumentiem, būtu nepieciešama dokumentu pārvaldības politikas un procedūru izstrāde, tādējādi samazinot iespējamo kļūdu skaitu. “Valsts iestādēm un kapitālsabiedrībām dokumenti (arī elektroniskie) valsts arhīvā jānodod ik pēc pieciem gadiem, bet privātuzņēmumiem dokumenti ar arhīva vērtību jāglabā pie sevis, izveidojot atsevišķu mapi,” tā I. Palmbaha-Zvirbule.
Tuvojas e-rēķinu obligātā ēra
Savukārt finanšu tehnoloģiju uzņēmuma AS Unifiedpost produktu attīstības vadītājs Andis Gulbis vērsa uzmanību, ka Latvijā no 2025. gada e-rēķini plānoti kā obligāti. Savukārt, ja tiek sūtīti e-rēķini valsts iestādēm, tad tie no pērnā gada 1. jūnija obligāti jānosūta uz oficiālo e-adresi, kas no šā gada 1. janvāra ir obligāta arī uzņēmumiem. “Pašlaik uzņēmumiem savstarpēji apmainīties ar e- rēķiniem, izmantojot oficiālo e-adresi, tehniski nav paredzēts, jo pat, ja viena puse sūtīs, tad otra puse neko nesaņems,” uzsvēra A. Gulbis. Viņš atzīst, ka arī pēc 2025. gada kaut kāda rēķinu daļa saglabāsies citos formātos, jo ārzemēs esošus sadarbības partnerus Latvijā strādājošie uzņēmumi nevarēs ietekmēt. “Uzņēmumu grāmatvedības programmai jau ir jābūt spējīgai nosūtīt un arī saņemt rēķinus visās to formās,” tā A. Gulbis.
Viņš vērš uzmanību uz niansēm, kas svarīgas tieši e-rēķinu kontekstā, jo PDF formāta dokuments nav atbilstošs sūtīšanai uz e-adreses e-rēķinu apakšadresi un tas netiks saņemts. “E-rēķinu sūtīšana uz oficiālo e-adresi nav obligāta pašvaldībām un arī valsts kapitālsabiedrībām, bet tās to var darīt,” skaidro A. Gulbis. Viņš aicina uzņēmumus, kas vēl nestrādā ar e-rēķiniem, gatavoties to izmantošanai jau šodien un neatlikt uz pēdējo brīdi: “Noskaidrojiet, vai jūsu grāmatvedības programma atbalsta e-rēķinus!” Tehniski ir nodrošināts viss, lai jau šobrīd uzņēmumi arī savstarpēji var ērti sūtīt e-rēķinus.