Projektu vadība. Ar ko gan to varētu salīdzināt? Pavisam klišejiski – ar kuģa vadību. Bet šis salīdzinājums visoptimālāk parāda šī termina nozīmīgumu. Kāpēc tā? Tūlīt paskaidrošu.
Lai arī kāds būtu uzņēmuma darbības veids, tas nevar īstenot nekāda veida projektu, ja nav atbilstošas projektu vadības. Skaidri formulēti projektu vadības standarti nosaka to, cik veiksmīgi tiks īstenoti projekti. Savukārt veiksmīgi īstenoti projekti nosaka virzienu jeb kursu, kurā uzņēmums stūrē. Ja uzņēmumā nav izstrādāti projektu vadības standarti, var visai droši apgalvot, ka tas ir tas pats, kas būtu, ja uzņēmumam nebūtu vadības. Kuģis peldētu savā vaļā – kur vēji pūš, kur straumes nes. Varbūt kādreiz paveicas un aiznes pareizajā virzienā. Bet varbūt nē. Un visticamāk, ka nē. Ilgtermiņā šāda dreifēšana atklātos ūdeņos nekam neder.
Jāuzsver, ka ir dažāda veida uzņēmējdarbība – uz projektu īstenošanu balstīta vai, piemēram, ražošanas. Varētu teikt, ka uzņēmumā, kura darbība ir balstīta uz projektu īstenošanu, katrs projekts ir kā atsevišķs bizness. Projekts ir uzņēmums uzņēmumā.
Kā jau minēju, lai visu neatstātu pašplūsmā, ir jāparedz ļoti daudz lietu, kas saistītas ar projekta vadību - attiecību plānošana, laika plānošana, finanšu plānošana, kā arī resursu plānošana – konkrēta projekta īstenošanai nepieciešamās sastāvdaļas.
Ar ko sākt, ja uzņēmumā nav izstrādāti projektu vadības standarti? Vispirms jāuzskaita uzņēmumā esošie projekti. Parasti visgrūtāk ir identificēt projektus uzņēmumos, kuru pamatdarbība nav tik acīmredzami saistīta ar kāda klienta projekta realizāciju. Taču arī šādos uzņēmumos ir dažādi iekšējie projekti, kuru veiksmīga realizācija ir priekšnoteikums uzņēmuma veiksmīgai darbībai, piemēram, uzņēmuma darbības efektivizēšana, inovāciju ieviešana, jaunu produktu vai pakalpojumu izstrāde, jaunu atbalsta IT sistēmu ieviešana, uzņēmuma procesu izmaiņas, uzņēmuma strukturālās pārmaiņas utt. Tomēr jāatceras, ka neatkarīgi no tā, vai uzņēmums ir vai nav balstīts uz projektu īstenošanu, projektu vadības pamatprincipi ir vieni un tie paši; atšķirties var atsevišķas vadlīnijas, kas nosaka kārtību, kādā veidā tiek īstenoti projekti. Tātad – kad ir identificēti uzņēmuma projekti, tālāk jāsaprot, kāda ir šo projektu ietekme uz pamatdarbību, kāda ir to saikne ar uzņēmuma pastāvēšanas jēgu, kādas ir prasības pret projektu realizāciju, kādas ir tirgus prasības, kādas ir uzņēmuma darbinieku vajadzības un kādas ir uzņēmumu vadības prasības. Te arī der pieminēt, ka, lietojot terminu «projektu vadības standarti», iesaistītie nereti saprot biezas mapes, kuras konsultanti par dārgu naudu ir pārkopējuši no interneta un it kā pielāgojuši uzņēmuma vajadzībām. Šādi standarti visbiežāk nestrādā un neviens tos nelasa. Tas, kas patiešām strādā, ir projektu vadības vadlīnijas, kuras darbinieki var noskaitīt no galvas, kaut nakts laikā pamodināti. Vislabāk to izstrādē būtu piedalīties pašiem projektu vadībā iesaistītajiem darbiniekiem.
Labi uzbūvēta projektu vadības struktūra ar attiecīgām komponentēm un augsti kvalificētiem projektu vadītājiem ļauj veikt precīzāku uzņēmuma darbības plānošanu, identificēt katra projekta rentabilitāti, kā arī no finanšu viedokļa efektīvāk realizēt katru konkrēto projektu. Tādējādi tiek uzlabota visa ar projekta realizāciju saistītā laika plānošana, kas savukārt nozīmē, ka uzņēmums var precīzi plānot resursus, kam arī ir būtiska ietekme uz kopējiem tā darbības rezultātiem. Var paredzēt un prognozēt, kādi resursi un kādas kompetences būs nepieciešamas, un attiecīgi var veidot atbilstošu personāla vadības politiku. Var katram projektam veikt iepirkumu plānošanu un loģistiku, kas ļauj veidot efektīvākas attiecības ar piegādātājiem un galu galā noved pie veiksmīgākas sadarbības. Tas dod iespēju izvērtēt katra projekta riskus un izstrādāt to novēršanas plānu, sagatavojoties potenciāli riskantām situācijām. Ko tas viss dod? Apmierinātu klientu!
Tātad kvalitatīva projektu vadība ir atslēga uz veiksmīgu ilgtermiņa sadarbību ar klientu, klientu apmierinātību un secīgi arī nākamo darījumu iegūšanu. Laba projektu vadība ir kā drošības spilvens, kas klientam rada pārliecību, ka saskaņotais budžets netiks pārtērēts, ka viņa projekts tiks īstenots noteiktajos termiņos, ka tiek apzināti riski un risku novēršanas iespējas. Stabilitāte. Drošība. Sirdsmiers. Lūk, neatsveramas lietas, ko novērtēs ikviens klients!
Arī uzņēmumos, kuru darbības pamatā nav ārējo klientu projekti, projektu vadība nav mazsvarīga, jo jādomā par efektīvām iekšējo projektu īstenošanas iespējām. Vispirms jau jāmin, ka uzņēmumā bez definētiem projektu vadības standartiem problēma, ar ko bieži nākas saskarties, īstenojot iekšējus projektus, ir tas, ka īsti nav noteikts neviens atbildīgais par projektu. Kurš tad vada šo kuģi? Kurš ir atbildīgs par gala iznākumu, kurš plāno finanses, laiku, resursus? Vēl viena problēma, ar ko saskaras uzņēmumi, kam nav izstrādāta projektu ieviešanas kārtība, it īpaši, kad dalība iekšējo projektu realizācijā ir tikai viens no ikdienas pienākumiem, ir nepietiekošs projekta komandas dalībnieku fokuss uz projekta mērķi un tā sasniegšanu. Šajā gadījumā ir būtiska uzņēmuma vadības iesaiste darbinieku darba prioritāšu noteikšanā un atbalsts fokusa uzturēšanai projekta mērķu sasniegšanai. Visprecīzākais skaidrojums tam, kāpēc projekti cieš neveiksmi, ir plaši sastopama problēma – atbildības trūkums, jo tās ir sekas nenoteiktai projekta vadītāja lomai un nepietiekoša projekta komandas dalībnieku iesaistei.
Te mēs arī redzam, cik nozīmīga loma ir projektu vadītajam. Iekšējo projektu vadībai var izvirzīt kādu kolēģi, kuram piemīt projektu vadītāja īpašības. Vārdu salikumā «projektu vadītājs» ietvertas tik daudz rakstura iezīmes – ļoti augsta atbildības sajūta, augsts prasīgums gan pret sevi, gan pret pārējiem, spēja rīkoties operatīvi, patstāvīgi pieņemt lēmumus un uzņemties par tiem atbildību. Projektu vadītājam ir jāpiemīt loģiskai domāšanai un precizitātei, kā arī spējai izprast klientus un kolēģus, jo ikdienā daudz darba ir saistīts ar laika plānošanu un finanšu jautājumiem. Jāpiemīt arī labām argumentācijas un prezentēšanas spējām. Un – kas svarīgi – jāpiemīt arī līdera spējām, vadīšanas prasmēm, motivācijas prasmēm, spējai aizraut. To priekšā pasaka jau vārds vadītājs. Projektu vadība nav prasmes, ar kurām cilvēks piedzimst. Tās ir jāiemācās. Ļoti labs projektu vadītājs ir augsta līmeņa speciālists – viņam ir jāorientējas dažādās jomās, kurās ir saistība gan ar plānošanu, gan ar finansēm, gan ar resursiem.
Pastāv dažādas projektu vadītāju sertificēšanas iespējas. Tāpat kā uzņēmuma spēju strādāt atbilstoši definētajiem procesiem apliecina ISO sertifikāts vai elektriķa zināšanas elektrotehnisko darbu veikšanai apliecina atbilstošs sertifikāts, tā arī projektu vadītājs var saņemt sertifikātu, kas apliecina viņa zināšanas un prasmes projektu īstenošanā. Ir dažādas starptautiskas institūcijas, kuras sertificē un apliecina, ka konkrētajam cilvēkam ir visas nepieciešamas zināšanas un kompetences, lai vadība varētu uzticēt viņam vadīt projektus, zinot, ka tas tiks izdarīts maksimāli augstā līmenī. Tas nav mazsvarīgi.
Protams, uzņēmums var pastāvēt arī bez strikti noteiktām projektu vadlīnijām, taču uzreiz rodas jautājums – cik veiksmīga būs uzņēmuma pastāvēšana un cik ilgi šis uzņēmums būs konkurētspējīgs? Arī mašīna var pastāvēt bez riteņiem. Patiešām, burtiski. Stāvēt, bet galu galā uz priekšu netikt. Ja uzņēmumā nav pietiekoši kvalitatīvas projektu vadības, viens no būtiskākajiem riskiem, kas var iestāties, it īpaši, ja šī uzņēmuma darbība ir tiešā veidā saistīta ar projektu realizāciju, ir nespēja apmierināt klientu vajadzības pietiekoši augstā līmenī, tai pašā laikā maksimāli efektīvi realizējot savus projektus, ievērojot laika grafiku, budžeta plānu utt. Uzņēmums kļūs mazāk konkurētspējīgs.
Projektu vadības rezultātu nevar tā vienkārši nosvērt vai izmērīt. Nav iespējams pateikt, ka bez atbilstošas projektu vadības rezultāts būs tāds vai šitāds, bet mēs varam izmērīt, cik efektīvi projekti ir īstenoti, vai tie ir iekļāvušies budžeta un laika robežās. Ir iespējams un, es pat teiktu, ka ir nepieciešams veikt klientu apmierinātības pētījumus, tādējādi noskaidrojot klienta apmierinātības līmeni ar saņemtajiem pakalpojumiem. Un te jau laiks zelta patiesībai – jo apmierinātāks klients, jo lielāka iespējamība nākotnes sadarbībai. Jo vairāk īstenojamo projektu, jo vairāk naudas. Jo vairāk jēgpilna darba un naudas, jo vairāk apmierinātu darbinieku. Jo vairāk apmierinātu darbinieku, jo kvalitatīvāk veikti darbi. Jo kvalitatīvāk veikti darbi, jo vairāk apmierinātu klientu. Tāds jauks veiksmes aplis galu galā sanāk.
