Biznesa vidē ir izplatīts maldīgs uzskats, ka E-rēķins ir PDF rēķins, kas nosūtīts elektroniski un derīgs bez paraksta – tā nav!
Kas ir e-rēķins?
E-rēķins ir digitāla formāta rēķins, kas tiek sagatavots no rēķina izrakstītāja ERP, grāmatvedības, vai kādas citas sistēmas, kas ir konfigurētas ar zemāk aprkastītu E-rēķinu formāta savienojumu, un nosūtīts uz rēķina saņēmēja sistēmu, neizmantojot epastu, vai fizisku piegādi.
“Šeit ir būtiski, lai jebkurš uzņēmums padomātu par savas sistēmas esošo vai plānoto nodrošinājumu” saka Mārtiņš Kaļva, procesu automatizācijas eksperts no MS Solutions
Kas uzņēmējus sagaida nākotnē?
Šāda E-rēķinu sistēma, ļaus efektīvi apmainīt rēķinu saturu mašīnlasāmā formā, kas būs viegli apstrādājams sistēmām un būtiski samazinās kļūdu iespēju un nepieciešamību pēc manuālas apstrādes resursiem.
E-rēķinu ieviešana Latvijā starp uzņēmumiem un valsts institūcijām ir plānota no 2025. gada. Pilna pāreja Eiropas savienībā ir jānoslēdz līdz 2028. gadam.
Šobrīd izplatītākais e-rēķinu formāts ir PEPPOL BIS 3.0. Liela daļa ES valstis un pat dažas Āzijas valstis plāno to noteikt kā standartu un galveno sistēmu. Citi formāti, piemēram, Finvoice 3.0 un CIUS-CEFACT, EVS 923:2014, UBL 2.1 un ZUGFerD tiks apstiprināti un derīgi arī citās ES dalībvalstīs, līdz ar to PEPPOL BIS 3.0 nebūs vienīgais formāts.
“Uzņēmumiem, kuriem ir sadarbības partneri ārpus vietējā tirgus, ir jārēķinās, ka var nākties saskarties ar dažādiem E-rēķinu formātiem. Turklāt ārpus Eiropas Savienības joprojām ir iespējams saņemt PDF, JPG vai citus rēķinus, kas nav e-rēķini. Tādēļ, veidojot sistēmu, ir jārēķinās, ka ienākošo rēķinu formāti var būt mainīgi, un uzņēmuma iekšējai sistēmai ir jābūt pielāgotai gan e-rēķinu, gan klasisko PDF rēķinu apstrādei.”, saka Mārtiņš Kaļva no MS Solutions.
Kas ir Peppol un kā tas darbojas?
Īsumā, PEPPOL BIS 3.0, jeb “Pan-European Public Procurement On-Line” ir standartizēts datu formāts, kas ļaus apmainīt datus caur PEPPOL tīklu un tā piekļuves punktiem, jeb precīzāk netulkojot no angļu valodas “Access Points (APs)” un “Service Metadata Publishers (SMPs)”.
Tas darbojas šādi:
1. Uzņēmums izsūta e-rēķinu PEPPOL BIS 3.0 formātā no savas rēķinu sagatavošanas sistēmas, kas šo formātu atbalsta;
2. Rēķins nonāk sūtītāja tīkla AP un tiek nodot saņēmēja AP;
3. Saņēmējs, kas saslēgts ar tā AP, saņem rēķinu savā rēķinu saņemšanas sistēmā, kas atbalsta PEPPOL BIS 3.0 formātu.
Darbības process:
Vai e-rēķinu sistēma atvieglos darbu?
Šajā ķēdē ir būtiski, ka rēķins netiek nodots fiziski, vai pa e-pastu, bet rēķina saturs datu formā apmainās tikai starp sūtītāja un saņēmēja sistēmām, kas atbalsta PEPPOL formātu. Tās vairumā gadījumos būs grāmatvedības vai ERP sistēmas, kur piekļuve pie grāmatvedības moduļa ir tikai atsevišķiem darbiniekiem organizācijā, piemēram, grāmatvežiem, vai finanšu darbiniekiem.
Tā kā PEPPOL nav e-pastā pārsūtams formāts, bet pēc būtības ir XML kods, tad rodas jautājums, kā citi iesaistītie darbinieki spēs rēķinu apstrādāt, apstiprināt un veikt atbilstošos attiecinājumus uz izmaksu kategorijām un projektiem?
Var protams dot piekļuvi sistēmai, vai arī no sistēmas lejupielādēt rēķinu bildes vai PDF formātus (ja sistēma to atļauj). Tomēr tas potenciāli nograus e-rēķinu sistēmas mērķi paaugstināt efektivitāti un atvieglot datu apstrādi.
“Secinājums ir tāds, ka e-rēķinu sistēma pati par sevi neatvieglos darbu, ja uzņēmums paralēli neieviesīs vai nesakārtos esošo sistēmu, lai tā spētu iekšēji vadīt, saskaņot/vīzēt rēķinus digitālā formātā,” saka MS Solutions pārstāvis Mārtiņš Kaļva.
Tas vēl nav viss. Paralēli līdz 2028. gadam būs ES valstis, kas nebūs pabeigušas ieviešanu, un ārpus ES iespējams būs vēl PDF tipa formāti, ko nāksies apstrādāt.
“Lai sistēma būtu pilnīga un efektīva, tai vienkopus vidē ar e-rēķiniem un klasiskajiem rēķiniem jāspēj apstrādāt dažāda formāta e-rēķinus, kā arī lasīt un digitalizēt saturu no PDF tipa e-pastā saņemtiem rēķiniem, izmantojot mākslīgā intelekta integrācijas. Turklāt sistēmai jāiekļauj citas funkcijas, kas svarīgas biznesa un finanšu kontrolei,” saka Mārtiņš Kaļva, MS Solutions procesu automatizācijas eksperts.
Kā izskatās mūsdienīga un automatizēta rēķinu aprites sistēma?
1. Ienākošo rēķinu datu digitalizācija notiek izmantojot teksta mašīnlasīšanas (OCR) tehnoloģijas, kas apvienotas ar mākslīgo intelektu, lai efektīvi kategorizētu datus rēķina vienību līmenī un papildus parametru nolasīšanai no rēķina:
a. Rēķini tiek digitalizēti, neatkarīgi no tā, vai tie ienāk e-pastā (PDF, MS Word uc.) vai fiziskā formātā (čeki vai skenēti rēķini), vai e-rēķinu formātā;
b. Mašīnlasīšanas tehnoloģija nolasa nepieciešamos datus;
c. Mākslīgais intelekts palīdz kategorizēt datus un saprast sarežģītākus rēķinu formātus;
d. E-rēķinu formāts tiek atpazīts un kategorizēts vienādā formā, kā visi pārējie rēķini;
2. Dati tiek sakārtoti formā un tiek virzīti vadības/apstiprināšanas plūsmā, kur pēc nepieciešamības tiek piešķirti papildus parametri, kas rēķinā nav nolasāmi, piemēram, vienību cenas atbilstība pasūtījumam, izmaksu sadalījums pa projektiem un izmaksu kategorijām utt.
3. Pēc gala apstiprinājuma saņemšanas dati tiek nosūtīti uz grāmatvedības programmu.
4. Caur sistēmas kontroles paneli grāmatvedība var sekot līdzi rēķinu plūsmai un redzēt kur rēķinu plūsma ir apstājusies.
5. Ar Power BI ir iespējams redzēt izmaksas un plūsmas darbību tiešsaistē.
Šī MS Solutions rēķinu aprites sistēma izmanto mūsdienīgus risinājumus, ar mašinlasīšanu un mākslīgo intelektu, ļaujot uzņēmuma grāmatvedības un finanšu nodaļai pievērsties sarežģītākiem ikdienas jautājumiem un manuālu datu apstrādi atstāt sistēmas ziņā.