Jau ilgāku laiku izmaksu samazināšana bijusi aktuāla gandrīz visiem Latvijas uzņēmumiem. Izdevumu ierobežošana veikta dažādās izmaksu pozīcijās, meklējot variantus, kur, par cik un ko var samazināt, nedomājot par mehāniskas apgriešanas ietekmi uz darba kvalitāti. Tomēr ir reizes, kad izmaksu samazināšana ne vien ietaupīs jūsu naudu, bet arī uzlabos procesa kvalitāti.
Darbs ar personālu ir laika un izmaksu ietilpīgs process. Tas Latvijā notiek dažādos veidos - gan pēc Darba inspekcijas draudzīga atgādinājuma, gan izmantojot nopietnas, tomēr nereti smagnējas metodikas, kas pārņemtas no lieliem mātes uzņēmumiem ārvalstīs. Tāpat ir gadījumi, kad darbs ar personālu tiek veikts tikai tad, ja tam atliek laiks, tādējādi atstājot novārtā uzņēmumam būtisku funkciju. Ir jāsaprot, ka tieši personāls veido uzņēmuma tēlu, gūst ienākumus un kritiskos gadījumos uzņēmumam palīdz izdzīvot.
Uzņēmumos, kuri nevar atļauties iegādāties personāla vadības IT risinājumus, personāla lietvedība parasti ir birokrātisks process, kas ir gan dārgs, gan laikietilpīgs, turklāt salīdzinoši nekvalitatīvs, jo dokumenti mēdz nonākt pie izpildītāja ar novēlošanos, kā arī tajos mēdz būt neuzmanības kļūdas utt. Tādējādi darba devējs pakļauj sevi nepatikšanām, riskējot noformēt dokumentus neatbilstoši darba likumdošanai. Tomēr ko darīt, ja pašreizējā situācijā nav finansiālu iespēju ne algot augsti kvalificētu personāla vadītāju, ne pirkt atbilstošas programmatūras?
Šādos gadījumos jāizvēlas personāla vadības ārpakalpojumi. Ir pienācis laiks izvērtēt, kas jādara pašiem un ko vajadzētu uzticēt citiem. Šobrīd uzņēmējiem lielāka uzmanība būtu jāvelta uzņēmuma pamatdarbībai un izmaksu optimizācijai, papildfunkcijas nododot profesionāļu uzraudzībā.
Līdzšinējā pieredze jau rāda, ka loģistikas, grāmatvedības vai IT pakalpojumi ir bieži lietoti ārpakalpojumi. Nu šim sarakstam jāpievieno arī personāla vadība. Tādējādi uzņēmums iegūst augsti kvalificētu profesionāļu komandu un mūsdienām atbilstošus IT risinājumus, vienlaicīgi samazinot gan birokrātijas līmeni, gan administratīvās izmaksas, kuras veido visa personāla vadības iekšējā dokumentu plūsma. Uzņēmējs saņem ne tikai kvalitāti, kas atbilst visām darba likumdošanas prasībām, bet arī darbaspēka, papīra un citu resursu būtisku ekonomiju. Ja uzņēmumam ir filiāles visā Latvijā, izmaksās var ieekonomēt līdz pat 80%.
Kādiem standartiem jāatbilst ārpakalpojumam, ko nodrošina pieredzējis, augstas kvalitātes personālvadības uzņēmums?
1. Tam jāsatur visas personāla vadības sastāvdaļas:
- personāla pašapkalpošanās sistēma (elektroniska personāla lietvedība un darba laika plānošana/uzskaite);
- e-kontrole (termiņu, iztrūkstošās/jaunpienākušās personāla informācijas monitorings);
- personāla vadības konsultācijas gan ikdienā, gan nestandarta situācijās,
- algu aprēķins;
- ar personālu un darba samaksu saistītās atskaites (t. sk. vadības);
- uzņēmuma pārstāvniecība pie trešajām personām (piem., valsts institūcijās) un tiesvedībā.
2. Uzņēmumam jābūt iespējai izvēlēties pakalpojumu saturu un apjomu.
3. Pakalpojumam jābūt viegli pieejamam, ideālajā gadījumā ir nepieciešams tikai interneta pieslēgums un pieejas tiesības personāla pašapkalpošanās sistēmai.
4. Jābūt optimālām ieviešanas izmaksām, kas iespējamas, ja pakalpojums ir standartizēts un viegli pielāgojams konkrētā uzņēmuma vajadzībām.
5. Uzturēšanas izmaksām ir jābūt viegli aprēķināmām un prognozējamām.
6. Pašapkalpošanās sistēmai jābūt viegli lietojamai, lai to spētu izmantot arī klienti, kas datoru un internetu lieto reti.
7. Uzņēmumam jābūt pārliecībai, ka sistēma ir kontrolējama arī no uzņēmuma puses. Tas nozīmē, ka uzņēmuma vadība var saņemt dažāda veida personāla vadības rādītāju apkopojumus.
8. Pats būtiskākais, ka pakalpojuma sniedzējs sniedz kvalitatīvu pakalpojumu, ar 100% pareizu algu aprēķinu, sadarbībā tiek ievēroti termiņi un nav šaubu par datu drošību un dažādu lietotāju pieejas tiesību definēšanas iespējām.
Pēc šobrīd atrodamās informācijas internetā kvalitatīvu un uzticamu ārpakalpojumu piedāvā Lattelecom BPO un E-personāls. Pakalpojumu kvalitāti abās iestādēs garantē jaunākie IT risinājumi, ko jau ilgāku laiku izmanto dažādi Latvijas uzņēmumi.