Biznesa vadīšana tiešsaistē jau kādu laiku ir ierasta prakse. Attiecīgi dokumentu parakstīšana attālināti arī ieņem savu vietu uzņēmuma ikdienā. Īpaši tagad, kad daudzi jau vairākus mēnešus strādā no mājām. Bet ko mēs patiesībā zinām par elektronisko parakstīšanos? Vai tā patiešām ir izdevīga? Vai arī tas ir vēl viens stilīgs vārds dažādu biznesu īpašnieku leksikā?
Vēl vairāk - ja esi jaunpienācējs, Tev varētu rasties jautājums - ko ar attālinātajiem procesiem var izdarīt tādu, ko nevar paveikt klātienē? Tādu lietu netrūkst, tāpēc mēs piedāvājam galveno ieguvumu sarakstu jebkurai organizācijai.
Kā laika ietaupīšana var ietekmēt Tavu biznesu?
Katrs uzņēmums - vai tas būtu mazs vai liels - cīnās ar administratīvo jautājumu kārtošanu, kas aizņem daudz laika. Izvēloties elektronisko parakstu jeb e-parakstu fiziskā paraksta vietā, ir iespējams ietaupīt kaudzi darba stundu. Turklāt vairs nebūs nepieciešamības organizēt sapulces tikai tāpēc, lai visas iesaistītās puses parakstītu vienu dokumentu. Uzņēmuma “Dokobit” pārstāvis Latvijā Ilmārs Arsenovičs norāda, ka pārejai uz e-parakstu var būt pat vēl lielāka loma, ja uzņēmums strādā starptautiskā mērogā, un dokumentu parakstītāji ir citu valstu iedzīvotāji. Turklāt ar e-parakstu visi biznesa procesi notiek ātrāk un nekas neapstājas tikai tāpēc, ka ir jāgaida kādas iesaistītās puses paraksts.
Kāpēc drošība ir svarīgāka kā jebkad agrāk?
Pandēmijas laikā, kad nepieciešamība pēc tiešsaistes pakalpojumiem ievērojami pieauga, palielinājās arī krāpšanas gadījumu, viltojumu un citu noziedzīgu nodarījumu skaits. Taču patiesībā eksistē diezgan vienkāršs veids, kā uzlabot biznesa darījumu drošību. Parakstot dokumentus elektroniski, vairs nav nekādu risku! Kā tas ir iespējams?
Piemēram, uzlaboti un kvalificēti elektroniskie paraksti darbojas tā, ka jebkura veiktā izmaiņa ir redzama. Tāpēc viltot dokumentu, kas parakstīts ar e-parakstu, ir daudz grūtāk. Turklāt neviens nevarēs nokopēt vai pārrakstīt Tavu elektronisko parakstu.
E-parakstīšanās samazina izmaksas. Kā tas notiek?
Izmantojot e-parakstu, ir iespējams ne tikai samazināt dokumentu kārtošanā ieguldīto laiku un saglabāt drošību, bet arī ietaupīt izdevumus par dokumentu drukāšanu un sūtīšanu. Šī pozīcija arī ietver darbaspēka izmaksas, kas nepieciešams dokumentu sagatavošanai, drukāšanai, skenēšanai, nosūtīšanai utt. Vēl vairāk - atteikšanās no papīra dokumentiem ļauj ietaupīt izmaksas. Uzņēmumiem, kam dokumentu aprite ikdienā ir liela, atšķirība, pārejot uz elektroniskajiem dokumentiem, ir ievērojama un uzreiz pamanāma.
Kā tas uzlabos klientu vai partneru pieredzi?
Aptaujas liecina, ka 33% klientu apkalpošanas speciālistu apgalvo - viņu pārstāvētie uzņēmumi strādā lēni. Savukārt 46% speciālistu uzskata, ka viens no lielākajiem izaicinājumiem ir stundu skaita trūkums darba dienā. Ja strādā ar klientiem, kuriem bieži ir jāparaksta jebkādi dokumenti uz vietas fiziski Tavā birojā, tad, piedāvājot iespēju parakstīties attālināti, Tu ievērojami uzlabosi viņu kā klientu pieredzi, ietaupot laiku un padarot procesu ērtāku. Klienti vairs nebūs atkarīgi no vietas, laika vai citiem apstākļiem. Mūsdienu steidzīgajā dzīves ritmā tas ir īpaši svarīgi, ka attālinātas darbības vienkāršo procesus, jo pakalpojumu saņemšanas ērtums ir viens no svarīgākajiem klientu pieredzes aspektiem.
Šeit ir apkopoti tikai daži jau pierādīti digitalizācijas ieguvumi. Uzņēmumā “Dokobit” mēs esam ievērojuši, ka pandēmijas laikā, kad runa ir par visu veidu dažādu parakstītu dokumentu pārvaldību, arvien vairāk uzņēmumu pievēršas elektronisko parakstu izmantošanai, un gudra šo iespēju izmantošana dod viņiem iespēju izjust patiesu digitālo eiforiju.