Gluži kā dators, pele vai klaviatūra – arī eParaksts kļuvis par mūsdienu uzņēmēja ikdienas darba rīku, kas tiek likts lietā gan darbinieku un klientu identitātes pārbaudei, gan dokumentu parakstīšanai.
Šī gada pirmajos sešos mēnešos eParaksta lietojuma skaits dokumentu parakstīšanai pārsniedzis 7 miljonus reižu, kas ir vairāk nekā visā 2019. gadā kopā. Arī e-Identitātes apliecināšanai dažādās interneta vietnēs un e-pakalpojumu portālos eParaksts tiek izmantots arvien biežāk un teju sasniedzis visu pērnā gada lietošanas reižu skaitu.
Ievērojamais eParaksta lietošanas skaita pieaugums vērojams ne tikai pandēmijas dēļ, bet arī pateicoties jaunām izmantošanas iespējām. Uzņēmumi izvēlas pāriet uz elektronisko dokumentu apriti un integrē savās dokumentu vadības sistēmās eParaksta funkcionalitāti, kā arī ievieš to klientu portālos un piedāvā saviem klientiem pieteikties un saņemt pakalpojumus droši, izmantojot eParaksta rīkus e-Identitātes apliecināšanai un dokumentu parakstīšanai. Arī mobilā lietotne eParaksts mobile kļūst arvien populārāka, katru mēnesi lietotnei piesakoties ap 10 000 jaunu lietotāju, un nu jau vairāk nekā 150 000 iedzīvotāju aktīvi izmanto eParakstu viedtālrunī. Ir ērti, ja daudzas – gan sadzīviskas, gan biznesa lietas – vari nokārtot ar savu viedtālruni. Šo ērtību lietotāji atzinīgi novērtē.
Mobilā lietotne eParaksts mobile un eID karte ir Latvijā un visā Eiropas Savienībā atzīti kvalificēti paaugstinātas drošības elektroniskās identifikācijas rīki. Tas nozīmē, ka e-Identitātes apliecināšana ar tiem ir pielīdzināma personas identitātes apliecināšanai klātienē, uzrādot personu apliecinošu dokumentu.
Digitālā transformācija uzņem apgriezienus
Šis un pērnais gads ir uzskatāmi parādījis, cik straujus apgriezienus var uzņemt digitālā transformācija e-videi labvēlīgos apstākļos. Uzņēmumiem jārēķinās, ka darījumu kārtošana, līgumu un vienošanos slēgšana, kā arī virkne citu formalitāšu arvien plašāk tiks organizēta tieši attālināti. Ar eParakstu, kas uzņēmējiem pieejams bez maksas, tas ir gan ātrāk, gan ekonomiski izdevīgāk, vienlaikus – ērtāk klientiem un darbiniekiem.
Līdz šī gada pirmajam pusgadam 260 organizācijas un uzņēmumi ir izvēlējušies ieviest savās sistēmās un portālos eParaksta funkcionalitāti. eParakstu izvēlas ne tikai valsts un pašvaldības iestādes, bet arī apdrošināšanas, finanšu, sabiedrisko pakalpojumu sniedzēji, izglītības un veselības aprūpes iestādes, kā arī namu apsaimniekošanas uzņēmumi. Viens no ievērojamākajiem jaunumiem šogad ir failiem.lv vietne. Failiem.lv platformā ir ieviesta jauna iespēja – parakstīt saglabātos dokumentus ar nacionālajiem dokumentu parakstīšanas rīkiem eParaksts mobile un eID karti. Vietnē izveidota arī dokumentu droša koplietošana ar citām personām, kam jāparaksta dokumenti.
Ekonomiskais izdevīgums
Pandēmija ir paātrinājusi digitālo transformāciju plānus daudzām valsts aģentūrām un uzņēmumiem, un šajā laikā eParaksts ir viena no būtiskākām tehnoloģijām, kas var palīdzēt saglabāt uzņēmējdarbības nepārtrauktību, vienlaikus ļaujot digitalizēt procesus, kas ilgu laiku ir bijuši manuāli un papīra formā. Tradicionāli drukājam tos dokumentus, kurus nepieciešams parakstīt, turklāt, ja dokumentu paraksta vairākas personas, tad arī izdrukāto dokumenta kopiju skaits visbiežāk būs vienāds ar parakstītāju skaitu. Strauji pārejot darbā uz tā saucamajiem mājas birojiem, printeros plūstošo dokumentu straumi apturēja gan tas, ka iedzīvotājiem visbiežāk mājās printeru nav, gan tas, ka pārvietošanās, tikšanās vai iestāžu apmeklēšana dokumentu iesniegšanai nebija iespējama, tāpēc iedzīvotāji mainīja arī savus dokumentu aprites paradumus.
No papīra dokumentiem brīvu galdu veicina arī ekonomiskais pamatojums paradumu maiņai. Vides aizsardzības un reģionālās attīstības ministrijas publiskotie aprēķini liecina, ka viena papīra dokumenta sagatavošana, drukāšana, parakstīšana un nosūtīšana vidēji izmaksā 5,4 reizes dārgāk nekā elektroniska dokumenta sagatavošana un nosūtīšana, t.i., 0,37 eur/dok. eParaksta lietotāji, parakstot dokumentus elektroniski un veidojot to dzīves ciklu elektroniski, šogad ietaupījuši vismaz 11,62 miljonus eiro.
Drošība
Viens no svarīgākajiem aspektiem, kāpēc izvēlēties integrēt eParaksta funkcionalitāti, ir drošība. Visi eParaksta nesēji – eID karte, lietotne eParaksts mobile un eParaksta karte – ir vienlīdz droši, jo pakalpojumu nodrošina uzticamības pakalpojumu sniedzējs, ievērojot stingras drošības procedūras un normatīvus, kas reglamentē šo darbību. Visi eParaksta veidi un sistēma atbilst jaunākajai ES regulai (eIDAS regula) un drošības prasībām, ko uzticamības un sertifikācijas pakalpojumiem noteikušas gan Latvijas, gan Eiropas Savienības regulējošās iestādes. Ar noteiktu regularitāti VAS Latvijas Valsts radio un televīzijas centrs (LVRTC) tiek veikti auditi, kuros neatkarīgi auditori pārbauda procesus un pakalpojumus. Droši kvalificēta elektroniskā paraksta rīki nodrošina parakstīto datu integritāti, izmantojot datu kontrolsummas šifrēšanu ar kādu no kriptogrāfijas algoritmiem.
Gadījumā, ja parakstītajā dokumentā tiek veiktas kādas izmaiņas, kontrolsumma nesakritīs un paraksts tiks identificēts kā nederīgs. Vienlaikus jāpiemin, ka elektroniski parakstīti dokumenti savu dzīves ciklu dzīvo elektroniskā vidē, tiem ir mazāks risks pazust vai nonākt nepareizajās rokās, ja vien dokumentu apstrāde notiek atbilstoši labajai praksei.
Ņemot vērā strauji pieaugošo elektronisko dokumentu aprites popularitāti, periodiski nepieciešams veikt darbinieku zināšanu atjaunošanu par piesardzības pasākumiem, tostarp pamatprasībām drošai elektroniskai saziņai:
- droša elektroniskā paraksta piekļuves datus un rīkus nedrīkst nodot citai personai;
- ja piekļuves dati kļuvuši zināmi citai pusei, nekavējoties jāveic piekļuves informācijas nomaiņa; • ja drošs elektroniskais paraksts tiek lietots viedtālrunī, tā ekrānam jābūt aizsargātam ar paroli;
- parolēm, kas tiek izmantotas droša elektroniskā paraksta nesējiem, jābūt unikālām un periodiski jāveic to nomaiņa;
- saņemot dokumentu, kas parakstīts ar drošu elektronisko parakstu, nekavējoties jāveic paraksta pārbaude;
- programmatūrai un operētājsistēmai, kurā tiek parakstīts vai lasīts digitāli parakstīts dokuments, jābūt uzstādītiem visiem drošības ielāpiem.
Kā integrēt eParaksta izmantošanu uzņēmumā
LVRTC iestādēm un organizācijām bez maksas piedāvā e-Identitātes un droša elektroniskā paraksta integrāciju risinājumus, kas nodrošina ērtu un drošu darbinieku un klientu elektroniskās identitātes apliecināšanu, kā arī dokumentu parakstīšanu elektroniski organizācijas pakalpojumu portālā vai dokumentu vadības sistēmā.
Laikā, kad sensitīvi un arvien komplicētāki darījumi notiek digitālajā vidē, būtiski ir attālināti ievērot augstus drošības standartus. Uzņēmējiem ir pieejama virkne autentifikācijas līdzekļu, tomēr, lai digitāli tiktu ievērotas klātienes saziņas drošībai pielīdzināmas tehnoloģijas, iestādēm, organizācijām un komersantiem bez maksas nodrošinām iespēju savos procesos integrēt valsts nodrošināto e-Identitātes apliecināšanas rīku izmantošanu.
Integrē parakstīšanas rīkus uzņēmuma sistēmās un portālos
Gan organizācijas darba vide, gan klientu attālināta apkalpošana šobrīd norisinās visdažādākajos kanālos – klātienē, elektroniski, hibrīdrisinājumos. Ir būtiski, lai, darbiniekiem strādājot attālināti, tiem ir ērta piekļūšana parakstāmajiem dokumentiem un tos iespējams elektroniski apstrādāt neatkarīgi no tā, vai darbinieks atrodas pie klienta, ceļā uz tikšanos, mājas vai darba birojā. Tāpat arī uzņēmumos ir svarīgi droši identificēt savus esošos un topošos klientus, lai izvairītos no dažādiem krāpniecības gadījumiem.
LVRTC parakstīšanās risinājums nodrošina elektronisko dokumentu radīšanu un pārbaudi atbilstoši Latvijas un Eiropas Savienības normatīvo aktu prasībām.
LVRTC parakstīšanās integrācijas risinājums:
- nodrošina drošību augstākā līmenī, kas iekļauj informācijas aizsardzību, piekļuves kontroli un informācijas lietotāja precīzu identifikāciju;
- ļauj optimizēt procesus, pārvaldīt resursus un apstrādāt arī no ārvalstīm atsūtītus elektroniski parakstītus dokumentus;
- nodrošina elektronisko dokumentu radīšanu un pārbaudi atbilstoši Latvijas un Eiropas Savienības normatīvo aktu prasībām.
Parakstīšanās un e-Identitātes apliecināšanas platforma un tās izmantošana izstrādātājiem un sistēmu īpašniekiem pieejama bez maksas, un organizācijām jārēķinās tikai ar izmaksām, kas nepieciešamas eParaksta integrācijas ieviešanai savās sistēmās.
“Izvērtējot pieaugošo e-dokumentu parakstīšanas aktualitāti un elektronisko apriti, 2021. gadā integrējām eParaksta funkcionalitāti Failiem.lv datu glabāšanas platformā, paplašinot dokumentu digitālās koplietošanas iespējas un lietošanas ērtību. Gan integrācija, gan saziņa bija viegla un ērta, kā arī novērtējam un priecājamies, ka sadarbībā ar LVRTC varam nodrošināt eParaksta lietošanu Latvijas iedzīvotājiem bez maksas,” stāsta Failiem.lv vadītājs Jānis Viklis.
Lai izvērtētu iespēju ieviest eParaksta funkcionalitāti, vispirms organizācijai nepieciešams apzināt un izvērtēt savus procesus un sistēmas, kurus iespējams digitalizēt. Kad lēmums pieņemts, organizācijas pārstāvis aizpilda eParaksts.lv pieteikumu par pakalpojumu, LVRTC nodrošina integrācijas pakotni, kuru uzņēmums sadarbībā ar IT speciālistiem integrē savā mājaslapā vai sistēmā.
