Dokumentu digitalizācijai, kas Latvijā pagaidām nav pārāk izplatīta, VID izvēlējies, iespējams, dārgāko no variantiem.
Par to liecina Db veiktā nozares speciālistu aptauja, ņemot vērā Iepirkumu uzraudzības mājaslapā atrodamo informāciju par VID iepirkumu «Dokumentu digitalizācijas sistēmas piegāde un uzturēšana». Lēmums realizēt dokumentu digitalizācijas projektu pieņemts, lai atslogotu VID darbiniekus no nodokļu maksātāju iesniegto deklarāciju un pārskatu manuālās ievades VID datu bāzē, Db informēja VID pārstāve Agnete Bušta, piebilstot, ka pirms projekta uzsākšanas vērtēta prakse citās valstīs, tai skaitā Lietuvā, kur pie nodokļu administrācijas ir izveidots speciāls digitalizācijas centrs. Db noskaidroja, ka ne visas valstis iet šo pašu ceļu, piemēram, Somija ir izvēlējusies citu modeli, papīra dokumentu apjomu digitalizēt, pērkot šo pakalpojumu no Itella Information Oy. ASV vispār ir tikai pāris rūpnīcas, kas nodarbojas ar vietējo nodokļu administrāciju dokumentu digitalizēšanu.
Lētāko neizvēlas
Kā pētījuši Somijas speciālisti, lētākais variants, viņuprāt, ir digitalizēšanu pirkt kā ārpakalpojumu, aptuveni divas reizes dārgāks esot centralizētais modelis, kāds darbojas Lietuvā, bet vēl savas divas reizes dārgāks par to ir decentralizētais modelis, kādu izvēlējusies Latvijas nodokļu administrācija. Latvijas situācijas sakārtošanai VID izvēlējies iepirkt digitalizācijas programmatūru (tai skaitā uzturēšanu), to modificēt atbilstoši VID vajadzībām 33 VID teritoriālajās nodaļās un Lielo nodokļu maksātāju pārvaldē. Iepirkums paredz arī visu iepriekš minēto uzstādīt. Iepirkuma aprakstā minēts arī, ka plānots iepirkt sistēmas darbināšanai nepieciešamo datortehniku, serverus, skenerus un barošanas blokus, kā arī veikt sistēmas lietotāju, administratoru, speciālistu apmācības. «VID izvēlējās decentralizētu dokumentu skenēšanas principu, ņemot vērā VID struktūru, apstrādājamo dokumentu apjomus un investējot pretējā gadījumā nepieciešamos loģistikas pakalpojumus,» uzsvēra A. Bušta. «Vienmēr ir diskusija par centralizēto un decentralizēto risinājumu ieguvumiem un zaudējumiem kā tādiem,» atzīmē Centrālās statistikas pārvaldes (CSP) Informātikas departamenta direktors Norberts Tālers, nepietiekamas informācijas dēļ nevērtējot VID izvēlēto risinājumu. CSP ir pirmā valsts iestāde Latvijā, kas lielos apjomos sāka izmantot skenēšanas tehnoloģijas un optiskās rakstzīmju atpazīšanas tehnoloģijas, taču viņu pieredzi VID speciālisti nav taujājuši.
Nav īsti skaidrs
«Kā ārpakalpojums šis variants nebija iespējams 2000. gadā un nav iespējams arī patreiz, jo, pēc CSP rīcībā esošās informācijas, tādas jaudas skeneru, kādi ir mums, nav nevienam citam Latvijā,» sacīja N. Tālers. Tiesa, Db noskaidroja, ka ir vairāki pretendenti, kas konkursā būtu piedalījušies, ja VID būtu izvēlējies ārpakalpojuma modeli. «Mēs noteikti būtu piedalījušies šādā konkursā un varētu piedāvāt labu risinājumu un savu pieredzi, lai samazinātu dokumentu digitalizēšanas izmaksas,» uzsver SIA Lattelecom BPO izpilddirektora v.i. Alvils Hincs. Lattelecom BPO sniedz dokumentu apstrādes ārpakalpojumus, tai skaitā veic dokumentu skenēšanu. A. Hincs piebilda, ka šis ārpakalpojums ir pieprasīts un to visvairāk pērk finanšu un transporta nozares uzņēmumi. Uzņēmuma esošā skenēšanas jauda patlaban ir ap 300 tūkst. dokumentu mēnesī. Tuvākajā laikā plānots jaudu palielināt līdz pusmiljonam dokumentu jeb aptuveni miljonam lapu mēnesī.
Uzturēšanas izmaksas decentralizētajam modelim par 30 % augstākas
Lai pilnvērtīgi izmantotu tehniku, dokumentu skenēšanu var organizēt vairākām institūcijām vienkopus, tādējādi uzlabojot arī darba efektivitāti.
Lattelecom BPO piedāvājuma programmu vadītājs Jānis Kronbergs atzīmē, ka klientiem ir dažādas vajadzības, no kā arī izriet piemērotākais risinājums. «Parasti apstrādājamo dokumentu apjoms uzņēmumiem ir svārstīgs. Ārpakalpojumu risinājumiem šeit ir priekšrocības, jo uzņēmumam nav jāveic ieguldījumi, lai nodrošinātu apstrādi lielā apjomā tikai pāris dienas mēnesī vai gadā,» skaidro J. Kronbergs.
Jānoslogo pilnvērtīgi
Lai tehniku pilnvērtīgi noslogotu un izmantotu, J. Kronbergs iesaka valsts institūcijām, kas uzstāda digitalizēšanas sistēmas, izanalizēt centralizētā modeļa priekšrocības un daļu no dokumentu apstrādes funkcijām, piemēram, dokumentu skenēšanu, organizēt vairākām institūcijām vienkopus, tādā veidā uzlabojot arī darba efektivitāti. Šādu praksi jau izmanto citās valstīs, un ne tikai dokumentu apstrādē. «Liela daļa no mūsu klientu dokumentiem tiek apstrādāta ārpus Rīgas, tādējādi uzņēmums, kurš atrodas Rīgā, rada pieprasījumu jaunām darbavietām Lattelecom BPO ārpakalpojumu centros Cēsīs, Rēzeknē, Liepājā, Ventspilī,» tā J. Kronbergs. «Decentralizētā metode, iespējams, ir ērtākā , jo neprasa būtiskas pārmaiņas esošajā darba organizācijā, bet vienlaikus arī dārgākā, jo iekārtas brīžam stāvēs bez darba un arī uzturēšanas izmaksas ���ādam modelim ir vismaz par 30 % augstākas,» uzskata Lattelecom BPO pārstāvis J. Kronbergs. Kā ārpakalpojuma plusu viņš min, ka komercstruktūras, kā Lattelecom BPO, nepārtraukti veic infrastruktūras modernizāciju, meklē jaunākās iespējas, kas nenotiek, ja tehniku iegādājusies valsts iestāde.
Piedāvāja skenēšanu
Nule kā skenēšanas pakalpojumu klientiem sākusi piedāvāt a/s Itella Information ar skeneri, kura jauda ir 120 lpp/min. Sarunās ar Itella pārstāvjiem atklājās, ka par šo iespēju bija informēts arī VID. «Pie šī paša galda, kur tagad sēžam mēs, sēdēja VID pārstāvji, kuriem prezentējām savu vīziju par skenēšanas pakalpojumu un tā iespējām,» stāsta Itella Information komercdirektors Alvis Dimitris. Ņemot vērā Itella uzņēmumu grupas pieredzi šādu pakalpojumu sniegšanā un apkopoto pieredzi citās valstīs šajā jomā, Itella Information pārstāvji ir pārsteigti par VID izvēli. «Interesanti, vai ir rūpīgi izpētīti visi trīs iespējamie modeļi? Ja neder ārpakalpojums, to, ka savu pusi līdzekļu var ietaupīt, iegādājoties nevis 33 mazus skenerus, bet 3 lielus, tas nu ir pavisam droši,» uzsver A. Dimitris. Savukārt VID par izvēlēto variantu nešaubās un ārpakalpojuma iespēju noraida. «Tā kā nodokļu maksātāju iesniegtās deklarācijas un pārskati satur konfidenciālu informāciju, jautājums par ārpakalpojumu netika uzskatīts par pieņemamu,» norādīja A. Bušta. «Visas lietas var sakārtot, noslēdzot atbilstošus konfidencialitātes līgumus un nodrošinot nepieciešamo fiziskās drošības līmeni,» iebilst A. Dimitris.
Sistēmu sola ieviest pusgada laikā
Digitalizācijas sistēmu VID par 1.83 milj. Ls piegādās SIA Komerccentrs DATI grupa.
Projektu plānots izstrādāt un ieviest sešu mēnešu laikā no līguma noslēgšanas brīža ar programmatūras izstrādātāju un nepieciešamās aparatūras piegādātāju. VID ir paredzējis, ka pēc projekta realizācijas apstrādājamo dokumentu loks tiks paplašināts, tai skaitā arī, lai Uzņēmumu reģistram nosūtītu uzņēmuma gada pārskata skenētās kopijas, jo ir paredzēts, ka turpmāk nodokļu maksātājam gada pārskati vairs nebūs jāsniedz gan VID, gan Uzņēmumu reģistrā, bet tikai VID. Saskaņā ar Iepirkumu uzraudzības biroja (IUB) informāciju, pavisam konkursā tika saņemti trīs piedāvājumi. Abiem pārējiem konkursa dalībniekiem - SIA IB Serviss un SIA Sonex Technologies Latvia - bija pretenzijas pret iepirkuma konkursa norisi. IB Serviss iesniegumā IUB norādīja, ka konkursa nolikumā minētajām prasībām atbilst tikai viena ražotāja, konkrēti, firmas Fujitsu ražotie skeneri, bet konkursā nav iespējams piedāvāt Canon ražotos skenerus. IB Serviss uzskatīja, ka līdz ar to ir ierobežota konkurence. VID pārstāvji skaidroja, ka minētās prasības izvirzītas, ņemot vērā pasūtītāja veiktos aprēķinus par nepieciešamo dokumentu skenēšanas apjomiem, kā arī plānojamo skenēšanas apjoma ikgada pieaugumu un ievērojamo pieaugumu, kas sagaidāms ar koncepcijas «Par fizisko personu ienākumu gūšanas kontroles pilnveidošanu» ieviešanu. Sonex Technologies Latvia atzīmēja, ka konkursa nolikums sagatavots par dokumentu digitalizācijas sistēmas piegādi un uzturēšanu, un, tā kā sistēmā ietilpst gan speciālā programmatūra, gan programmēšana, gan iekārtu piegāde, konkursa nolikums esot ierobežojošs lielai daļai gan no programmatūras, gan arī no tehnikas piegādātājiem. Sonex Technologies Latvia uzskatīja, ka iepirkuma priekšmets jāsadala daļās, atsevišķi izdalot skenerus, serverus un datorus. Lai mazinātu šaubas par citu ražotāju atbilstību, par ko iebilda IB Serviss, Valsts ieņēmumu dienesta iepirkuma komisija veica grozījumus konkursa nolikumā, mainot skeneru tehniskās prasības. Attiecībā uz Sonex Technologies Latvia iebildumiem VID skaidroja, ka dokumentu digitalizācijas sistēma ir paredzēta kā vienota un integrēta dokumentu skenēšanas, apstrādes un saglabāšanas sistēma. Pasūtītāja pārstāvji norādīja, ka gadījumā, ja pasūtītājs rīkotu konkursu atsevišķi, pastāvētu risks valsts līdzekļu neefektīvai izmantošanai. IUB iesniegumu izskatīšanas komisija, pārbaudot un izvērtējot lietas materiālus, secināja, ka abu kompāniju iesniegumi nav pamatoti.