Mikro, mazajos un vidējos uzņēmumos bieži to īpašnieki, vadītāji un grāmatveži ir cilvēki orķestri, un laiks ir nauda teju tiešā vārda nozīmē. Noteiktā laikā var kaut ko nopelnīt vai cīnīties ar birokrātiskām procedūrām, papīru ķīpām, liekiem tēriņiem un nenopelnīt.
Pieredzē, kā vienkāršot iekšējos procesus uzņēmumā, lai vairāk laika un līdzekļu paliek biznesa attīstībai, dalās finanšu tehnoloģiju uzņēmuma WestStein valdes locekle Signe Kalniņa.
Saīsiniet un vienkāršojiet avansa norēķinu procedūru
Ikvienam uzņēmumam mēdz būt dažādi tēriņi – biroja vajadzībām, klientu attiecību veidošanai (ziedi, dāvanas, pusdienas vai vakariņas, reprezentācijas materiāli), komandējumiem, ceļa izdevumiem, dāvanām.
Šādos brīžos bieži nepieciešams avanss, kura izsniegšana ir visai birokrātisks process. Kā WestStein nule noskaidroja Kantar TNS veiktajā Latvijas uzņēmēju aptaujā, tad vairumā gadījumu (34,3%) avanss tiek pārskaitīts uz darbinieka kontu vai izsniegti skaidrā naudā (13,3%).
Tradicionālā avansa procedūra paredz vairākus soļus:
1 rīkojums, ka attiecīgais darbinieks var būt avansa norēķina persona
2 darbinieka iesniegums par avansa piešķiršanu
3 vadītāja vīza uz iesnieguma un / vai rīkojums grāmatvedim par avansa izmaksu
4 Grāmatvedis veic avansa grāmatojumu
5 Avanss tiek pārskaitīts uz darbinieka kontu vai izsniegts skaidrā naudā
6 Pēc summas izlietojuma, darbiniekam jāsniedz atskaite par tēriņiem un maksājumu apliecinoši dokumenti
7 Grāmatvedis grāmato katru čeku un veic avansa uzskaiti.
Šajā procesā ir jāiesaistās darbiniekam, vadītājam, grāmatvedim – un tas jādara atkal un atkal. Taču tajā vairākus posmus var «izslēgt», pirms tam veicot sagatavošanās darbus un izmantojot priekšapmaksas kartes, piemēram, WestStein priekšapmaksas Mastercard® norēķinu karti.
Proti, vienu reizi uzņēmuma iekšējā dokumentācijā vajadzēs atrunāt, ka avansa norēķinu rīks ir priekšapmaksas karte, noteikt avansa norēķina personas uzņēmumā, kurām izsniedz personalizētas kartes, un definēt pieļaujamos tēriņu limitus. Savukārt grāmatvedības politikā jāparedz, ka priekšapmaksas kartes konta izdruka ir arī avansa norēķinu atskaite.
Un tā viss process saīsinās teju uz pusi. Grāmatvedim jāsaņem rīkojums papildināt priekšapmaksas karti ar noteiktu summu, karti izsniedz darbiniekam, kurš pēc tam to atdod atpakaļ ar maksājumu apliecinošiem dokumentiem. Grāmatvedis importē kartes darījumu datus grāmatvedības programmā – vairs nav jāgrāmato katrs čeks. Pēc nepieciešamības var izdrukāt kartes konta pārskatu, pie kura piestiprina čekus.
Kontrolējiet un analizējiet tēriņu plūsmu
Lai kā mēs vēlētos, ka visi darbinieki saudzīgi un godprātīgi attiektos pret uzņēmuma finanšu līdzekļiem, diemžēl ne vienmēr tā notiek. Galu galā uzņēmuma nauda nav personīgā nauda. Un tajā brīdī, kad avansu pārskaita uz kontu vai izsniedz skaidrā naudā, uzņēmums vairs nekontrolē, vai nauda pilnībā tiek izmantota atbilstoši mērķim. Varētu, protams, dot uzņēmuma norēķinu karti, bet tajā brīdī darbinieka rokās nonāk piekļuve uzņēmuma pamata kontam.
Savukārt, ja uzņēmums izmanto priekšapmaksas karti, tad tas vienmēr var kontrolēt savus līdzekļus. Piemēram, WestStein gadījumā process ir ļoti caurskatāms – grāmatvedim un / vai vadītājam 24 / 7 tiešsaistē ir pieejams kartes konta pārskats. Vēl vairāk – pirms kartes izsniegšanas uzņēmums var noteikt vēlamos limitus – tēriņu summām, skaidras naudas izņemšanai un pie kuriem tirgotājiem / pakalpojumu sniedzējiem var norēķināties.
Turklāt WestStein priekšapmaksas Mastercard® ir piesaistīta elektroniskās naudas kontam jeb e makam, kas ir pilnībā neatkarīgs no uzņēmuma pamata konta. Līdz ar to kartes turētājs var iztērēt tikai tik daudz līdzekļu, cik pārskaitīts uz šo karti. Pēc nepieciešamības uzņēmums pats var karti bloķēt tiešsaistē.
Tā kā visas atskaites par tēriņiem ir pieejamas elektroniski, tad grāmatvedis vai pats kompānijas īpašnieks ilgtermiņā var analizēt, kur tiek tērēti līdzekļi un cik daudz. Šāda analīze un dati var kalpot par pamatu, vienojoties par cenām ar kādu piegādātāju vai nosakot budžetus kādām aktivitātēm.
Nodaliet budžetus
Detaļām vieglāk izsekot, ja process ir sadalīts mazākos posmos. Līdzīgi arī ar budžetiem. Mūsdienās uzņēmumu izdevumu struktūra ir kļuvusi sarežģītāka. Piemēram, pēdējos gados ir kļuvuši pieejami dažādi mākoņpakalpojumi, kas ļauj “īrēt” dažādus risinājumus vai pirkt pakalpojumus tiešsaistē – projektu un laika vadības rīki, datu un vizuālo materiālu apstrādes rīki, e-pastu domēni un datu glabāšanas vietas, e-jaunumu izsūtīšanas rīki, reklāma sociālajos tīklos, gatavas aplikācijas un neskaitāmi citi pakalpojumi.
Daudzi no maksājumiem par minētajiem pakalpojumiem notiek automātiski un ar noteiktu periodiku. Lai tos būtu vieglāk kontrolēt un lai izvairītos no nepatīkamiem pārsteigumiem, uzņēmums var dažādos maksājumu rīkos nodalīt budžetus. Piemēram, priekšapmaksas karte tiek piesaistīta norēķiniem par tiešsaistes pakalpojumiem.
Līdzīgi atsevišķas priekšapmaksas kartes var piešķirt darbiniekiem noteiktu projektu īstenošanai, ja tam ir nepieciešami tehniskie izdevumi. Šādi var pārliecināties, ka darbinieki ievēro projekta budžetu.
Jāpiebilst, ka WestStein garantē klientiem drošību, apvienojot Mastercard® un banku standartus.
Par WestStein
SIA WestStein ir finanšu tehnoloģiju uzņēmums, kas darbību uzsāka 2015.gada nogalē, piedāvājot Latvijas tirgū starptautisku maksājumu karti WestStein priekšapmaksas Mastercard® ar kontu ārzemēs. Tagad radīts īpašs produkts mazajiem un vidējiem uzņēmumiem – WestStein biznesam.
WestStein priekšapmaksas Mastercard® izdod Prepaid Financial Services Ltd. atbilstoši Mastercard International Inc. licencei. Prepaid Financial Services Ltd. darbību uzrauga un reglamentē Finanšu darbību regulatīvā iestāde (Financial Conduct Authority), reģ.Nr.900036. Juridiskā adrese: 36 Carnaby street, Londona, W1F 7DR.