Korporatīvo pasākumu un svinību viesiem bieži vien ir maldīgs priekšstats, ka viss norit bez aizķeršanās, bet tas ir mīts.
Lai cik profesionāli pasākums būtu izplānots, vienmēr var notikt neiespējamais – sākot no skudru populācijas un beidzot ar situāciju, kad pasākuma galvenā organizatore pašā atbildīgākajā brīdī iesprūst labierīcībās.
Vairāki pasākumu organizatori dalījās ar saviem pieredzes stāstiem par likstām, misēkļiem un katastrofām, kas notikušas vai veiksmīgā kārtā tika novērstas pasākumu laikā.
Inese Lukaševska, aģentūras Luka dibinātāja:
Pasākumu organizatoram ir jāsaprot, ka, lai cik augstas klases profesionālis viņš būtu, vienmēr pastāv tā saucamie force majeure jeb ārkārtas neparedzamie apstākļi, kas var pilnībā apdraudēt pasākumu gaitu. Piemēram, mums ir bijis, ka zālājā, kurā paredzēts ekskluzīvs pasākums, pēdējā naktī uzrodas skudru populācija. Būtiski ņemt vērā, ka pasūtītājiem vienmēr var rasties vēlme pēdējā brīdī ko mainīt, piemēram, mums ir bijis gadījums, kad pēdējā naktī paprasa nobetonēt 50 metru celiņu no telts līdz jūras krastam, kā iemeslu minot nevēlēšanos sasmērēt ar smiltīm kurpes. Mums ir bijušas prasības pat izpūst lietus mākoņus. Pasākuma organizatoru uzdevums ir izvērtēt vēlmju adekvātumu un spēju to nodrošināt, lai tas nekaitētu pašam pasūtītājam, attiecīgi piedāvājot labāko alternatīvo risinājumu.Mums ir jāspēj prognozēt neprognozējamo – laika apstākļus, spējot nodrošināties pret tiem neatkarīgi no sezonalitātes. Jāsaprot, ka situācijās, kad pasākums notiek ārā, laika apstākļi ne tikai ietekmē tehnisko nodrošinājumu, vizuālo noformējumu, bet arī viesu vēlmi apmeklēt vai neapmeklēt kādu pasākumu. Jāspēj paredzēt cilvēku noskaņojumu un no tā izrietošo darbību vai bezdarbību, proti, būt pārāk pārdrošiem vai gluži pretēji – kūtriem, neiesaistoties nekādās darbībās. Tomēr nav iespējams paredzēt jautājumus, kas ietilpst force majeure kategorijā. Ne vienmēr var paredzēt cilvēku rīcību, un pat pēc 20 darba gadiem šajā lauciņā pārsteigumu netrūkts. Tāpat ir grūti paredzēt uzvedību, piemēram, zvēru vai putnu, ja tādus ir paredzēts iesaistīt pasākumos. Piemēram, mums ir bijis pasākums, kurā līgavas tērpu kolekcijas laikā bija paredzēts, ka virs podiuma lidos balti baloži, kuri skates beigās skaisti nosēžas modelēm uz rokām. Mums par prieku baloži visu izdarīja mēģinājuma laikā, taču varēja būt arī citādi. Toreiz gan dizainere uzstāja, ka baložiem skatē ir jābūt un sliktākajā gadījumā katram viesim tiktu uzšūts jauns uzvalks vai tērps.
Agnese Krīgerte, pasākumu aģentūras Q events vecākā projektu vadītāja:
Reiz klients vēlējās, lai pasākumā nodrošinām tikai mikrofonu runātājam un nekas cits vairāk, viņaprāt, nav nepieciešams. Liels bija klienta izbrīns brīdī, kad viņš pamanīja, ka pasākumā ir uzstādītas arī skandas, jo tās taču nebija pasūtītas. Klients skaidroja, ka viņš ir pilnīgi pārliecināts, ka, ja mikrofonā runā iekšā, tad tas skaļi skan pats no sevis. Vai tad ne? Tāds pats līdzīgs stāsts ir arī par to, ka pasākumā vajag uzlikt tikai spoguļbumu, lai ir tas foršais efekts, bet, pēc pasūtītāja domām, nav nepieciešams uz bumbas laist virsū gaismu, jo bumba jau pati no sevis spīd tumsā. Reiz kāda populāra ārvalstu dziedātāja, kura bija ieradusies uz pasākumu, lai uzstātos, uz skatuves koncerta laikā izdomāja, ka nedziedās pēc secīgi izmēģinātās programmas un izrunātā scenārija. Šo faktu viņa paziņoja, jau esot uz skatuves. Un tas jau nekas, ka ar viņu kopā uz skatuves ir vietējais koris un orķestris. Un tas jau nekas, ka gaismu un video šovs ir ierakstīts un ilgstoši gatavots konkrētai dziesmu secībai. Protams, mums kā organizatoriem nācās ātri reaģēt un risināt situāciju. Mūsu komandai tas prasīja precīzi vienu dziesmu, lai pielāgotu visu no jauna – video, skaņu, orķestri, gaismas un citus specefektus.
Reiz janvārī organizējām kāda uzņēmuma saliedēšanas pasākumu, kas notika brīvā dabā ar vakara programmu un ballīti noslēgumā. Pasākuma norises vieta bija viesu nams 100 km ārpus Rīgas, skaistā vietā meža vidū. Vienīgā nianse, ka viesu nama teritorijā bija samērā vāja mobilo sakaru zona. Pirms vakara programmas sākuma, pasākuma atbildīgā projektu vadītāja atrada brīvu brītiņu, lai apmeklētu labierīcības. Vienīgā brīvā tualete bija viesu nama 3. stāvā. Ejot ārā no tualetes, viņa konstatēja, ka durvis ir iesprūdušas un nav iespējams tās atvērt. Nelaimīgā kārtā ēkas 3. stāvā neviens viesis tobrīd nebija, jo visi jau pulcējās lejas stāvā uz vakara programmu, kur dīdžejs jau bija sācis spēlēt mūziku, līdz ar to arī klauvēšana, lai kāds palīdz un izlaiž ārā, nestrādāja. Mobilo sakaru zona vāja, sazvanīt nevienu nav iespējams. Pasākuma projektu vadītāja ievēroja, ka tualetē ir logs un tieši zem tā ir dzelzs kāpnes. Ārā todien bija mīnuss 19 grādu sals, bet meitenei kājās bija augstpapēžu apavi un šauri svārki. Lai neaizkavētu vakara ballītes sākšanos, viņa pieņēma lēmumu kāpt ārā pa tualetes logu un izmantot zem tā esošās kāpnes, kuras no sala bija pamatīgi apledojušas. Rezultātā viss beidzās labi un vakara ballīte sākās tikai ar dažu minūšu nokavēšanos, bet pasākuma organizatorei bija kārtīgs piedzīvojums.
Maija Bērtiņa, prezentreklāmas un pasākumu aģentūras Attach līdzīpašniece:
Lielākie piedzīvojumi mums, šķiet, ir bijuši ar ugunsdrošības trauksmēm. Viens gadījums bija, kad nelielā viesnīcā kāds pasākuma viesis jautrā prātā pēc pusnakts ieslēdza dūmu pūšamo mašīnu, līdz ar to ieslēdzās trauksme un naktī tika evakuēti viesnīcas apmeklētāji. Otrs gadījums bija, kad melnas krāsas balons bija uzlidojis pie melniem griestiem un arī aktivizēja ugunsdrošības trauksmi. Ieslēdzot gaismu, desmit cilvēki izstaigājām zāli un neviens nemanījām balonu. Tā pagāja vairākas stundas līdz tas tika pamanīts un, kā tas sakustējās, tā ieslēdzās signalizācija. Ir gadījies, kad pasākuma laikā pazūd galvenie mikrofoni, bet tehniskais personāls tik veiksmīgi tiek galā, ka neviens pat īsti nav misēkli pamanījis. Dažādi kuriozi ir bijuši ar video tehniku, kad 15 minūtes pirms pasākuma nestrādā neviens no desmit ekrāniem, lai gan pirms tam tie tika pārbaudīti. Stress bija liels, bet, kad sākās pasākums, tad viss atkal pēkšņi bija kārtībā.
Vēl bijis gadījums, kad scenārijs sāka «skriet» ātrāk nekā bija plānots un konfeti lietus bija paredzēts vēlāk. Tā kā laiks sāka lidot, tad konfeti «šāvējs» nepaspēja atbraukt un viņu nācās aizvietot skaņu cilvēkam. Tā vietā, lai būtu viens liels skaisto papīriņu lietus, sanāca trīs mazāka izmēra «šāvieni».
Vēl mums bija interesanta pieredze ar vienu pasākuma vadītāju, kurš visu laiku vēlējās ēst. Kā katrā pasākumā mēs nodrošinām māksliniekiem uzkodas, bet šis vadītājs bija īpašs. Mums bija sajūta, ka viņš vairāk atnācis iestiprināties, nevis strādāt. Mums tas šķita ļoti mulsinoši.
Dace Miezīte, Kāzu Aģentūra direktore:
Reiz es stāvēju pie baznīcas ieejas lielās, starptautiskās un sirsnīgās kāzās, lai nelaistu iekšā tūristus, kuriem ļoti patīk apmeklēt laulību ceremonijas, lai varētu nofotografēties ar pāri fonā. Sākoties ceremonijai, aizvēru baznīcas durvis, bet baznīcas kalpotāja tās tomēr pēc brīža atvēra. Atvainojoties visiem, kuriem bija vēlme tieši ceremonijas laikā apmeklēt baznīcu, es skaidroju, ka notiek kāzas un nav iespējams doties baznīcā. Vienā mirklī pamanīju, ka kāds riteņbraucējs ar noskūtu galvu un uztetovētu krustu uz kakla brauc tieši iekšā baznīcā. Es lecu viņam priekšā, lai aizsprostotu ceļu, bet viņš man agresīvi teica, ka neesot nekāds terorists. Riteņbraucējs iebrauca baznīcā līdz pēdējai krēslu rindai un pēc tam no tās arī izbrauca. Man bija sajūta, ka varbūt vajadzēja viņam publiski atvainoties, jo es jau nezinu, kāpēc viņam bija tik svarīgi «ielidot un izlidot» no baznīcas.
Vēl viena netipiska situācija bija kādās kāzās, kurās vakara vadītājs bija ārzemnieks no viesu vidus. Viņš pieņēma, ka jebkurā brīdī viņš jebkuram no pils vai kāzu darbiniekiem paprasot pēc mana vārda var mani sadabūt rokā, lai es palīdzu atrisināt viņam aktuālās problēmas. Apmēram ap pulksten trijiem naktī viņš mani pasauca pie viesnīcas reģistratūras un paziņoja, ka kādam pārītim ļoti gribas seksu. Diemžēl viņi ir rezervējuši numuriņu blakus viesnīcā, bet nav savlaicīgi tajā piereģistrējušies un tagad netiek līdz kārotajai gultai. Neatlaidīgais kāzu vadītājs man paziņoja: «To seksu viņiem ļoti gribas, bet, ja nu nevar, tad nekas baigi svarīgs jau arī nav. Tomēr, ja vari nokārtot šo jautājumu, tad būtu labi, jo viņiem to seksu ļoti gribas.» Tā kā konkrētajā viesnīcā trijos naktī telefonu neviens necēla, tad es iesaistīju esošās svinību vietas personālu, kuri sazvanīja vietējos iedzīvotājus līdz mēs nonācām līdz vajadzīgajam telefona numuram, uz kuru kāds nakts melnumā arī atbild. Tā nu pārītis varēja laimīgi doties uz savu numuriņu. Šajā pašā pilī (man aizdomas, ka tur ar auru viss ir vislabākajā kārtībā) kādās citās kāzās izveidojās četri jauni pārīši. Deju zālē, stāvot pie dīdžeja, es no sirds priecājos par jaunajiem mīlas balodīšiem, kuri atbilstoši mūzikas ritmam ļāvās karstiem skūpstiem. Pēc kāzām man zvanīja no pils un stāstīja, ka viens numuriņš ir izdemolēts – dzīvnieku izbāzeņi satīti segā un salikti skapī. Izrādījās, ka meitenei, kura šajā numuriņā nakšņoja, bija bail no dzīvnieku izbāzeņiem un bruņinieks atradis risinājumu.
