Lai arī tirgū jau labu laiku ir sastopamas IT bāzētas biznesa vadības sistēmas (angliski Enterprise Resource Planing vai vienkārši ERP), joprojām, ikdienā sastopoties ar dažādu uzņēmumu vadītājiem vai arī konkrētu nodaļu vadītājiem, nākas secināt, kaut arī šādas sistēmas pamazām kļūst par katra augoša uzņēmuma neatņemamu ikdienas sastāvdaļu, ne visiem ir izpratne par to, kas ir šāda sistēma, ar ko tā atšķiras no vienkāršas grāmatvedības programmatūras un kāpēc tā ir vajadzīga.
Līdz ar to rodas jautājums, vai mēs maz apzināmies visas iespējas, kas ļauj uzņēmumam strādāt efektīvi? Manuprāt, šādam nolūkam varam salīdzināt uzņēmuma vadību ar tādu ikdienišķu procesu kā automašīnas vadīšana.
Iedarbinot automašīnas dzinēju un uzsākot braukšanu, mums padomā ir noteikts galamērķis. Lai veiksmīgāk plānotu tā sasniegšanu, vadītājam neatsverams palīgs ir automašīnas instrumentu panelis, kas rāda esošo braukšanas ātrumu, attālumu līdz ceļa mērķim, patērētās degvielas daudzumu un atlikumu degvielas tvertnē, atlikušo laiku līdz servisa apmeklējumam un citu aktuālu informāciju. Līdzīgi varam runāt arī par uzņēmuma vadīšanu. Ko līdz resursu nepārtraukta darbināšana un uzņēmuma virzība nenosakāmā virzienā, ja instrumentu panelis rāda novecojušu informāciju vai arī tā rādījumi netiek ņemti vērā?
Ignorējot instrumenta paneļa rādītājus, automašīnas (vai uzņēmuma) vadītājs riskē nesasniegt galamērķi - laicīgi nav pamanīta brīdinājuma lampiņu iedegšanās un mēs paliekam uz ceļa ar neejošu auto. Laicīgi novērst šādu situāciju uzņēmuma vadībā palīdzēs IT bāzētas biznesa vadības sistēmas, kas ir kā individuāli pielāgojams instrumentu panelis automašīnā. Katram vadītājam ir iespēja reālā laikā redzēt sev interesējošo informāciju. Piemēram, kādi ir pārdošanas rezultāti attiecīgajā dienā, stundā, minūtē vai arī kāds ir pašreizējā brīža uzņēmuma ienesīgums? Mēs varam gūt informāciju, kādas ir uzņēmuma izmaksas aktuālajā periodā un pēc iespējas ātrāk identificēt, kuri procesi uzņēmumā ir neefektīvi un identificēt galvenos izmaksu posteņus. Kuram vadītājam gan šāda informācija nepalīdzētu pieņemt būtiskus lēmumus ar lielāku pārliecību? Uzņēmuma vadība nenozīmē tikai tā nodibināšanu un tiekšanos uz iepriekš nospraustu mērķi. Uzņēmums ir sarežģīts mehānisms, kurš pārstāj darboties efektīvi, ja viena no tā daļām nefunkcionē kā tai paredzēts. Taču tuvojošās briesmas bieži ir slēptas un grūti pamanāmas. Šādos gadījumos lieliski noder uzņēmuma vadības instrumentu panelis - IT bāzētas vadības sistēmas, kas savlaicīgi iedegs brīdinājuma lampiņu un ļaus ātrāk meklēt problēmas risinājumus.
Kā ļoti vienkāršu piemēru varam aplūkot uzņēmumu, kurā nav biznesa vadības sistēmas. Tā vietā uzskaitē tiek izmantota vienkārša grāmatvedības programmatūra, kurai papildus tiek lietots MS Ofiss, galvenokārt Outlook un Excel tabulas. Uzņēmuma pārdošanas cilvēki, izmantojot kalendārus un tabulas, regulāri uztur kontaktus ar klientiem. Katru reizi, sazinoties ar klientu, iespējams pat vairākās vietās jāpārbauda, kāda ir šī klienta vēsture (pasūtījumi, rēķini, apmaksa, un kontaktpersonas), lai pēc iespējas labāk pārzinātu esošo situāciju. Tajā pašā laikā, pieņemot šī klienta pasūtījumu, pārdošanas pārstāvis noliktavas programmā pārbauda kāda prece ir pieejama, bet ne vienmēr spēj atbildēt uz jautājumiem, kad tā tiks piegādāta un kāds ir preces derīguma termiņš? Ko tikmēr dara klients? Gaida... Taču, cik ilgi? Tāpat pārdošanas pārstāvis nespēs piedāvāt alternatīvu, ja prece nav noliktavā. Kad pārdevējs ir izrakstījis rēķinu, tas tiek atdots grāmatvedībā, kur grāmatvede to iegrāmato attiecīgajā programmā. Notiek datu dublēšana, atkārtota pārbaudīšana un apstiprināšana. Savukārt, izrakstot rēķinu Excel programmā, ne vienmēr tiek nomainīta visa informācija - netiek novērsta iespēja pieļaut cilvēciskas kļūdas, piemēram, rēķinu numuru dublēšanās, nepareizas adreses, datumi utt. Kas pēc tam šīs kļūdas labos un maksās par tam veltīto laiku? Pēc klienta rēķina apmaksas grāmatvedim ir jāinformē attiecīgais pārdevējs par rēķina statusu (lai, piemēram, pārdevējs var sekot līdzi klienta pieļaujamajam kredītlimitam). Process kļūst vēl sarežģītāks, ja nepieciešamā prece noliktavā nav pietiekamā daudzumā, tādēļ nepieciešams veikt vēl papildu pasūtījumus vai arī jādodas uz ražošanas nodaļu.
Savukārt, ja uzņēmumā ir vienota biznesa vadības sistēma, tādā pašā situācijā pārdevējs, sazinoties ar klientu, jau sarunas laikā var datorā atvērt klienta vēsturi: iepriekšējos pasūtījumus, rēķinu apmaksas termiņu ievērošanu, vai klients nav pārsniedzies sev noteikto mēneša limitu utt. Ar vienotas sistēmas palīdzību var ierobežot neefektīvu pārdošanu - nedublējas veicamie darbi un tiek ietaupīts pārdevēja laiks. Biznesa vadības sistēmas procesi tiek grāmatoti automātiski, tādā veidā samazinās grāmatvedības nelietderīgā darba apjoms un uzņēmuma uzskaitē iegūstam precīzāku biznesa procesu atspoguļojumu. Sistēma ir automātiski savienota ar grāmatvedības uzskaiti, līdz ar to, apstiprinot klienta pasūtījumu un izrakstot rēķinu, tas automātiski parādās arī grāmatvedei un var jau būt sadalīts pa iepriekš noteiktiem kontiem. Vienota biznesa vadības sistēma ļauj labāk kontrolēt noliktavas atlikumus un balstoties uz ienākošajiem pasūtījumiem laicīgāk plānot preču iepirkšanu vai ražošanu, uzturot minimālu preču atlikumu noliktavā.
Braucot ar automašīnu, mērķi mēs vēlamies sasniegt bez nepatīkamiem pārsteigumiem. Arī uzņēmuma vadītājs vēlas laicīgi zināt par iespējamiem draudiem un vienuviet gūt aktuālo informāciju par uzņēmumā notiekošo. IT bāzētas vadības sistēmas šādā gadījumā ir neatsverams palīgs. Varbūt pienācis laiks aktīvāk pārdomāt 21. gadsimta sniegtās iespējas uzņēmuma vadībā un resursu optimizēšanā?