Gluži kā dators, pele vai klaviatūra – arī eParaksts kļuvis par mūsdienu uzņēmēja ikdienas darba rīku, kas tiek likts lietā gan darbinieku un klientu identitātes pārbaudei, gan dokumentu parakstīšanai.

Šī gada pirmajos sešos mēnešos eParaksta lietojuma skaits dokumentu parakstīšanai pārsniedzis 7 miljonus reižu, kas ir vairāk nekā visā 2019. gadā kopā. Arī e-Identitātes apliecināšanai dažādās interneta vietnēs un e-pakalpojumu portālos eParaksts tiek izmantots arvien biežāk un teju sasniedzis visu pērnā gada lietošanas reižu skaitu.

Ievērojamais eParaksta lietošanas skaita pieaugums vērojams ne tikai pandēmijas dēļ, bet arī pateicoties jaunām izmantošanas iespējām. Uzņēmumi izvēlas pāriet uz elektronisko dokumentu apriti un integrē savās dokumentu vadības sistēmās eParaksta funkcionalitāti, kā arī ievieš to klientu portālos un piedāvā saviem klientiem pieteikties un saņemt pakalpojumus droši, izmantojot eParaksta rīkus e-Identitātes apliecināšanai un dokumentu parakstīšanai. Arī mobilā lietotne eParaksts mobile kļūst arvien populārāka, katru mēnesi lietotnei piesakoties ap 10 000 jaunu lietotāju, un nu jau vairāk nekā 150 000 iedzīvotāju aktīvi izmanto eParakstu viedtālrunī. Ir ērti, ja daudzas – gan sadzīviskas, gan biznesa lietas – vari nokārtot ar savu viedtālruni. Šo ērtību lietotāji atzinīgi novērtē.

Vairāk dokumentu pārceļas e-vidē, bet e-paraksta lietotāju skaits valsts vadošajās iestādēs par to neliecina

Lai gan e-paraksts Latvijā pieejams kopš 2005. gada, DB veiktā valsts vadošo resoru aptauja liecina, ka parakstīties elektroniski vēlas ne visur. Tā, piemēram, Valsts prezidenta kancelejā (VPK) ir tikai viens darbinieks eID kartes turētājs. Šīs iestādes izejošie dokumenti to saņēmējiem tiek nogādāti drukātā veidā, lai gan e-dokumentu apritei ir tendence pieaugt, ko apliecina saņemto dokumentu ar e-parakstu skaita pieaugums gadu no gada. E-parakstu nodrošina Latvijas Valsts radio un televīzijas centrs.

Ar katru gadu elektroniski parakstīto dokumentu skaits pieaug, norāda FM pārstāve Maija Straupmane. 2013. gadā vidēji mēnesī izmantoti 111 laika zīmogi, pērn – 312 laika zīmogi; bet šogad – 352. 37 FM darbiniekiem ir nodrošinātas e-paraksta viedkartes. Ar šo rādītāju FM ir līdere starp vadošajiem valsts resoriem. Savukārt VM e-paraksta lietošana dokumentiem uzsākta 2007. gadā, pakāpeniski palielinot elektroniski parakstāmo dokumentu skaitu. Pēdējos trīs gados elektroniski parakstīto dokumentu skaits svārstās 65% – 75% robežās no visu VM nosūtāmo dokumentu kopskaita. E-paraksts šajā ministrijā piešķirts deviņām amatpersonām un darbiniekiem. 773 reizes e-paraksts pērn ticis izmantots ĀM, un pašlaik e-parakstu izmanto 11 ĀM darbinieki. Salīdzinot ar gadu iepriekš, 2014. gadā e-paraksta izmantošana ĀM pieaugusi aptuveni par trešdaļu jeb 250 izmantošanas reizēm. VARAM e-paraksts pērn kopumā tika izmantots 7,9 tūkst. reižu, savukārt šogad tas izmantots jau aptuveni 4,3 tūkst. reižu. Šajā ministrijā ir 23 e-parakstu lietotāji. Mēnesī vidēji tiek parakstīts 610 dokumentu. Pašlaik e-paraksts ir visiem VARAM ierēdņiem un amatpersonām, kuriem iekšējie normatīvie akti nosaka nepieciešamību parakstīt izejošos VARAM dokumentus, paskaidro ministrijas pārstāve Kristīne Kļaveniece. Šogad ZM e-paraksts izmantots aptuveni 3 tūkst. reižu – vidēji 255 reižu mēnesī. ZM e-paraksts ir piešķirts 21 amatpersonai, bet faktiski e-paraksta lietotāju ir vairāk, norāda ministrijas pārstāve Dagnija Muceniece. Jūtami pieaugusi elektroniski parakstītu dokumentu sarakste arī ar privātpersonām un sabiedriskajām organizācijām, piebilst D. Muceniece. IZM nosūtāmie dokumenti maksimāli tiek gatavoti ar elektronisko parakstu. Ministrijā iekšējā sarakste notiek tikai elektroniskā veidā, izmantojot dokumentu vadības sistēmā iebūvēto parakstu. IZM ar e-parakstu apstiprina korespondences dokumentus, kā arī tas tiek izmantots iepirkumu procedūru dokumentu parakstīšanai. Šādi parakstītu dokumentu īpatsvars IZM pēdējos gados ir palielinājies. Pērn e-dokumenti veidoja 63% no kopējo parakstīto korespondences dokumentu apjoma, savukārt šogad provizoriski – 65%, norāda ministrijā. Šogad no 3,4 tūkst. dokumentu elektroniski parakstīti 2,2 tūkst. Pirms četriem gadiem proporcija bija vairāk par labu dokumentiem papīra formātā – no 6,9 tūkst. korespondences dokumentu tikai 2,6 tūkst. bija elektroniski. Tāpat TM pārstāve Līva Rancāne norāda, ka ne tikai pieaug elektroniski parakstītu dokumentu apjoms, bet arī elektroniski saņemtu un nosūtītu dokumentu īpatsvars.

Nav svarīgi, kurā posmā pārejā uz digitālu pakalpojumu sniegšanu uzņēmums atrodas - vai šis lēmums par attālinātu darbu ir pieņemts sen vai uzņēmums vēl tikai apsver tādu iespēju. Neatkarīgi no tā, digitalizācija šobrīt ir tik ērta, kā vēl nekad agrāk. Kad uzņēmums apsver spert pirmo soli, vispirms vajadzētu pamēģināt, kā tas ir - iztikt bez fiziskiem parakstiem un izmantot tikai elektronisko parakstīšanos. Parasti diezgan ātri kļūst skaidrs, ka tā ir iespēja vākt parakstus no klientiem, partneriem vai jebkuriem citiem cilvēkiem ārpus organizācijas attālināti un ļoti ērti.

Kā uzlabot dokumentu parakstīšanas procesu klientiem?

Elektroniska dokumentu parakstīšana ir ērta ne vien pašam uzņēmumam, bet arī tā klientiem. Saskaņā ar Dokobit vadītāja Latvijā Ilmāra Arsenoviča teikto - mūsdienās klientu pieredze ir viena no galvenajām konkurētspējas priekšrocībām. Attiecīgi tā ir vai nu priekšrocība vai arī trūkums, ja uzņēmums elektronisko parakstīšanos nenodrošina.

Iedomājies, cik ērti ir dokumentus parakstīt attālināti! Vairs nav nepieciešams nekur braukt tikai tāpēc vien, lai parakstītu dokumentu. Un neatkarīgi no nozares, kādā uzņēmums strādā - darbā ar klientiem un tad, ja ir nepieciešami viņu paraksti uz dokumentiem, iespēja izmantot digitālos risinājumus tikai uzlabos procesus un sadarbību.

Latvijas Nacionālais arhīvs (LNA) arvien nav izveidojis efektīvu pārvaldības sistēmu, kas nodrošinātu elektronisko dokumentu saņemšanu un uzglabāšanu, Valsts kontrole (VK) secinājusi revīzijā "Vai arhīvā tiek nodrošināta elektronisko dokumentu saņemšana?".

Kā norāda VK, secinātais īpaši attiecināms uz valsts informācijas sistēmās (VIS) un reģistros uzkrātajiem datiem ar arhīvisko vērtību. Nepārvaldot datus pēc to vērtības, tie arhīvā nenonāk un turpina uzkrāties iestāžu informācijas sistēmās (IS).

VK padomes locekle Ilze Bādere norāda, ka lēnā elektronisko dokumentu saņemšana uzglabāšanai arhīvā apdraud arhīva pamatfunkcijas - uzkrāt un glabāt dokumentāro mantojumu. Individuāli un sabiedrībai kopumā tas nozīmē to, ka nevaram paļauties uz LNA spēju sniegt izziņas jomās, kurās šobrīd informāciju apstrādā elektroniski. Jomas, kurās datus apstrādā tikai elektroniski, strauji pieaug, un tehnoloģiskais progress sekmē tajās uzkrātās informācijas apjoma būtisku pieaugumu.

Pandēmijas laikā lielākā daļa mūsdienīgu uzņēmumu sāka strādāt attālināti un pārcēla visus savus administratīvos procesus uz digitālo vidi. Taču kā tas patiešām izskatās katras nodaļas iekšienē? Un vai tiešām tas viss vienmēr ir vienkārši?

Apsverot pāriešanu no fiziskas dokumentu parakstīšanas uz digitālu dokumentu parakstīšanu, organizācijas dažkārt jautā, kādus dokumentus tās varētu parakstīt elektroniski. Te būs atbilde uz jautājumu, kā elektronisko parakstīšanos izmantot, lai izveidotu iekšējos procesus organizācijā. Elektronisko parakstīšanos var izmantot iepirkumu, pārdošanas un juridiskajos procesos, kā arī personāla, klientu apkalpošanas vai jebkurā citā nodaļā, kas ir saistīta ar dokumentu apriti.

Pārdošanas nodaļa noslēdz darījumus ātrāk

Kad Latvijā ieviesīs eiro?

Oficiālais eiro ieviešanas mērķa datums ir 2014. gada 1. janvāris. Šobrīd Latvijas valsts iestādes veic visus sagatavošanās darbus, kas nepieciešami eiro ieviešanas nodrošināšanai, un tā ieteicams rīkoties arī uzņēmējiem.

Kā naudas maiņu padarīt sev vieglāku un ērtāku?

Visērtākais veids - bezskaidras naudas maiņa. Tādēļ vēl pirms eiro ieviešanas ieteicams latu skaidrās naudas uzkrājumus pārskaitīt bankas kontā. Visa latu kontos noguldītā vai uzkrātā nauda eiro ieviešanas dienā automātiski un bez maksas tiks konvertēta eiro.

Vai saistībā ar latu nomaiņu pret eiro ir sagaidāma cenu celšanās?

Daudzu gadu garumā cilvēki izmantoja papīru un tinti, lai parakstītu dokumentus. Šie laiki ir pagājuši, jo šobrīd lielākā daļa uzņēmumu gan apsver iespēju izvēlēties un izmantot, gan arī jau izmanto digitālus risinājumus. Un tie daži, kas šādu iespēju neapsver, visticamāk to nedara, jo šiem uzņēmumiem trūkst informācijas par elektroniskās parakstīšanās izmaksām. Izvērtējot iespējas pāriet no fiziskas parakstīšanās uz elektronisko parakstīšanos, cena reizēm var būt viens no svarīgākajiem vai pat svarīgākais aspekts. Patiesībā digitāls parakstīšanās process nemaz nav dārgs, kā varētu šķist. Kā tas ir iespējams?

Cik maksā fiziska dokumentu parakstīšana?

Lai labāk saprastu atšķirību starp fizisku un elektronisku parakstīšanos, pirmkārt, izvērtēsim fiziskā parakstīšanās procesa izmaksas. Vai tas tiešām ir bez maksas? Ilmārs Arsenovičs, “Dokobit” vadītājs Latvijā norāda, ka fiziskas dokumentu parakstīšanas procesā ir jāņem vērā izmaksas par papīru, drukāšanu, sūtīšanu un, kas vēl svarīgāk, - par darbaspēku, kas ir dārgākais no visiem resursiem. Taču tieši par darbaspēka izmaksām cilvēki bieži mēdz aizmirst.

Piemēram, uzņēmums mēnesī paraksta 50 dokumentu. Katrs ir drukāts uz divām lapām divos eksemplāros. Tās ir 200 papīra lapas. Šīm izmaksām jāpieskaita vēl arī izmaksas par drukāšanu. Katra lapa un tās drukāšana izmaksā 1 eirocentu. Tātad tikai papīram un drukai uzņēmums iztērē 2 eiro mēnesī. Tā ir mazākā izmaksu pozīcija. Pieņemsim, ka pusi šo dokumentu jeb 25 dokumentus nepieciešams nosūtīt klientam, partnerim vai jebkurai citai iesaistītajai pusei, izmantojot kurjera pakalpojumus. Pat, ja sūtīšanas izmaksas ir tikai 1 - 2 eiro, mēnesī uzņēmums tāpat tam iztērē vismaz 25 eiro.

Biznesa digitalizācija ir vienādojama ar biznesa efektivitāti, un ir vairāki vienkārši ieviešami digitālie rīki, kas patlaban pieejami tirgū. Lai aktualizētu šos rīkus un uzsvērtu to priekšrocības uzņēmējdarbībā, dokumentu un procesu vadības sistēmu uzņēmums “DocLogix” 20. martā Rīgā rīkoja pasākumu “Document Management Made Easy With DocLogix”.

Tajā piedalījās arī uzņēmuma partneri Latvijā – Latvijas Valsts radio un televīzijas centrs (LVRTC), kas iepazīstināja ar jaunizstrādāto eZīmoga risinājumu un SIA “Tilde” plašāk izklāstīja par MI valodas tehnoloģijām. Savukārt Latvijas Nacionālās arhīva pārstāvis Gatis Karlsons dalījās pieredzē par digitālo datu glabāšanu un pieejamību, izmantojot “DocLogix” ilgtermiņa datu saglabāšanas sistēmas.

Pasākumu atklāja “DocLogix” vadītājs Žilvins Kazlauskas, uzsverot, ka digitālā transformācija ir kļuvusi par nozīmīgu faktoru biznesa izaugsmē un ilgtspējā, un tādējādi ikviena uzņēmēja dienaskārtībā jābūt jautājumam – kā padarīt savu biznesu efektīvāku un atvieglot ikdienas darbus? Ar “DocLogix” piedāvātajiem pakalpojumiem un risinājumiem iepazīstināja uzņēmuma pārstāvji Adele Budre, Toms Aleksejevas, Ignas Lamanauskas un Ernests Rusevicius.

Ieilgusī cīņa ar Covid-19 pandēmiju piespiedusi veikt korekcijas nevienā vien dzīves jomā, tostarp ikdienas darbu organizēšanā uzņēmumos un institūcijās.

Saskaņā ar normatīvo aktu prasībām darba devējam šobrīd ir jāpārliecinās par faktu, ka darbinieki ir vakcinējušies vai pārslimojuši Covid-19, pieprasot uzrādīt sadarbspējīgu sertifikātu.

Kas ir būtiskākās darba devēju kļūdas, pildot noteiktās prasības un veicot personas un veselības datu apstrādi, un kā no tām izvairīties?

Vispirms jāteic, ka veicot jebkāda veida personas un veselības datu apstrādi, piemēram, apstrādājot vakcinācijas sertifikātu un izpildot normatīvajos aktos noteiktās prasības, ir jānodrošina tā atbilstība datu aizsardzības prasībām. Tiesa, praksē atsevišķi darba devēji normatīvajos aktos noteikto prasību pārbaudīt attiecīgā sertifikāta esamību pārprot un, nolūkā atvieglot šo pārbaudes procesu un padarīt to ātrāku, veic sertifikātu kopiju iegūšanu un glabāšanu turpmākai izmantošanai.

eParaksts, eAdrese, eVeselība, elektroniskās deklarēšanas sistēma un daudzi citi “e” kļuvuši par privātās un korporatīvās dzīves elementiem, kā arī digitālās transformācijas vitamīniem. Uzņēmēju vidē arvien pieprasītāks kļūst vēl viens, mazāk zināms, “e”- eZīmogs.

Papīra dokumentu apritē zīmogs vai spiedogs bija zināms jau krietni pirms Kristus dzimšanas. Digitālā vidē tāds pieejams jau 10 gadus, tomēr īstu popularitāti tas ieguvis tieši līdz ar plašu automatizētu risinājumu ieviešanu uzņēmumu un iestāžu biznesu procesos. Kas ir eZīmogs un kādos biznesa procesos tas ir noderīgs, DB iztaujā VAS Latvijas Valsts radio un televīzijas centra ePakalpojumu daļas klientu vadītāju Vitu Apsi

Kā eZīmogs atšķiras no eParaksta?

eParaksts, neatkarīgi no tā ar kādu rīku – eID karti vai eParaksts mobile, to izmanto, ir piesaistīts konkrētai fiziskai personai. Ja šī persona paraksta dokumentus kādas organizācijas vārdā, tās piederība organizācijai vai paraksta tiesības tiek noteiktas ar pilnvaru vai kādu citu tiesisko pamatojumu un faktiski paraksts neataino neko citu, kā tikai konkrētās personas datus.

Līdz ceturtajai fiziskās distancēšanās nedēļai lielākajai daļai uzņēmumu jau bija izdevies pāriet uz tiešsaistes procesiem un pielāgoties darbam attālināti. Daži atklāj jaunus rīkus, citi paplašina jau atklāto rīku pielietojuma klāstu. Tomēr, runājot par elektroniskiem dokumentu procesiem, joprojām ir gadījumi, kad tiek uzskatīts, ka distancēšanās dēļ dokumentus nevar parakstīt ne fiziski, ne arī attālināti, jo ne visiem ir kvalificēts e-paraksts. Mums ir labas ziņas – iespējas ir plašākas, nekā varētu šķist!

Cilvēku skaits, kuri pirmo reizi sāka lietot e-parakstu, ir pieaudzis trīs reizes

Patlaban e-parakstīšanās iespēja ir kļuvusi vēl aktuālāka uzņēmumiem, kuriem jāparaksta līgumi vai citi dokumenti ar partneriem, kolēģiem vai klientiem, kā arī iestādēm, kas sniedz dažādus pakalpojumus Latvijas pilsoņiem.

“Mēs esam aprēķinājuši, ka kopš fiziskās distancēšanās noteikumu stāšanās spēkā elektroniski parakstītu dokumentu skaits ir pieaudzis par 150 procentiem. Pieaugošo pieprasījumu veido gan tie uzņēmumi, kuri jau izmanto iespējas parakstīt dokumentus elektroniski, gan tie, kas tikko ir atklājuši attālinātās parakstīšanās rīkus,” informē Ilmārs Arsenovičs, uzņēmuma Dokobit vadītājs Latvijā.

Kopš informācijas tehnoloģiju jaunuzņēmuma "Lahdes" dokumentu parakstīšanas pakalpojuma publiskas ieviešanas novembrī, risinājumam jau ir vairāk nekā simt lietotāji.

"Pilnvērtīgi darbojamies tikai no novembra. Ir pagājis nepilns mēnesis un mums jau ir nedaudz vairāk kā simt lietotāji," saka Dmitrijs Dementjevs-Dedelis, SIA "Lahdes" dibinātājs. To izmanto arī trīs uzņēmumi, kā arī viena valsts kapitālsabiedrība. "Iestāde pēdējās nedēļās testē mūsu risinājumu un ir atzinusi to par labu esam. Tagad iestādes sadarbības partneri saņems paziņojumus ar "Lahdes" starpniecību," teic D. Dementjevs-Dedelis.

Db.lv jau rakstīja, ka informācijas tehnoloģiju jaunuzņēmums "Lahdes" ar laiku cer apkalpot 1% Eiropas dokumentu aprites tirgus. Iepriekš D. Dementjevs-Dedelis skaidroja, ka uzņēmuma izstrādātais risinājums nav ne pasts, ne arī e-pasts - šis ir jauns pakalpojums, kas digitalizē ierakstītas vēstules un, apliecinot identitāti, ļauj nodot saņēmējam svarīgus dokumentus. Uzņēmumi parasti zina sava klienta personas kodu, tāpēc "Lahdes" izmanto šo elementu, lai sūtītu informāciju. Pat tad, ja cilvēks nekad nav zinājis par "Lahdes", viņš šajā vietnē var saņemt dokumentus un tie tur būs pieejami pat tad, ja viņš to nekad nav izmantojis.

Šodien interneta vietnē kgb.arhivi.lv publiskota daļa no bijušās Valsts drošības komitejas (VDK) dokumentiem jeb tā dēvētajiem čekas maisiem.

Publiskoto dokumentu vidū ir aģentūras alfabētiskā un statistiskā kartotēka, ārštata operatīvo darbinieku uzskaites kartotēka, VDK darbinieku telefongrāmatas, kuras satur informāciju par VDK štata darbiniekiem, un arhīvā pieejamie Latvijas Komunistiskās partijas Centrālās komitejas apraksti.

Šogad publicējamās dokumentu grupas pieejamas Latvijas Nacionālā arhīva (LNA) tīmekļvietnē, kurai var piekļūt no LNA centrālās mājas lapas www.arhivi.gov.lv sadaļas Aktualitātes vai sadaļas Virtuālās izstādes un digitālie resursi. Speciālās digitālo resursu vietnes adrese ir kgb.arhivi.lv.

Pirmie bijušās VDK dokumenti ir pieejami attēlu veidā un nav iespējama to meklēšana vai cita tamlīdzīga apstrāde. Piemēram, VDK ziņotāju kartītes aplūkojamas alfabētiskā kārtībā attēlu veidā, tās savulaik aizpildītas rokrakstā, krievu valodā un tajās atrodams visai maz informācijas - ziņotāja vārds, uzvārds, segvārds, atsevišķi personas dati, atbidīgā VDK nodaļa u.tml., bet nav informācijas par reālo ziņotāja darbību.

Paralēli valstī ieviestajai šķiroto atkritumu apsaimniekošanas infrastruktūrai Zaļā josta rod veidus, kā vēl plašāku sabiedrības daļu iesaistīt atkritumu šķirošanā un atkritumu pārstrādes veicināšanā. Par vienu no efektīvākajiem veidiem atzīts darbs ar izglītības iestādēm, ar dažādām izglītojošām aktivitātēm un izklaides pasākumiem sekmējot jauniešu interesi par videi draudzīgu dzīvesveidu.

Paralēli iepakojuma un videi kaitīgu preču apsaimniekošanai, neatņemama Zaļā josta ikdienas sastāvdaļa ir sabiedrības vides izglītība. Un nozīmīga mērķgrupa ir bērni un jaunieši, kas ir atvērti jaunām zināšanām, labprāt apgūst jaunas iemaņas un visu skolā apgūto steidz pavēstīt mājiniekiem. Tāpēc uzņēmuma rīkotie otrreizējo izejvielu vākšanas konkursi mācību iestādēm ir viens no veidiem, kā ne tikai runāt un mācīt par pareizu rīcību ar atkritumiem, bet arī ir praktisks instruments, kā atkritumu šķirošanā atraktīvā veidā iesaistīt visu ģimeni.

“Šķiroto atkritumu savākšanas infrastruktūra ir pieejama visā Latvijā, tāpēc mūsdienās vairs nav objektīvu argumentu atkritumus nešķirot,” norāda Zaļā josta valdes priekšsēdētājs Jānis Lapsa. “Taču mūsu rīkotie konkursi skolēniem sniedz papildu iespēju savākt vēl vairāk vērtīgu otrreizējo izejvielu un šķūnīšos vai bēniņos gadiem krātos atkritumus pārvērst jaunos, otrreiz pārstrādātos izstrādājumos. Lai arī sabiedrības izpratne par atkritumu šķirošanas nepieciešamību ik gadu strauji aug, tomēr vēl joprojām iedzīvotājiem ir nepieciešams papildus stimuls izdarīt vides labā vēl vairāk,” atzīst J. Lapsa.

Vai esi aizdomājies, kāds informācijas apjoms Tev ikdienā ir „jāpatur galvā”? Vai mēs esam nosūtījuši līgumu? Vai mūsu partneri ir atsūtījuši rēķinu? Cik daudz laika Tavi darbinieki pavada meklējot dokumentus, kas ir noslīkuši starp neskaitāmām e-pasta vēstulēm un dokumentu mapēm? Cik daudz laika tiek patērēts uzņēmuma datu arhīvā, lai meklētu noklīdušus failus? Visa cēlonis – nesakārtota uzņēmuma dokumentācija un biznesa procesu vadība.

Veidojot jaunu uzņēmumu, vienotas dokumentu sistēmas neesamība var nelikties aktuāla problēma. Līdz ar uzņēmuma attīstību ir pašsaprotams, ka informācijas apjoms pieaugs. Pieaugs arī neērtības, ja visa svarīgākā informācija nav pieejama vienuviet.

Ja Tavā uzņēmumā tiek nodarbināti vismaz pieci darbinieki, ir vērts padomāt par vienotas dokumentu vadības sistēmas ieviešanu – tā būs Tava un Tavu darbinieku laika ekonomija. Novērs haosu uzņēmuma dokumentācijā un iekšējā komunikācijā ar viena rīka - EDUS palīdzību.

EDUS ir vienota sistēma, taču tā ietver jebkura biznesa dzīvotspējas nodrošināšanai nepieciešamās pamatfunkcijas – dokumentu vadību un apriti, klientu attiecību vadības elementus un uzdevumu un resursu plānošanu. Tu vari ieviest jauno sistēmu savā uzņēmumā, neveicot krasas izmaiņas savā līdzšinējā vadības procesā, turklāt bez pārmērīgi lieliem izdevumiem – sistēmas ieviešanai un uzturēšanai nav nepieciešamas dārgas serveru un datubāžu licences.

Digitālā transformācija paver plašas iespējas labiem pārvaldības principiem gadījumos, kad tiek īstenoti ērti, centralizēti un droši risinājumi, kurus var attīstīt ne tikai valstiskā, bet arī reģionālā un starptautiskā mērogā.

Tādējādi digitālā pārveide kļūst par neatņemamu ikdienas sastāvdaļu dažādās nozarēs, uzlabojot darba procesu efektivitāti, produktivitāti un caurspīdīgumu.

Centralizētās pārvaldības sistēmas nodrošina vienotu pieeju datiem un resursiem un tādējādi ļauj labāk pārskatīt un rīkoties ar pieejamo informāciju. Tās optimizē darba plūsmas starp dažādām iestādēm un novērš nepieciešamību pēc vairākām savstarpēji nesaistītām sistēmām, sniedzot iespēju pārvaldīt visu procesu vienā platformā.

Piemēram, centralizētās dokumentu vadības sistēmas jeb DVS piedāvā risinājumus problēmām, kas saistītas ar dokumentu apmaiņu un apstrādi daudzās organizācijās un institūcijās. Bez centralizētas pieejas dokumentu saskaņošana ir ilgstoša, neefektīva un nereti – ar sarežģījumiem parakstīšanas procesā, turklāt ir grūti izsekot dažādu dokumentu redakcijām. Saskaņā ar “DocLogix” apkopotajiem datiem uzņēmumi, kas neizmanto digitālos rīkus dokumentu pārvaldībai, kopumā tērē vidēji 504 minūtes jeb veselu darba dienu dokumentu apstrādei un reģistrēšanai (piemēram, apstrādājot un reģistrējot darbinieka atvaļinājuma iesniegumu). Taču pēc dokumentu pārvaldības sistēmu ieviešanas šāda paša dokumenta apstrādei tiek izmantotas vien 18 minūtes.

Biznesa procesu digitalizācija pēdējos gados ir uzņēmusi apgriezienus. Pandēmijas sākumā dokumentu elektroniskā aprite un elektroniska parakstīšana ieguva milzīgu popularitāti. Pēdējo gadu laikā elektroniski parakstītu dokumentu skaits ir dubultojies un pat trīskāršojies. Tā acīmredzami nu jau ir tendence. Turklāt uzņēmumi ir ieguvuši pārliecību, ka šādā veidā tie rūpējas par ilgtspējību, kā arī ietaupa savu naudu un laiku.

Elektroniski parakstīto dokumentu skaits pieaudzis par 160 procentiem

Digitalizācijai uzmanība ir jāpievērš pastāvīgi. Lai tai būtu ilgtermiņa efekts, procesi ir visu laiku jāuzlabo. Digitalizācijas procesu plānošanā un ieviešanā ir jābūt iesaistītiem gan uzņēmumu darbiniekiem, gan piegādātājiem, klientiem un biznesa partneriem.

“Mūsu rīcībā esošie dati liecina, ka šī gada 11 mēnešos Baltijas valstīs dokumenti elektroniski parakstīti pusotru reizi biežāk nekā pērn šajā pašā laika periodā. Tas nozīmē, ka ir ietaupīta 9 684 221 papīra loksne, kuru ražošanai izmanto aptuveni 152 tūkstošus kilogramus koksnes. Tie ir aptuveni 1200 koku! Un tas viss tikai pateicoties tam, ka aizvien biežāk izvēlamies dokumentus parakstīt elektroniski,” saka Ilmārs Arsenovičs, “Dokobit” vadītājs Latvijā. Viņš arī atzīmē, ka pieprasījuma pieaugums saistīts ar tiem uzņēmējiem, kas tieši pandēmijas laikā atklāja un sāka izmantot attālinātās parakstīšanās rīkus. Savukārt tajos uzņēmumos, kur elektroniska parakstīšanās nebija jaunums, attālinātā dokumentu apritē tika iesaistītas aizvien vairāk puses. Iepriekš šī pieeja lielākoties tika izmantota tikai darījumos ar klientiem, lai nodrošinātu viņiem labāku sadarbības pieredzi. Tagad šajā ķēdē ir iesaistīti gan klienti, gan dažāda līmeņa uzņēmuma darbinieki un arī, piemēram, piegādātāji.

Covid-19 pandēmijas laiks būtiskas izmaiņas datu aizsardzības izmantošanā nav ieviesis. Tomēr šis laiks uzņēmumiem un to darbiniekiem ir izgaismojis un aktualizējis daudzus neskaidrus jautājumus juridiskajā aspektā.

Pasākumi, kas veikti, lai apkarotu COVID-19 ir radījuši izteiktas bažas par sensitīvo personas datu, kas saistīta ar veselības datiem, izmantošanu. Jāapzinās, ka šobrīd, gadījumā, ja ir nepieciešams uzrādīt sertifikātu, jāpārbauda tikai tā derīgumu, nepieprasot detalizāciju, piemēram, kad slimojis vai vakcinējies.

Ieviešot attālināto darbu, uzņēmumos pieaug gan datu apstrādes tiesiskuma nenodrošināšanas riski, gan arī kiberdrošības draudi un datu pārkāpumu skaits, tāpēc rūpīgi jānovērtē kārtība kā nodrošināt attālināto darbu, lai no šiem riskiem izvairītos.

Neizpratne par datu aizsardzības noteikumiem saistībā ar Covid-19

Lai gan izaicinājumi, ar kuriem šobrīd saskaras vairums uzņēmumu, ir īpaši jūtīgi sabiedrībā, tomēr tie ir pārejoši. Lielākās problēmas šobrīd sagādā uzņēmumu neizpratne par datu aizsardzības noteikumiem saistībā ar Covid-19. Uzņēmumi neizprot, kā formulēt nosacījumus, lai netiktu pārkāptas personas datu aizsardzības prasības, jo no vienas puses valsts uzliek uzņēmumiem pienākumu pārbaudīt vai persona atbilst noteiktiem kritērijiem, piemēram, ir vakcinēts vai izslimojis, tomēr nepasaka precīzu kārtību kā to realizēt, lai nepamatoti neiejauktos personu privātumā. Jāuzteic ir Datu valsts inspekcija, kas regulāri cenšas uzņēmumus informēt par to kā pareizi veikt datu apstrādi .

11.februārī Saeimas Tautsaimniecības, agrārās, vides un reģionālās politikas komisijas sēdē tika apspriesti grozījumi Elektronisko dokumentu likumā (EDL), kas tika atspoguļots arī DB 12.02.2015. numurā. Latvijā ir uzstādīts mērķis līdz 2017.gadam panākt 90% bezpapīra saraksti visās dzīves jomās. Tāpēc arī sekojusi LVRTC iniciatīva atvērt iespēju elektronizēt atsevišķus procesus to darījumu veidiem, kas šobrīd tiek izslēgti no e-vides, piemēram, darījumiem ar nekustamo īpašumu. Taču, tiklīdz ķeramies klāt darījumiem ar nekustamo īpašumu, pat daļā Latvijas IKT nozares pārstāvju vidū sākas paniskas bailes no «e», turklāt tās bez jebkāda racionāla pamata tiek iedvestas citos.

Ir tāds teiciens: ja baidies no vilka, neej mežā. Un ir vēl viens teiciens: drošam pieder pasaule. Var piesaukt vēl vienu teicienu desmit reizes nomēri, pirms nogriez! Šodien, domājot par grozījumiem EDL, kā arī citiem normatīviem, kas nosaka to, cik efektīvi un konkurētspējīgi attīstīsies Latvijas e-vide, ir jāatbild uz jautājumu – vai pēdējam no pieminētajiem teicieniem «desmit» vietā ieliksim «simts», vai arī izdarīsim visu, lai, runājot par Latvijas e-vidi, tie dotu iedzīvotājiem reālu pienesumu un Latviju citas valstis piesauktu kā veiksmes stāsta piemēru.

Šobrīd EDL nosaka, ka šā likuma noteikumi nav piemērojami līgumiem, ar kuriem tiek radītas vai nodotas tiesības uz nekustamo īpašumu, izņemot nomas tiesības. Šajā likumā ir vēl trīs citi izņēmumi, kur šis likums nav piemērojams. Pilnīgi skaidrs, ka arī nekustamā īpašuma gadījumā, līdzīgi kā piena pārdošanas gadījumā, pastāv daudzas informācijas sistēmas, kurās jau tagad par katru no Latvijas Republikā reģistrētu nekustamo īpašumu glabājas vairāki elektroniski dokumenti – tie paši ieraksti Zemesgrāmatu reģistrā ir elektroniski dati. Proti, šim nevainīgajam izņēmumam EDL tik nesaprotamā apjomā nav loģiska pamata. Tas jauc galvu ne tikai zemesgrāmatu tiesnešiem, bet arī visiem, kuri darbojas ar un ap nekustamo īpašumu un būtu gatavi atsevišķus jautājumus kārtot elektroniski. Piemēram, parakstīt servitūta līgumus elektroniski, ko šobrīd nevar darīt. Ja pēc desmitkārtīgas nomērīšanas joprojām pastāv uzskats, ka nostiprinājuma lūgums šādam servitūta līgumam jāslēdz pie notāra, tad to var darīt, un šo jautājumu jau regulē cits likums, nevis EDL. Taču, izņemot šādu ierobežojumu no EDL, citam likumam (Zemesgrāmatu likums) netiek liegta iespēja sākt desmitkārtīgu nomērīšanu, izvērtēt iespēju šādu nostiprinājuma lūgumu pie notāra parakstīt arī elektroniski, tādējādi radot iespēju šo dokumentu paketi nosūtīt atbilstošām iestādēm elektroniski, nevis liekot tās apmeklēt klātienē. Runa ir par iespēju birokrātisko aparātu padarīt efektīvāku, tādējādi tuvojoties mērķim – 90% bezpapīra saziņai.

Šī gada pirmajos sešos mēnešos eParaksta lietošanas reižu skaits dokumentu parakstīšanai pārsniedzis 7 miljonus reižu, kas ir vairāk nekā visā 2019. gadā kopā. Arī e-Identitātes apliecināšanai dažādās interneta vietnēs un e-pakalpojumu portālos eParaksts tiek izmantots arvien biežāk un teju sasniedzis visu pērnā gada lietošanas reižu skaitu, informē VAS Latvijas Valsts radio un televīzijas centrs (LVRTC).

Tiek lēsts, ka no viena koka iespējams izgatavot vairāk nekā 10 000 tūkstošus papīra lapu, tātad 2021. gada pirmajā pusgadā eParaksta lietotāji arī saudzējuši 3914 kokus un nav izdrukājuši aptuveni 210 tonnas papīra, kas pielīdzināmas piecām kravas automašīnām ar maksimālo normatīvajos aktos pieļaujamo svaru, kas drīkst pārvietoties pa Latvijas ceļiem. Pieņemot, ka gadījumā, ja šie dokumenti būtu papīra formātā, tie tiktu transportēti adresātiem, tātad elektroniskās dokumentu aprites pozitīvā ietekme mērāma arī nenotikušu braucienu skaitā, kas palīdz mazināt CO2 izmešu daudzumu.

"Nedrīkst aizmirst, ka pirms papīra dokumentu izveides, transportēts tiek arī pats papīrs – no ražotnes uz noliktavu, no noliktas uz veikalu. Tātad katra saražotā papīra lapa piedzīvo garu transportēšanas ceļu, kas arī vairo negatīvo ietekmi uz vidi. Papīra lapas izgatavošanā tiek izmantoti līdz pat 20l ūdens, kā arī virkne ķimikāliju, tostarp balinātājs. Beigu beigās - baltais papīrs, ko parakstam, atstāj visai netīru vides nospiedumu," uzsver LVRTC valdes priekšsēdētājs Edmunds Beļskis.

Personu apliecinošo dokumentu izsniegšana iedzīvotājiem var būt ātrāka, lētāka un ērtāka - tā secinājusi Valsts kontrole (VK), revīzijā pārbaudot pasu un personas apliecību izsniegšanas procesu un to atbalstošo informācijas sistēmu darbības efektivitāti.

Revidenti secinājuši, ka personu apliecinošo dokumentu izsniegšanas sistēma kopumā ir droša, pārredzama un atbilst izvirzītajām prasībām, tomēr Pilsonības un migrācijas lietu pārvaldes (PMLP) darbu ir iespējams vēl pilnveidot, informē VK pārstāve Ilva Liepiņa - Milzarāja.

Revidentu ieskatā iespējams saīsināt dokumentu izsniegšanas termiņu. Parastā kārtībā dokumentu izsniedz 10 darba dienu laikā. Lai saņemtu dokumentus ātrāk, iedzīvotājs maksā divreiz lielāku valsts nodevu. Revīzijā konstatēts, ka patiesībā dokumenti tiek izgatavoti daudz īsākā laika posmā, un faktiski tie ir pieejami 6 darba dienu laikā. Tāpēc revidenti iesaka izvērtēt dokumentu izsniegšanas termiņu.

Līdz nākamā gada janvāra beigām Valsts zemes dienestā tiks radīta Digitālās dokumentu krātuves platforma, kas ir priekšnoteikums visu dienesta rīcībā esošo arhīva dokumentu digitalizācijai, paredz Valsts zemes dienesta un SIA Tieto Latvia noslēgtais līgums par digitālo dokumentu krātuves izstrādi un ieviešanu.

Projekts tiks realizēts Eiropas Reģionālās attīstības fonda līdzfinansētā projekta Valsts zemes dienesta ģeotelpisko datu ģeotelpiskās informācijas sistēmas izveide ietvaros.

Digitālo dokumentu krātuves (DDK) izstrādes un ieviešanas projekta ietvaros ir plānots izstrādāt vienotu digitālo dokumentu informācijas sistēmu, kas nodrošinās arhīva dokumentu un to metadatu reģistrāciju, apstrādi, glabāšanu un pieejamību, vienotas dokumentu reģistrācijas, meklēšanas un attēlošanas funkcionalitātes izmantošanu esošo Valsts zemes dienesta informācijas sistēmu lietotāju saskarnēs un datu bāzes līmenī. Tāpat līgums paredz radīt ērtu saskarsmi, lai digitālā dokumentu krātuvē uzkrātos digitālos dokumentus varētu izmantot Valsts zemes dienesta iekšējos procesos un izplatīt klientiem.

Pēdējā laikā nākas atbildēt uz jautājumiem, kas saistīti ar elektronisko dokumentu apriti, tātad, ledus ir sakustējies un šādu dokumentu lietošana kļūst par ikdienu. Tomēr, ne vienmēr likumā ierakstītās iespējas ir pilnvērtīgi realizējamas praksē.

Ar šādu situāciju saskāros meklējot atbildi uz šķietami vienkāršu jautājumu: ja elektronisks dokuments parakstīts ar drošu elektronisku parakstu (t. i., ar parakstu, kuru izsniedz valsts akciju sabiedrība Latvijas Valsts radio un televīzijas centrs, lai to sāktu lietot: (a) jādodas uz pasta nodaļu, lai saņemtu viedkartes tipa elektronisko parakstu, vai (b) jādodas uz eparaksts.lv mājas lapu, jāaizpilda pieteikums, kurš jāiesniedz kādā no mājas lapā norādītājiem klientu apkalpošanas centriem, lai saņemtu virtuālā tipa elektronisko parakstu ) vai nosūtot šādā veidā parakstītu elektronisku dokumentu, ir nepieciešama vēl kāda papildus vienošanās par dokumentu apmaiņu elektroniskā formātā?

Valsts ieņēmumu dienests (VID) informē, ka no 2014.gada 1.jūnija, lai kļūtu par VID Elektroniskās deklarēšanas sistēmas (EDS) lietotāju, par to vairs nebūs jāslēdz īpašs līgums ar VID. Arī iesniedzamās nodokļu un informatīvās deklarācijas vairs nebūs elektroniski jāparaksta.

Ikviens varēs kļūt par VID EDS lietotāju, pieslēdzoties EDS ar e-Paraksta viedkarti vai ar e-ID karti. Tāpat to varēs izdarīt, izmantojot vairāku Latvijas kredītiestāžu (Swedbank, SEB, Citadele, Norvik banka, Nordea un DNB) identifikatorus un paroles, izmantojot latvija.lv sniegto tehnisko risinājumu, pirms tam neslēdzot par to līgumu ar VID.

Personām, kuras joprojām vēlēsies pieslēgties EDS, izmantojot VID izsniegto identifikatoru un paroli, tāda iespēja būs arī pēc 2014.gada 1.jūnija. Lai saņemtu identifikatoru un paroli, personai būs jāiesniedz VID iesniegums brīvā vai VID ieteiktā formā. Iesniegums būs pieejams VID mājas lapā.

Tāpat pēc 2014.gada 1.jūnija VID EDS iesniedzamās nodokļu un informatīvās deklarācijas vairs nebūs elektroniski jāparaksta, proti, juridisks spēks tām būs arī tad, ja tās nebūs elektroniski parakstītas. Dokumentu «parakstīšana» notiks, nospiežot pogu «Iesniegt». Precīza kārtība, kādā VID EDS tiek identificētas personas, būs noteikta VID izstrādātajos Ministru kabineta noteikumos.