eParaksts, eAdrese, eVeselība, elektroniskās deklarēšanas sistēma un daudzi citi “e” kļuvuši par privātās un korporatīvās dzīves elementiem, kā arī digitālās transformācijas vitamīniem. Uzņēmēju vidē arvien pieprasītāks kļūst vēl viens, mazāk zināms, “e”- eZīmogs.
Papīra dokumentu apritē zīmogs vai spiedogs bija zināms jau krietni pirms Kristus dzimšanas. Digitālā vidē tāds pieejams jau 10 gadus, tomēr īstu popularitāti tas ieguvis tieši līdz ar plašu automatizētu risinājumu ieviešanu uzņēmumu un iestāžu biznesu procesos. Kas ir eZīmogs un kādos biznesa procesos tas ir noderīgs, DB iztaujā VAS Latvijas Valsts radio un televīzijas centra ePakalpojumu daļas klientu vadītāju Vitu Apsi
Kā eZīmogs atšķiras no eParaksta?
eParaksts, neatkarīgi no tā ar kādu rīku – eID karti vai eParaksts mobile, to izmanto, ir piesaistīts konkrētai fiziskai personai. Ja šī persona paraksta dokumentus kādas organizācijas vārdā, tās piederība organizācijai vai paraksta tiesības tiek noteiktas ar pilnvaru vai kādu citu tiesisko pamatojumu un faktiski paraksts neataino neko citu, kā tikai konkrētās personas datus.
eZīmogs ir piesaistīts organizācijai, nevis fiziskai personai. Apzīmogojot dokumentu tiek attēlots organizācijas nosaukums un reģistrācijas numurs, neapstrīdami apliecinot dokumenta piederību konkrētajai organizācijai.
Kādos gadījumos izmanto eZīmogu?
Viens no lielākajiem ieguvumiem izmantojot eZīmogu ir datu drošība, jo, elektroniski apzīmogojot dokumentu, dokumenta saturs ir pasargāts ar precīzu, fiksētu zīmogošanas laiku, to nevar labot vai viltot, piemēram, rēķina informāciju, finanšu darījumus, izejošo korespondenci, iekšējo dokumentāciju un citus datus. Šis jautājums būtu jāskata no divām pozīcijām – organizācijas vajadzībām nodrošināt biznesa procesu un darījumu tiesisko noteiktību, kā arī datu aizsardzību. Otra puse ir organizācijas klientu un partneru vajadzība saņemt dažādus pakalpojumus, piemēram, izziņas, kvītis.
Pirmajā gadījumā, piemēram, ir situācijas, kad organizācijai nepieciešams nodrošināt dokumenta nemainīgumu. Piemēram, kāda organizācija regulāri paraksta līgumus ar partneriem vai klientiem. Nosūtot līgumu partnerim pirmajam parakstīšanai, ir svarīgi gūt pārliecību, ka partneris pirms parakstīšanas neizmanīs līguma nosacījumus. Būtu ļoti apgrūtinoši ik reizi, saņemot no partnera parakstītu līgumu, pirms tā parakstīšanas pārbaudīt, vai nav veiktas kādas nelabvēlīgas izmaiņas. Ja organizācija izmanto eZīmogu, nosūtot partnerim dokumentu parakstīšanai, organizācija to apzīmogo un ir droša, ka saņemtais dokuments nav izmainīts. Tāpat eZīmogs var noderēt, ja organizācija digitalizē savu papīra formāta arhīvu. Dokumentus var ieskenēt un apzīmogot.
Nedrīkst aizmirst, ka eZīmogs neaizstāj uzņēmuma vai iestādes pārstāvja parakstu situācijās, kad tas nepieciešams, tomēr aicinu vienmēr izvērtēt, vai šajā situācijā vajag parakstu vai pietiek ar zīmogu. Gadījumos, kad organizācijas klientiem nepieciešami kādi dokumenti no organizācijas, visbiežāk klientam nav nepieciešams konkrēta organizācijas darbinieka paraksts, bet gan neapstrīdams un trešajām pusēm derīgs apliecinājums par dokumenta autentiskumu. Piemēram, saņemot maksājuma apliecinājumu bankā, klientam, visticamāk, nav svarīgi, kurš bankas darbinieks to paraksta, jo svarīgs ir tikai dokumenta autentiskums. Tas pats ar analīžu rezultātiem, neatkarīgi no tā, kurš laborants veicis analīzes, saņēmējam ir svarīgs rezultātu autentiskums.
Kā izskatās eZīmogs?
Dokumentam pievienots organizācijas eZīmogs apliecina šī dokumenta satura nemainīgumu, un piederību organizācijai (izcelsmi), kā arī uzrāda precīzu eZīmoga pievienošanas laiku. Elektroniskā dokumentā tas atainosies gluži kā personas paraksts, tomēr vārda un uzvārda vietā būs juridiskās personas dati.
Pašlaik LVRTC nodrošina divu veidu eZīmogus – viens paredzēts ievietošanai drošā šifrēšanas iekārtā, otrs pieejams viedkartē. Lai nodrošinātu iespēju organizācijām izmantot eZīmogošanas iespējas savos risinājumos, piemēram, ieviešot parakstīšanu un eZīmogošanu organizācijas dokumentu vadības sistēmā vai klientu pašapkalpošanās portālā, LVRTC piedāvā plašu bezmaksas integrācijas risinājumu klāstu, kas vienkāršā un ērtā veidā izstrādātājiem nodrošina iespēju ieviest savos risinājumos visas darbam ar elektroniski parakstītiem dokumentiem svarīgās funkcionalitātes. Uzņēmumiem, kuriem dokumentu aprite tiek nodrošināta bez dokumentu vadības sistēmas, aicinām izmantot eZīmogu viedkartē, kas no lietošanas viedokļa ir identiska dokumentu parakstīšanai ar eID karti.
Dokumentam vienlaicīgi var pievienot gan eZīmogu, gan vairākus eParakstus. eZīmogs ir atzīts gan Latvijā, gan Eiropas Savienībā un to iespējams pārbaudīt tieši tāpat kā elektroniski parakstītus dokumentus.
Vai eZīmogs vienmēr tiks izmantots dokumentiem?
Esam pieraduši, ka parakstu un zīmogu izmantojam e-dokumentiem. eZīmogs paver mums daudz plašākas izmantošanas iespējas, jo to faktiski varam izmantot jebkurā biznesa procesā kā fakta apstiprinājumu. Piemēram,organizācija apkalpo klientus klātienē (visbiežāk tas ir analogs process), tomēr organizācijai ir nepieciešams juridiski korekti fiksēt, ka klients ir bijis klientu centrā un tur nodevis remontam kādu iekārtu. Arī šādu faktu iespējams fiksēt ar eZīmogu. Vēl viens piemērs ir organizācijas, kur būtiski korekti fiksēt, ka klients telefonsarunā ir devis piekrišanu kādas darbības veikšanai – ar eZīmogu var apzīmogot konkrēto sarunu. Faktiski ar eZīmogu var apzīmogot jebkuru digitalizētu un automatizētu organizācijas biznesa procesu. Viss atkarīgs – cik inovatīvs un radošs ir uzņēmums.
Kā ar mūsdienīgiem mākoņskaitļošanas risinājumiem? Vai eZīmogs nedzīvo mākonī?
Drīzumā LVRTC uzņēmējiem piedāvās jaunu eZīmoga veidu – eZīmogs+ mākonī, kas ir moderns zīmogošanas risinājums, kas nodrošinās iespēju zīmogu pārvaldīt ar kvalificētiem eParaksta rīkiem – mobilo lietotni eParaksts mobile vai eID karti. eZīmoga+ mākonī izmantošana nodrošinās iespēju rakstiskās komunikācijas ietvaros dokumentiem pievienot uzņēmuma eZīmogu, kas nav piesaistīts konkrētam darbiniekam, līdz ar to būs iespējams darbiniekiem piešķirt uzņēmuma/institūcijas eZīmogu neierobežotā skaitā.
Kā saņemt eZīmogu?
Latvijā kvalificētu eZīmogu nodrošina vienīgais Latvijā reģistrētais uzticamības pakalpojumu sniedzējs – Latvijas Valsts radio un televīzijas centrs. LVRTC nodrošina kvalificētu elektronisko zīmogu, kam ir neapšaubāms juridisks spēks, tas ir pieņemams kā pierādījums tiesvedībā un citos administratīvajos procesos. Tāpat nodrošinām ērtu pakalpojuma integrāciju, kas neprasa papildus izstrādes organizācijas infrastruktūrā, kā arī risinājuma dokumentāciju (developers.eparaksts.lv) un testa vidi. Protams, sniedzam arī lietotāju atbalstu.
Cik maksā eZīmogs?
eZīmoga izsniegšana ir bezmaksas. Zīmogošanas maksa ir mazāka par vienu centu par vienu zīmoga izmantošanas reizi. Organizācijas ikmēneša maksājums tiek aprēķināts atbilstoši zīmogošanas skaitam konkrētajā mēnesī.
eParaksts ir bez maksas, kāpēc uzņēmējam būtu jāizmanto eZīmogs, kas tomēr ir maksas serviss?
Kā jau minēju – biznesa prasības ir ļoti atšķirīgas un ne vienmēr uzņēmumam parocīgākais ir eParaksts, lai gan paraksts ir bez maksas. Gluži kā ar mobilo lietotņu izmantošanu, kas mums katram viedtālrunī – nereti uzstādām tālrunī kādu lietotni, izmēģinām to un redzam, ka pamata funkcijas mums der un patīk, bet gribam kaut ko specifiskāku, tāpēc izvēlamies abonēt šo aplikāciju par maksu. Līdzīgi ar eParakstu – pamata lietas valsts ikvienam lietotājam ir nodrošinājusi bez maksas, bet eZīmogs risina specifiskākas vajadzības, tāpēc šis ir viens no retajiem maksas produktiem. Uzsvēršu, ka eZīmoga risinājuma integrācijas risinājums organizācijām pieejams bez maksas
