Vai esi aizdomājies, kāds informācijas apjoms Tev ikdienā ir „jāpatur galvā”? Vai mēs esam nosūtījuši līgumu? Vai mūsu partneri ir atsūtījuši rēķinu? Cik daudz laika Tavi darbinieki pavada meklējot dokumentus, kas ir noslīkuši starp neskaitāmām e-pasta vēstulēm un dokumentu mapēm? Cik daudz laika tiek patērēts uzņēmuma datu arhīvā, lai meklētu noklīdušus failus? Visa cēlonis – nesakārtota uzņēmuma dokumentācija un biznesa procesu vadība.
Veidojot jaunu uzņēmumu, vienotas dokumentu sistēmas neesamība var nelikties aktuāla problēma. Līdz ar uzņēmuma attīstību ir pašsaprotams, ka informācijas apjoms pieaugs. Pieaugs arī neērtības, ja visa svarīgākā informācija nav pieejama vienuviet.
Ja Tavā uzņēmumā tiek nodarbināti vismaz pieci darbinieki, ir vērts padomāt par vienotas dokumentu vadības sistēmas ieviešanu – tā būs Tava un Tavu darbinieku laika ekonomija. Novērs haosu uzņēmuma dokumentācijā un iekšējā komunikācijā ar viena rīka - EDUS palīdzību.
EDUS ir vienota sistēma, taču tā ietver jebkura biznesa dzīvotspējas nodrošināšanai nepieciešamās pamatfunkcijas – dokumentu vadību un apriti, klientu attiecību vadības elementus un uzdevumu un resursu plānošanu. Tu vari ieviest jauno sistēmu savā uzņēmumā, neveicot krasas izmaiņas savā līdzšinējā vadības procesā, turklāt bez pārmērīgi lieliem izdevumiem – sistēmas ieviešanai un uzturēšanai nav nepieciešamas dārgas serveru un datubāžu licences.
Automātiska dokumentu strukturēšana un arhivēšana, atskaišu gatavošana, ērts meklētājs, sapulču plānotājs, veicamo uzdevumu kontrole, klientu sadarbības vēsture ir tikai neliela daļa no iespējām, ko piedāvā EDUS. Minētās iespējas paātrina lēmumu pieņemšanu un dokumentu apriti uzņēmumā, kā arī samazina dokumentu apjomu, uzņēmuma darbība kļūst pārskatāmāka un kvalitatīvāka.
EDUS uzdevumu reģistrs piedāvā virkni funkciju, kas veicinās operatīvu uzdevumu uzdošanu, saņemšanu un kontroli. Uzņēmuma vadītājs sistēmā var norādīt darba izpildes termiņus, var noteikt informācijas pieejamības līmeni katram darbiniekam un analizēt darbinieku un uzņēmuma darba efektivitāti. Paaugstinās uzņēmuma informācijas un datu drošības līmenis, mazinās risks nozaudēt dokumentus vai pieļaut informācijas noplūdi. EDUS lietotājiem sistēmā ir iespējams pašiem plānot savu darbu, veidojot darāmo darbu sarakstu, un ērti kontrolēt veicamo un uzdoto uzdevumu izpildes gaitu. EDUS Tavā un Tavu darbinieku vietā sekos izpildes termiņiem un brīdinās par kavējumiem.
EDUS lieto un ieguvumus ir novērtējuši gan lielāku, gan mazāku uzņēmumu vadītāji. Tā, piemēram, Rīgas Centrāltirgus valdes priekšsēdētājs Anatolijs Abramovs secina, ka EDUS ieviešanas mērķi ir attaisnoti – ir pārskatāmāki un izsekojamāki darba procesi uzņēmumā, ir nodrošināta uzdevumu izpildes termiņu ievērošana un sakārtota dokumentu aprites sistēma uzņēmumā.
Sistēma piedāvā iespēju publicēt uzņēmuma iekšējā elektroniskajā darba vidē – intranetā - dokumentus, kas ir aktuāli ikvienam darbiniekam, piemēram, darba koplīgumi, iekšējās kārtības noteikumi un citi.
Lai paaugstinātu darba efektivitāti un palīdzētu darbiniekiem ātrāk rast atbildes uz jautājumiem, ko un kā pareizi darīt, EDUS piedāvā iespēju uzturēt iekšējo normatīvo un kvalitātes vadības dokumentu datu bāzi.
EDUSā ir ērta un ātra dokumentu meklēšana, tā noteikti ļaus aizmirst par nelietderīgo laiku, kas pavadīts nesakārtotos dokumentu arhīvos.
Ieguvumus no sistēmas ieviešanas īpaši novērtēs uzņēmumi ar plašu filiāļu tīklu un reģionālajām struktūrvienībām. Jau neilgi pēc sistēmas ieviešanas ir jūtams gan finansiālais ieguvums, samazinoties dokumentu kopēšanas un pasta izdevumiem, gan laika ietaupījums, ko aizņem dokumentu pārsūtīšana.
EDUS izstrādātājs SIA „Softikom” ir parūpējies ne vien par plašu sistēmas funkcionalitāti, bet arī par ērtu tās lietošanu un vienkāršu ieviešanu. EDUS komandai ir jau 9 gadu pieredze biznesa procesu optimizēšanā. Sistēmas ieviešanas procesā tiks piesaistīts konsultants, kurš palīdzēs veikt administratīvo procesu analīzi un sakārtot lietu nomenklatūru. Pēc tam sistēma var tikt uzstādīta vienas nedēļas laikā, bet darbinieku apmācība pilnvērtīgai sistēmas lietošanai aizņemtu vien pāris stundas.
„EDUS ir veiksmīgākais no ieviešanas projektiem un labākā no IT sistēmām, kas ieviesta SIA „Rīgas Ūdens”, pateicoties konstruktīvai sadarbībai un SIA „Softikom” speciālistu pozitīvai attieksmei.” uzskata SIA „Rīgas Ūdens” IT nodaļas vadītājs Raimonds Arājs.
Ieviešot EDUS uzņēmējam rodas iespēja vairāk sava laika veltīt biznesa attīstīšanai, nevis rutīnas darbu veikšanai, jo sistēmas ieviešana atrisina ikviena uzņēmuma ikdienas darbā sastopamās problēmas.
Ja Tev ir nepieciešams risinājums, ja Tu gribi optimizēt darbu un ekonomēt, tad sazinies ar mums.
