Vienota klientu apkalpošana, iestādes un procesu efektivitāte, draudzīga un izaugsmi veicinoša vide, brīva informācijas apmaiņa, sadarbība un radošums – tā ir tikai daļa no izstrādātā Latvijas valsts Nākotnes biroja koncepta priekšrocībām. Ko īsti grib valsts, un kas to realizēs, un kā tas izskatīsies dabā?
Lai saprastu, kādēļ valsts biroji vairs nevar būt klasiskie kabineti ar rakstāmgaldu un krēslu un kas īsti tuvāko piecu gadu laikā pamazām taps to vietā, Dienas Bizness uz sarunu aicināja Valsts kancelejas direktoru Jāni Citskovski un VAS Valsts nekustamie īpašumi valdes priekšsēdētāju Andri Vārnu. Abu organizāciju sinerģijā savijas pasūtītāja vēlmes un valsts praktiskās iespējas.
Fragments no intervijas, kas publicēta 19. jūlija laikrakstā Dienas Bizness:
Kāpēc kaut kas ir jāmaina valsts ierēdņu darba vidē?
J.Citskovskis.: Jebkurā darba vietā ir vēlme sasniegt maksimāli labāko darba rezultātu, un tā tas ir arī valsts pārvaldē. Būtiska loma darba procesā ir tieši darba videi. Tas, ka vide ir jāmaina, parādās darbinieku aptaujās. Valsts kanceleja pērn veica visu valsts iestāžu iesaistes pētījumu, un secinājām, ka tas ir nepieciešams.
Darba vieta atšķirībā no atalgojuma tieši ietekmē darba rezultātu, jo rezultāts top šajā vidē. Ja es kā iestādes vadītājs nespēju nodrošināt normālu un modernu darba vidi, tas ietekmē to, ka ir aizvien grūtāk piesaistīt jaunos darbiniekus. Ir grūtāk veidot piedāvājumu cilvēkiem, kas ir strādājuši privātajā sektorā.
Vienkāršoti runājot – norādāt, ka jaunatnei kabineti ar rakstāmgaldu, krēslu un aizvērtām durvīm īsti nepatīk?
J.Citskovskis: Esam kopā ar Valsts nekustamo īpašumu ekspertiem iepazinušies ar kaimiņvalstu pieredzi. Bijām Igaunijā, kur apskatījām viņu moderno super ministrijas ēku. Tajā ir piecas ministrijas vienā jaunā modernā ēkā. Mūsu darbinieki saka - viņiem aizraujas elpa, un gribas arī tādās telpās strādāt. Gribas strādāt šādā vidē kopumā. Tad, kad ierodamies mājās, mūsu pašu realitātē, tad stimuls darbam acīmredzami plok. Tas, ko valsts kā pasūtītājs redz, ir modernas vides nepieciešamība, kas pirmkārt stimulē labāk strādāt darbinieku. Tikai pēc tam seko iespējas taupīt.
Tas jaunais koncepts, kuram vairums jauno darbinieku ir atvērti, ir aktivitātēs bāzēta darba vide, kur mēs izejam ārā no tā saucamajiem klasiskajiem kabinetiem. Uzreiz gribu pateikt, ka valsts Nākotnes birojs nav iecerēts kā milzīgs atvērtais ofiss, kas parasti atrodas lielā hallē, kur darbiniekus samet kā lielā kolhozā. Ideja ir, ka katrs var rast sev atbilstošu darba vietu un nodrošināt veiksmīgus un operatīvus kontaktus ar kolēģiem. Aktivitātēs balstīts birojs ir pavisam kas cits.
Paskaidrojiet sīkāk - kas ir aktivitātēs balstīts birojs un ko iegūst valsts kā darba devējs un ko darbinieki?
A.Vārna: Modernu, aktivitātēs bāzētu biroju izveide valstij kopumā ir liels solis uz priekšu, jo mainās ne tikai fiziskā vide, bet arī tas, kā cilvēki strādā, kā uztver darba vietu. Ja agrāk cilvēki uz darbu gāja kā uz kabinetu, galdu un krēslu, tad šodienas aktivitātēs bāzētais birojs ļauj nākt pie darba, ko dari. Tas ir pie kolēģa, pie procesa, nevis uz statisku galdu. Šādā veidā ir daudz ieguvumu gan darba devējam, gan darba ņēmējam. Tā ir gan brīvāka informācijas aprite, tās ir labākas sadarbības iespējas, pie tam moderna darba vide pieļauj strādāt arī attālināti. Tā ir daudz brīvāka izvēle – vai nu šodien strādā ar kolēģiem, vai arī strādā atsevišķi. No darba devēja viedokļa ieguvums ir apmierināts darbinieks, produktivitātes paaugstinājums, mūsu gadījumā arī kopējās biroju platības samazinājums. Jau šobrīd redzam, ka modernas ēkas un biroja plānojums ir pavisam citāds nekā birojiem pielāgotās vēsturiskajās dzīvojamajās ēkās. Te arī rodas efektivitāte – par 30% līdz 40% samazinās platība. Bez īpašiem aprēķiniem ir skaidrs, ka modernu biroju izveide valstij ir ieguvums ilgtermiņā.
Cik un kādus valsts namus pārvalda Valsts nekustamie īpašumi? Kāds ir izmaiņu nepieciešamības saimnieciskais pamatojums?
A.Vārna: Valsts nekustamie īpašumi pārvalda 23% no visiem valsts īpašumiem. Esam uzsākuši jaunas pārvaldāmo īpašumu portfeļa stratēģijas izstrādi, veikuši to analīzi, un, protams, mēs redzam arī to, kas notiek ārpus mūsu pārvaldīšanas loka. Saprotot vajadzību un redzot, kādā stāvoklī ir tā saucamās biroja ēkas, kas savulaik lielākajā daļā gadījumu ir būvētas kā dzīvojamās mājas, ir skaidrs saimnieciskais pamatojums rīcībai. Arī Valsts nekustamo īpašumu pašreizējā mājvieta Vaļņu ielā ir celta kā dzīvojamā māja. Analizējot kopējo stāvokli, saskatījām vairākas problēmas. 60% līdz 70% valsts ēku ir sliktā vai apmierinošā stāvoklī. Parasti šajās ēkās jau ir runa par to, ka ir vai drīzumā būs nepieciešami būtiski valsts kapitālieguldījumi. Šādā veidā, vienkārši tehniski renovējot valstij piederošās ēkas, jau pēc pieciem gadiem valsts saviem darbiniekiem nespēs nodrošināt atbilstošas prasības darba videi. Brīdī, kad mēs vēl tikai runājam par valsts Nākotnes biroju, privātajā sektorā tas jau ir šodienas birojs.
Ja tikai 23% nekustamo īpašumu ir VNĪ pārvaldījumā, vai neesat domājuši par to, lai visi valsts īpašumi būtu zem viena jumta, lai visiem ir viena kārtība?
J.Citskovskis: Es domāju, ka vidējā termiņā šāda virzība varētu būt, ka lielāko daļu valsts nekustamo īpašumu pārvalda viens saimnieks, tomēr ir dažādi iemesli, kādēļ ir citi pārvaldītāji. Piemēram, Iekšlietu ministrijā ir ārkārtīgi liels nekustamo īpašumu daudzums un tādēļ ir atsevišķa aģentūra to pārvaldībai. Tajā pašā laikā, piemēram, robežapsardzības punkti, ministrijas ēka Čiekurkalnā ir Valsts nekustamo īpašumu valdījumā. Tā specializācija atsevišķos gadījumos ir nepieciešama.
Runājam par 40% platības ekonomiju valsts birojos. Tas nozīmē, ka rinda ēku paliks tukšas?
A.Vārna: Strādājot pie uzņēmuma portfeļa stratēģijas, esam apzinājuši to, kas mums pieder, un sadalījuši to trīs daļās. Pirmkārt, tas ir VNĪ pamatportfelis, kurā ir skaidra šo ēku nepieciešamība valstij un to vērtība. Piemēram, Talejas ielas 1 ēka, kur šobrīd atrodas Valsts ieņēmumu dienests un kur jau drīzumā tiks veidots Valsts nekustamo īpašumu jaunais birojs, kā arī ēka Čiekurkalna 1. līnijā, kur ir Iekšlietu ministrijas sistēmas iestādes. Otrkārt, ir īpašumu pārdodamais portfelis - ēkas sliktā tehniskā stāvoklī, bez perspektīva pielietojuma valsts vajadzībām, kas ir jāpārdod. Šādu ēku ir 18% no visa portfeļa. Tikpat liels ir arī VNĪ aktīvu portfelis, kurā iekļautas ēkas, kuras var uzturēt, lai palielinātu to pārdošanas vērtību, lai iegūtos finanšu līdzekļus varētu ieguldīt jaunu un modernu biroju izveidē, tā pēc iespējas mazāk ietekmējot fiskālo telpu un valsts budžetu. Šajos skaitļos un jaunajā pieejā arī slēpjas mūsu pamatmērķis - pārskatāmā nākotnē izveidot kompaktu un ilgtspējīgu valsts nekustamo īpašumu portfeli.
Klišeja, ka cilvēkam jābūt darbā no astoņiem līdz pieciem, arī valsts iestādēs vairs nedarbosies?
J.Citskovskis: Tā jau ir šodien. Valsts pārvaldē ir darbinieki, kuri apkalpo klientus ar konkrētu pieņemšanas laiku, un te nekādas variācijas nav iespējamas. Tajā pašā laikā mums ir daudz elektronisko pakalpojumu. Vairāk nekā puse no valsts pakalpojumiem ir saņemami elektroniski. Tas arī paredz iespēju, ka būt darbā klātienē nav ikdienas nepieciešamība. Ja vien to pieļauj tehnoloģija, tad cilvēks var uz iesniegumiem atbildēt arī mājās vai birojā, kas atrodas tālu no noteiktas notikuma vietas. Visi tie, kas strādā radošu darbu, – rada politikas, izstrādā likumprojektus, gandrīz visās ministrijās strādā pēc elastīgā darba grafika. Mēs pielāgojamies cilvēka ikdienas dzīvei, pielāgojamies pilsētas ritmam, sastrēgumiem. Piemēram, kādam ir izdevīgāk uz darbu braukt agrāk, bet kādam tas ir izdevīgāk pēcpusdienā. Rīgas gadījumā mēs šādi atslogojam arī pilsētu. Atkarībā no apstākļiem tiek piedāvāta iespēja strādāt no mājām. Tāda ir šodienas realitāte. Lielākais šķērslis patlaban drīzāk ir tehnoloģiskās iespējas strādāt no mājām ar valsts informācijas sistēmām, nevis valsts nevēlēšanās šādu darba modeli pieļaut.
Noprotu, ka tieši šīs ērtības, kuras cilvēki vēlas, ir arī telpu ekonomijas pamats nākotnē?
J.Citskovskis: Jā, tam ir praktiskā ietekme. Vairs nav nepieciešamības uzturēt šo klasisko principu: katram darbiniekam – kabinets, krēsls, galds. Veidojot aktivitātēs bāzēto biroju, mēs saprotam, cik vidēji katru dienu darbā ir zināms skaits cilvēku. Kāds ierodas ātrāk, kāds vēlāk, kāds strādā no mājām, kāds ir ārpus ofisa vai aizgājis uz tikšanos, gluži kā es patlaban runāju ar jums ārpus sava biroja. Ja viss būtu pārdomāts, kāds varētu izmantot šo darba vietu.
Izskaidrojiet efektivitātes iegūšanas ceļu! Kas praktiski notiek? Vai būs kāds piemērs, kur visu redzēt un sajust?
A.Vārna: Pētījumi parāda, ka patlaban vidēji tiek izmantoti 75% darbavietu birojos. Šī ir efektivitātes iespēja. 25% darbavietu visu laiku ir brīvas. Tieši, ievērojot šo skaitli, mēs plānojam valsts Nākotnes biroju. Valsts nekustamo īpašumu biroja pārvākšanās uz Talejas ielu būs praktisks piemērs aktivitātēs bāzētam birojam, kuru varēs apskatīt. Būs cilvēki ar patstāvīgu darba vietu, piemēram, juristi, grāmatveži. Mūsu birojā ir arī liela daļa cilvēku, kas strādā ar klientiem, projektiem, tehniskajiem risinājumiem un ikdienā atrodas ārpus darba vietas. Pateicoties IT risinājumiem, šos darbus var veikt attālināti. Līdz gada beigām Valsts nekustamo īpašumu darbinieki, kas patlaban izvietoti vairākās ēkās, pārcelsies uz vienotu biroju Talejas ielā 1. Tad aicināsim valsts pārvaldes darbiniekus braukt pie mums un apskatīt jauno biroju.
J.Citskovskis: Es būtu gatavs kaut rīt pārcelt Ministru kabinetu uz šādu modernu biroju, tomēr ir skeptiskāki ļaudis, kuri vēlas redzēt, kā tas patiesībā izskatās. Talejas ielā būs reāls piemērs, kur varēs redzēt, aptaustīt, apsēsties un pajautāt cilvēkiem, kas tur jau strādā.
Visu rakstu lasiet 19. jūlija laikrakstā Dienas Bizness, vai meklējot tirdzniecības vietās.
Abonē (zvani 67063333) vai lasi laikrakstu Dienas Bizness elektroniski!
