Hibrīda darba režīms, kad darbiniekam ir iespēja kombinēt darbu birojā ar attālināto darbu, nav jauninājums, bet COVID-19 pandēmijas ietekmē tieši šis darba modelis kļuva par teju populārāko starp biroju darbiniekiem visapkārt pasaulei.
Aptaujas liecina, ka lielākajai daļai darbinieku tagad ir iespēja strādāt gan birojā, gan attālināti, daudziem biroja darbiniekiem tā ir kļuvusi par jaunu realitāti. 90% Colliers aptaujāto biroja darbinieku komerciālajā un publiskajā sektorā atbildēja, ka viņiem ir iespēja izvēlēties strādāt gan uz vietas, gan attālināti. Paredzams, ka šāds hibrīdais darba stils, kam ir daudz priekšrocību gan privātpersonām, gan darba devējiem, būs populārs un plaši izplatīts vēl ilgu laiku.
Pandēmijas sākumā cilvēki būtībā atzina, ka birojā vēlas strādāt vairāk nekā pusi nedēļas, bet no mājām - 1-2 dienas nedēļā. Pēc diviem gadiem situācija ir pretēja un paradumu maiņa ir notikusi un attālinātā darba pusi un par šo laiku cilvēkiem ir izveidojusies rutīna, ko izjaukt un mainīt ir diezgan izaicinošs uzdevums. Turklāt mērījumi/dati liecina, ka ir vidēji 20% (1 darba diena) atšķirība starp to, cik dienas nedēļā cilvēki saka, ka vēlētos strādāt birojā un cik patiesībā strādā birojā. Pasaulē vidēji darbinieki saka, ka vēlas būt birojā 2,5 dienas nedēļā, savukārt no biroja sistēmām nolasītie dati liecina, ka patiesībā tās ir 1,5 dienas nedēļā. Šī tendence iezīmējusies arī Latvijā, un to norāda arī vairāku uzņēmumu kolektīvu vadītāji.
Tas liecina par to, ka darbinieku pieprasījums pēc elastības nekur nepazudīs un priekšrocība būs tiem darba devējiem, kas spēs šo elastību piedāvāt. Ar elastību darba vides kontekstā mēs saprotam gan iespēju izvēlēties, kad doties uz biroju, bet kad strādāt attālināti, gan arī, esot birojā, iespēju izvēlēties savam darbam atbilstošo biroja zonu. Elastīga darba vide nodrošina nepieciešamos tehnoloģiskos risinājumus, kā arī sabalansētu zonējumu, kas paredz pietiekami daudz vietu gan individuālam darbam, gan sadarbībai, gan sociālai mijiedarbībai.
Apstākļos, kad darbiniekiem ir izvēle – palikt strādāt mājās, vai doties uz biroju, uzņēmumiem ir jāpievērš uzmanība biroja kvalitātei. Darbinieki atgriezīsies strādāt birojos, ja biroja darba vide būs kvalitatīvāka par to darba vidi, ko darbinieks var sev nodrošināt mājās. Lai veiktu kvalitatīvus uzlabojumus, uzņēmumiem ir jāsaprot no kā sastāv viņu darbinieku darba rutīna un jāpielāgo biroja zonējums un citi darba apstākļi tā, lai darbinieki savas ikdienas aktivitātes varētu veikt netraucēti un ar labāko atdevi. Salīdzinot ar “pirms-pandēmijas” biroju, lielākās izmaiņas biroja zonējumā tiek ieviestas būtiskā virtuālo sapulču skaita palielinājuma dēļ. Jaunie biroju plānojumi paredz pietiekami daudz vietas, kur var netraucēti veikt virtuālās sapulces, kā arī otrādi – kur ir iespēja aiziet, ja nevar rast iespēju koncentrēties pie sava darba galda. Individuālā darba zonas paliek mazākas, šobrīd par “open space” tiek saukta zona ar 8 līdz 16 darba galdiem. Sadarbības telpas paliek daudzveidīgākas, daudz vairāk veltot uzmanību tieši neformālām projektu tipa sadarbības telpām.
Darbinieku motivāciju apmeklēt biroju lielā mērā ietekmē darba vides sociālā puse, tostarp spontānā mijiedarbība un neformālās sarunas, kas parasti norisinās pie kafijas aparāta un virtuvē. Līdz ar to, tieši šīm zonām šobrīd tiek veltīta īpaša uzmanība. Uzņēmumu virtuves un kafijas zonas pārtop īstās kafejnīcās. Cilvēki ir gatavi veltīt savu laiku un resursus, lai dotos uz kafejnīcu vai restorānu, kur gūst patīkamu sociālo un estētisko pieredzi, līdzīgu efektu var panākt arī rūpīgi izveidojot uzņēmuma iekšējās kafejnīcas zonu – ar pietiekami plašu un gaišu telpu, pārdomātu mājīgu interjeru, garšīgu kafiju un uzkodām. Protams, lielu lomu spēlē arī uz sadarbību un saliedēšanu vērsta uzņēmuma kultūra, atbilstoši izveidots birojs šeit kalpo par atbalsta mehānismu kultūras un paradumu veicināšanai.
Darbinieku apmierinātību un produktivitāti ietekmē arī biroja atrašanās vieta, jo īpaši tiem, kam ir jābrauc liels attālums, lai tur nokļūtu. No vienas puses, darbinieki vēlas, lai birojs atrastos vietā ar attīstītu infrastruktūru, daudzveidīgām ēdināšanas iespējām un brīvā laika pavadīšanas iespējām, no otras, aptaujas rezultāti liecina, ka ļoti liela daļa darbinieku dodas uz biroju ar privātu auto un vēlas, lai būtu pieejama autostāvvieta. Tātad, izvēloties biroja atrašanās vietu, uzņēmumiem ir jāņem vērā un jāizvērtē visi šie aspekti - sabiedriskā transporta un stāvvietu pieejamība, kā arī daudzveidīga infrastruktūra, kas būtu pieejama īsas pastaigas attālumā. Runājot par autostāvvietām, rotācijas princips, kas jau šobrīd ļauj ievērojami palielināt stāvvietu ietilpību var būt atbalstīts ar modernām tehnoloģijām (rezervēšanas iespējām), kas ne tikai palielinātu stāvvietas izmantošanas kapacitāti, bet arī samazinātu stresu, kas saistīts ar vietas atrašanu. Izmantojot rezervēšanas rīkus, uzņēmumi var efektīvi pārvaldīt ne tikai biroja noslodzi, bet arī autostāvvietas noslodzi, nodrošinot darbiniekiem labi strukturētu un tāpēc patīkamu pieredzi.
Starp lietām, ko darbinieki vēlētos uzlabot un kas varētu motivēt biežāk doties uz biroju, pirmajā vietā ir klimats un gaisa kvalitāte. Kamēr neesam atrisinājuši gaisa kvalitātes aspektu birojā, būtu naivi gaidīt, ka darbinieki izvēlēsies priecīgi un regulāri pavadīt savu darba laiku šādā birojā. Labas ziņas, šobrīd Rīgā ir liels biroju attīstības vilnis un tirgū ienāk jaunas paaudzes projekti ar izciliem kvalitātes rādītājiem, kur šo gaisa kvalitātes aspektu iespējams būtiski uzlabot.
Nevar nepieminēt arī atšķirīgu pieredzi dažāda vecuma cilvēkiem. Aptaujas dati liecina, ka gados jaunākiem darbiniekiem daudz svarīgāki labbūtības veicināšanas faktori ir tie, kas ir saistīti ar brīvā laika infrastruktūru, socializēšanos un iespēju pavadīt laiku svaigā gaisā, bet vecākiem cilvēkiem starp svarīgākajiem izvirzās gaisa kvalitāte un ergonomika. Pozitīva iezīme, ka šajās jaunās paaudzes projektos Rīgā daudzi no šiem faktoriem tiek ņemti vērā, lai radītu iekļaujošāku un ērtāku darba vidi visu vecumu cilvēkiem, kaut protams, katram uzņēmumam ir labi jāpārzina savu darbinieku sastāvs un jāattiecina labbūtības aspekti, veidojot un pielāgojot darba vides risinājumus.
Colliers aptaujas dati atklāj, ka sabiedriskajā sektorā darbinieki pārsvarā strādā birojos, kas vairs neatbalsta ne tās darbības, kuras darbinieki labprātāk veiktu tieši birojā (nevis mājās), ne biroja vērtības, kuras darbinieki uzskata par svarīgākajām. Savukārt starp vēlamākajiem uzlabojumiem ir iekštelpu klimats, gaisa kvalitāte, ergonomika un biroja funkcionalitāte, šie parametri ir pamats kvalitatīvai darba videi, kurā varam justies veseli un strādāt produktīvi.
No publiskā sektora datiem īpaši izceļas VNĪ darbinieku pieredze, kas liecina, ka mūsdienīgi uz darbību balstīti biroji, kas iekārtoti profesionālā biroju ēkā, ļoti labi atbalsta darbinieku vajadzības saistībā ar vides kvalitāti un funkcionalitāti. VNĪ ir ļoti pozitīvs un uzskatāms piemērs tam, kādā virzienā būtu jāattīstās publiskajam sektoram. Jācer, ka arvien vairāk valsts sektora organizāciju sekos VNĪ rīcībai un investēs modernos, uz darba aktivitātēm balstītos birojos, kas par prioritāti izvirza iekštelpu klimatu, gaisa kvalitāti, ergonomiku un biroja funkcionalitāti.
Uz datiem balstīti aprēķini var palīdzēt uzņēmumiem pieņemt pārdomātus lēmumus par investīcijām biroja telpās, lai radītu labāku darba vidi saviem darbiniekiem. Papildus gaisa kvalitātei citi faktori, uz kuriem uzņēmumi var koncentrēties, lai uzlabotu darba vidi, ir konkrētam uzņēmumam individuāli sabalansēta funkcionalitāte (plānojums),ergonomiskas mēbeles, dabiskais un kvalitatīvais mākslīgais apgaismojums, skaņas izolācijas aspekti un patīkams mūsdienīgs dizains. Investējot šajās jomās, uzņēmumi var radīt ērtāku un produktīvāku darba vidi, kas var palīdzēt motivēt darbiniekus biežāk ierasties birojā.
Tā kā uzņēmumi jau sākuši novērtēt elastīgu telpu projektēšanas vērtību, kas var mainīties līdz ar mainīgajām biznesa vajadzībām, elastīgums un iespēja pielāgot telpas, neapšaubāmi, kļūst arvien svarīgāks faktors biroja dizainā. Laiki, kad biroji tika plānoti vienu reizi piecu vai desmit gadu periodā, ir aizgājuši uz neatgriešanos. Mūsdienīgs birojs mainās līdzi uzņēmuma attīstībai un vajadzībām. Lai veidotu un uzturētu darba vidi, kas atbilst uzņēmuma vajadzībām un vērtībām, kā arī kas pozitīvi ietekmē darbinieku labbūtību, motivāciju un produktivitāti, uzņēmumam ir jādefinē darba vides mērķi, jānovēro, jāapkopo un jāanalizē dati, jāiesaista darbinieki un jāpieņem lēmumi, lai īstenotu iecerēto. Tāpat ir jāapzinās, ka šis ir nepārtraukts process, kam seko nepārtraukta novērošana un viss cikls no jauna ar mazākām vai lielākām pārmaiņām priekšā. Pastāvēs, kas pārvērtīsies!
