Datortehnikas un interneta izmantošana uzņēmuma darba organizēšanā ir kļuvusi tik pašsaprotama, ka retais vairs uzdod jautājumus Kāpēc? un Kā?, taču veiksmīga biznesa likumsakarības nav mainījušās. Nauda ir jātērē racionāli, un tai ir jāstrādā — vienalga, vai jūs to tērējat, lai saviem darbiniekiem iepirktu cirvjus vai arī lai apgādātu viņus ar dienesta viedtālruņiem.
Nav noliedzams tomēr, ka tehnoloģiskā pieeja maina attieksmi un domāšanu. Vecākajām paaudzēm, izrādās, ir grūti pieņemt jaunāko kolēģu daudz vieglāko attieksmi gan pret darba laiku un grafiku, gan pret darba disciplīnu kā tādu, lai gan mūsdienu tehnoloģijas bieži vien ļauj kārtīgi paveikt darbu, atrodoties gan mājās, gan pludmalē, gan ārvalstīs.
Vārdu sakot, skaidrot, ka biznesa digitalizācija ir nepieciešama, šodien, šķiet, ir lieki. Kantar TNS pētījumā atklāts, ka lielākajai daļai uzņēmēju lēmumam par uzņēmuma digitalizāciju pietiek ar argumentiem datori ir visiem (67 %) un tie ir pierasti (54 %). Tas nozīmē, ka jautājums Kāpēc? vienkārši tiek apiets, lai gan dators un internets ir instrumenti, ko konkrēts uzņēmums var izmantot visdažādākajos veidos, no kuriem gan tikai daļa uzņēmumam būs patiešām noderīgi.
Tāpēc lietišķam cilvēkam, kurš ar cieņu izturas gan pret saviem darbiniekiem, gan savu naudu, digitalizācija digitalizācijas dēļ nav un nedrīkst būt pietiekams arguments, lai investētu desmitiem, simtiem tūkstošu eiro datorsistēmu atjaunošanā, programmatūras un drošības sistēmu iegādē un uzņēmuma digitalizācijā kopumā.
Zīmīgi un reizē satraucoši ir tas, ka tikai puse (48 %) aptaujāto uzņēmēju uzskata, ka jaunās tehnoloģijas ļauj strādāt ātrāk; vēl mazāk (31 %) ir tādu, kas zina, ka digitalizēšana ļauj ietaupīt līdzekļus, palielināt peļņu un efektivitāti. Acīmredzot tas nozīmē — tikai trešdaļa uzņēmēju apzinās, ka datorsistēmas atmaksājas — tieši tāpat kā jebkurš cits biznesā izmantojams instruments, kaut vai tas pats jau pieminētais cirvis. Jūs taču nepirksiet saviem darbiniekiem cirvjus tikai tāpēc, ka kāds veiksmīgs uzņēmējs to ir izdarījis? Viņš darbojas mežsaimniecības nozarē, viņa darbinieki, izmantojot cirvjus, ražo pievienoto vērtību. Citās nozarēs būs vajadzīgi citi instrumenti. Informācijas un komunikācijas tehnoloģiju (IKT) straujas attīstības laikmetā datoru funkcionalitāte paplašinās un paver jaunas iespējas praktiski visās nozarēs.
Tātad jautājums patiešām ir nevis par to, VAI datorizācija ir nepieciešama, bet gan — KĀDĀ LĪMENĪ tā ir nepieciešama. Un te nu pirms naudas tērēšanas jāapsver pēc iespējas vairāk (teorētiski pat tūkstošiem) variantu, un tie ir atkarīgi no nozares, kurā darbojas uzņēmums, no tā apgrozījuma, darbinieku skaita, biznesa sakariem, eksporta apjoma un citiem individuāliem faktoriem.
Var, protams, mēģināt tam izurbties cauri patstāvīgi — arī šādā veidā, gadās, tiek sasniegts pieņemams rezultāts. Taču pat tad, ja jums jau ir kāda nebūt pieredze šajā lauciņā, var izrādīties, ka digitālās tehnoloģijas ir aizvirzījušās uz priekšu tik strauji, ka šī pieredze bija izmantojama vakar, bet vairs nav derīga šodien. Arvien biežāk lētākā, ātrākā un uzņēmējam piemērotākā izvēle izrādās gatavs, komplekss risinājums, kas ietver visu, kas nepieciešams mūsdienīgam birojam. Noteikti jāiegaumē, ka gatavs lietošanai digitalizācijā nozīmē nevis standarta risinājumu, bet gan risinājumu, kas ir pielāgots konkrētā uzņēmuma vajadzībām. Un, SAVU sistēmu meklējot un veidojot, bez piemērotiem izvēles kritērijiem iztikt būs ļoti grūti.
Ar ko sākt?
Ar uzticama padomdevēja izvēli, protams! Kārtīgs speciālists uzņēmumam palīdzēs ne tikai iegādāties datortehniku, programmatūru un drošības sistēmas, bet pirms tam — apzināt uzņēmuma vajadzības, radīt digitalizācijas arhitektūru.Piemēram, CSC Telecom CRM risinājums Bitrix24 nodrošina vienotu rīku klientu vadībai. Šis rīks palīdz piesaistīt jaunus klientus un attīstīt pastāvošo bāzi. Bitrix24 apkopo ērtu statistiku par visiem klientu darījumiem, zvaniem, pieprasījumiem un ienākošajiem kontaktiem. Sistēma vienuviet un automātiski uzglabā dokumentus, saraksti un zvanu vēsturi. Viss pārdošanas daļas darbs ir kā uz delnas! Turklāt Bitrix24 uzņemas visas funkcijas, kas attiecas uz informācijas pārvaldīšanu, pārdošanas procesa un tirgzinības vadību, darba laika pārvaldi, automatizē dokumentu plūsmu, optimizē uzņēmuma iekšējo komunikāciju. Tas ir integrējams ar jebkurām sistēmām, ko uzņēmums jau ir ieviesis. Un visbeidzot — Bitrix24 sniedz nebijušas analīzes iespējas: ar tā palīdzību iespējams gan kombinēt datus, gan izveidot jaunas grupas, gan tās savietot un ātri aplēst rezultātus. Sīkāku informāciju par to iespējams iegūt internetā: csc.lv
Tomēr, ja kāda iemesla dēļ nav iespējas ieviest visaptverošus risinājumus vai ir vēlme sākumā izmēģināt un pēc tam izlemt, cik apjomīgs risinājums būtu lietderīgs, godīgi atbildiet sev uz jautājumu: kāds man no tās labums? Kādiem mērķiem digitalizācija man ir vajadzīga? Dators nav pašmērķis, tas ir instruments, kuru ir jāmāk izmantot. Īpaši vidējam un mazajam uzņēmējam ir jāsaprot, ko uzņēmums iegūs, ja tajā tiks ieviesta digitālā stratēģija. Kad visas ar digitalizāciju saistītās lietas sākam aptvert un rēķināt izmaksas, var pienākt krīzes brīdis, kad šķiet, ka vienkāršāk — un pavisam noteikti lētāk — ir turpināt strādāt kā līdz šim.
Un arī te noderēs kāds, kas pamudinās neapstāties: pie digitālās vides jāpierod, un tikai tad, kad tā ir kļuvusi par ikdienas sastāvdaļu, var pa īstam novērtēt gan tās ietaupīto laiku, gan līdzekļu ekonomiju, gan efektīvāko vadību un kontroli. Pareizi izmantots dators, planšetdators, viedtālrunis, jaudīgs interneta pieslēgums uzņēmumā neraisīs jautājumu, vai tas atmaksājas, bet gan — gluži otrādi — mudinās sistēmu paplašināt un attīstīt. Kā? Arī te iespējas ir milzīgas.
Arvien populārāka šodien kļūst, piemēram, darbinieku apmācība digitālajā vidē, un tas, saasinoties darbaspēka deficītam, ir saprotams. Uzņēmums, kas spēj pats sev ātri un kvalitatīvi sagatavot darbiniekus, iegūst neapšaubāmas priekšrocības. Taču, kā liecina CV-Online Latvia veiktais pētījums, vairāk nekā puse (52 %) aptaujāto darba devēju atzīst, ka no digitālo risinājumu izmantošanas viņi atturas tikai informācijas trūkuma dēļ, proti, tikai puse no visiem darba devējiem ir gatavi izmantot datorsistēmas tik triviālas problēmas risināšanai.
Interneta laikmetā tas ir mazliet dīvaini: pietiek taču meklēšanas programmā ierakstīt, piemēram, darbinieku apmācība digitālajā vidē — un jums būs pieejami vairāki, Latvijas uzņēmējiem pielāgoti risinājumi.
Ko vispār ir iespējams digitalizēt?
Visvienkāršākais līmenis, bez kura mūsdienās nav iedomājams neviena, pat vismazākā, uzņēmuma darbs, ir programmas, kas automatizē uzņēmuma juridisko un grāmatvedības darbu, vispirms, protams, dokumentus. Tas ir nepieciešamais minimums, kas jāievieš, lai, pirmkārt, pārliecinātos, ko tas nozīmē ikdienā, un, otrkārt, spētu novērtēt, kāds varētu būt nākamais uzņēmuma solis jauno tehnoloģiju ieviešanā, piemēram, atsevišķu procesu automatizācija (reāllaika ražošanas darba plūsma ar iestrādātiem KPi, BI IS lietošana u. tml.).
Ar ko jārēķinās, digitalizējot uzņēmumu?
Vispirms, protams, — komandas veidošanas intereses, un te, iespējams, optimāls būtu RACI (no angļu val. responsible, accountable, consulted, informed) modelis. To sīkāk iespējams iepazīt internetā: www.kvalb.lv.
Ikvienā uzņēmumā ir nepieciešama saprotama vienošanās par to, kurš ko darīs, kad, ar ko kopā, kādā veidā un kur. Vienošanās iespējama tikai tad, kad ir saņemta mutiska piekrišana un ir skaidrs atbildības sadalījums. RACI ir atbildības sadalījuma matrica, kas tiek attēlota kā lineāra diagramma, kuras horizontālā ass attēlo funkcijas un lomas, savukārt vertikālā ass — konkrētus uzdevumus. Šo modeli izmanto projektos un biznesa procesos, lai uzskatāmi attēlotu veicamos uzdevumus un to izpildes lomu sadalījumu. Šādā veidā ir redzama visu iesaistīto savstarpējā sadarbība konkrēta mērķa sasniegšanā un katras mijiedarbības nozīme kopējā procesā.Brīvprātīga, jēgpilna vienošanās vispār ir jebkura digitalizēta procesa nepieciešama sastāvdaļa: digitalizācija ir iespējama tikai tad, ja gan uzņēmuma īpašnieki, gan vadība, gan darbinieki apzinās, KĀPĒC tā ir vajadzīga un kāpēc tai izvēlēta konkrēta forma.
Digitalizētajā modelī īpaša uzmanība jāpievērš produktu un pakalpojumu attīstībai un uzlabošanas iespējām. Tas ir sevišķi svarīgi, ja uzņēmumam ir ierobežotas finanses un nākas noteikt precīzu prioritāšu sistēmu.
Visbeidzot — sākot digitalizāciju, ir jābūt gataviem to veikt līdz galam, izejot cauri visiem plānotajiem izmaiņu posmiem. Labāk, lai digitalizācija notiek lēnāk, nevis tiek pārtraukta tikai tāpēc, ka pēkšņi izrādījusies dārgāka, nekā sākumā plānots. Starp citu, visbiežāk tas ir klupšanas akmens lieliem uzņēmumiem. Maziem un vidējiem uzņēmumiem šajā ziņā paveras milzīgas iespējas, jo bieži vien nav nepieciešami nedz milzu līdzekļi, nedz sarežģīti lēmumi, nedz ilgs laiks.
Digitalizācija izlīdzina iespējas.
