Naudas līdzekļi ir uzņēmuma komercdarbības galvenais tiešais resurss, ar kuru uzņēmums veicina sava kapitāla pieaugumu. Naudas līdzekļi ir uzņēmuma apgrozāmo līdzekļu likvīdākā daļa, to uzskaite nav sarežģīta, tomēr bieži uzņēmumu grāmatvedībā tiek pieļautas neprecizitātes naudas līdzekļu uzskaitē. Jāuzsver - naudas līdzekļu uzskaite ir reglamentēta daudzos normatīvos dokumentos.
Vispirms jāatzīmē, ka atbilstoši Gada pārskatu likuma prasībām bilancē uzrāda tikai naudu, bet naudas plūsmas pārskatā uzrāda naudu un naudas ekvivalentus. Savukārt, pēc starptautiskajiem grāmatvedības standartiem bilancē uzrāda naudu un tās ekvivalentus.
Dažāda pieeja
Praksē ir izveidojusies situācija, ka uzņēmumi dažādi uzrāda naudas līdzekļus gada pārskatā. Sakarā ar to pārskata lietotāji papildus informāciju var iegūt finanšu pārskata pielikumā, kurā jābūt norādītai naudas un tās ekvivalentu uzskaites politikai, kā arī būtu jāatšifrē bilances postenis nauda gadījumā, ja tajā ir ietverti arī naudas ekvivalenti. 2011. gada 21. jūnija Ministru kabineta noteikumos Nr. 481 «Noteikumi par naudas plūsmas pārskata un pašu kapitāla izmaiņu pārskata saturu un sagatavošanas kārtību» pirmo reizi ir sniegta naudas definīcija. Šo noteikumu izpratnē:
- nauda ir skaidra nauda sabiedrības kasē un bezskaidra nauda maksājumu kontos un pieprasījuma noguldījumu kontos;
- naudas ekvivalenti ir īstermiņa ieguldījumi, kurus īsā laikā var pārvērst naudā, un pastāv maza iespēja, ka to vērtība būtiski mainīsies (piemēram, tādi īstermiņa ieguldījumi, kuru atlikušais termiņš līdz to dzēšanai un atpirkšanai, skaitot no iegādes datuma, ir trīs mēneši vai mazāk).
Skaidras naudas līdzekļi
Skaidrā nauda ir vislikvīdākais uzņēmuma aktīvs, kam ir augsts piesavināšanās risks. Lai novērstu šo risku, uzņēmuma vadītājam ir jāizveido efektīva naudas līdzekļu uzskaites un kontroles sistēma, kas atbilstu normatīvo aktu prasībām.
Uzņēmumā darījumi ar skaidru naudu tiek reģistrēti kasē. Grāmatvedības uzskaitē izdala trīs jēdzienus vārdam «kase»:
1. EKA (elektroniskā kases aparāta) kase;
2. struktūrvienības (veikala, tirdzniecības vietas) kase;
3. galvenā uzņēmuma kase.
Kases aparātu (elektronisko ierīču un iekārtu) lietošanas kārtību, lietotājus, darījumus apliecinošo dokumentu veidus un rekvizītus, apkalpojošo dienestu pienākumus reglamentē Ministru kabineta noteikumi Nr. 282 «Nodokļu un citu maksājumu reģistrēšanas elektronisko ierīču un iekārtu lietošanas kārtība». Šo noteikumu 70. pantā un tā apakšpantos ir minēts, kuros gadījumos nodokļu maksātāji kases aparātu var neizmantot. Naudas kustību kases aparātā reģistrē kases aprāta žurnālā.
Par veikala kasi un uzņēmuma galveno kasi ir atbildīga ar uzņēmuma vadītāja rīkojumu vai pilnvaru iecelta persona. Lai šis cilvēks varētu uzņemties atbildību par viņam uzticētajiem līdzekļiem, uzņēmuma vadītājam (jo tieši viņš saskaņā ar Ministru kabineta noteikumu Nr. 584 «Kases operāciju uzskaites noteikumi» 32. pantu atbild par skaidrās naudas glabāšanas vietas drošību), ir jānodrošina, lai naudas līdzekļu glabāšanai paredzētā vieta būtu tehniski pienācīgi aprīkota un aizsargāta no nepiederošo personu piekļuves, pretējā gadījumā pilnvarotā persona materiālo atbildību uzņemties nevar.
Uzņēmuma vadītājs nedrīkst uzdot kasiera un atbildīgā grāmatveža pienākumus vienai personai, izņemot gadījumus, kad uzņēmuma vadītājs (individuālais komersants, cita fiziskā persona, kura veic saimniecisko darbību, individuālā uzņēmuma īpašnieks, zemnieku vai zvejnieku saimniecības īpašnieks, kapitālsabiedrības vienīgais īpašnieks – vienīgais valdes loceklis) kārto grāmatvedību pats (pilns saraksts ar izņēmumiem – Ministru kabineta noteikumu Nr. 584 «Kases operāciju uzskaites noteikumi» 30. pantā).
Uzņēmuma vadītājs nosaka skaidrās naudas inkasācijas kārtību, kas ir atbilstoša uzņēmuma darbības specifikai un apjomam. Nolikumā apraksta inkasācijas procesu (nepieciešamās darbības), visu iesaistīto personu pienākumus un atbildību, inkasācijas laiku un biežumu.
Kases dokumentācijas aizpildīšanas vispārīgie nosacījumi
Kases operāciju uzskaite uzņēmumiem, kuri grāmatvedību kārto divkāršā ieraksta sistēmā, ir jāveic saskaņā ar Ministru kabineta noteikumiem Nr. 584 «Kases operāciju uzskaites noteikumi».
Par kases grāmatas kārtošanu ir spēkā šādi noteikumi:
- katram pārskata gadam iekārto jaunu kases grāmatu (9.1. pants);
- ierakstus par katru attiecīgo periodu izdara atsevišķā kases grāmatas lapā, norādot attiecīgā perioda sākuma un beigu datumu (9.2. pants);
- kases operācijas reģistrē, pamatojoties uz kases ieņēmumu vai izdevumu orderiem (9.3. pants);
- kases grāmatā ierakstītajam kases atlikumam attiecīgā perioda sākumā jāatbilst kases atlikumam iepriekšējā attiecīgā perioda beigās (9.4. pants);
- ārkārtas gadījumos (piemēram, ja konstatēta zādzība) inventarizācijā konstatēto skaidrās naudas iztrūkumu kases grāmatā reģistrē inventarizācijas dienā, pamatojoties uz šim nolūkam īpaši sagatavotu kases izdevumu orderi, bet skaidrās naudas pārpalikumu –, pamatojoties uz kases ieņēmumu orderi (9.5. pants);
- kases grāmatu obligāti noslēdz mēneša pēdējā darbdienā (9.6. pants);
- kases grāmatu sagatavo un ierakstus izdara tā, lai tajā ietvertā informācija saglabātos likumā «Par grāmatvedību» grāmatvedības reģistriem paredzētajā glabāšanas laikā (10 gadu) (10. pants);
- ja kases grāmatu kārto elektroniski, izmantojot grāmatvedības datorprogrammu, tad nodrošina izdrukas – attiecīgā perioda kases ieņēmumu un izdevumu pārskatus. Pārskatiem jābūt numurētiem no pārskata gada sākuma augošā secībā. Pārskata gada beigās vai, ja nepieciešams, agrāk izdrukas brošē hronoloģiskā secībā (11. pants);
- papīra reģistra veidā sagatavotai kases grāmatai jābūt ar noplēšamām ielikuma lapām, kuras paredzētas kases ieņēmumu un izdevumu pārskatu sagatavošanai. Kases grāmatas lapas numurē no pārskata gada sākuma augošā secībā, caurauklo, pēdējā lapā norāda lapu skaitu un apliecina ar uzņēmuma vadītāja un atbildīgā grāmatveža parakstu un zīmogu, ja tāds ir. (12. pants);
Ja uzņēmumā vidējie dienas skaidrās naudas ieņēmumi kasē ir lielāki par 100 latiem, tad kases grāmatu kārto katru dienu, kad uzņēmumam bijušas kases operācijas, pārējos gadījumos – reizi nedēļā. Vidējos dienas skaidrās naudas ieņēmumus kasē aprēķina, saskaitot katrā iepriekšējā kalendāra mēneša darbdienā saņemtos skaidrās naudas maksājumus kasē un iegūto kopsummu dalot ar minētā kalendāra mēneša darbdienu skaitu (5. pants).
Skaidras naudas līdzekļu deklarēšana
Likuma «Par nodokļiem un nodevām» 30. pants un Ministru kabineta noteikumi Nr. 237 «Skaidrā naudā veikto darījumu deklarēšanas noteikumi» uzņēmumiem ir noteikuši, ka jādeklarē savi skaidras naudas darījumi. Šie noteikumi paredz, ka jādeklarē darījumi, kas viena mēneša laikā ar vienu un to pašu personu pārsniedz 3000 latu robežu, neatkarīgi no tā, vai tas ir sasniegts vienas vai vairāku operāciju ietvaros vai viena vai vairāku darījumu vai tās daļas rezultātā. 2012. gada 21. jūnijā pieņemti grozījumi likuma «Par nodokļiem un nodevām» 30. pantā attiecībā uz skaidrās naudas darījumu deklarēšanu.
Atbilstoši šiem grozījumiem, sākot ar 2013. gada 1. janvāri nodokļu maksātājiem, izņemot fiziskām personām, kuras nav individuālie komersanti, katru mēnesi līdz 15. datumam Ministru kabineta noteiktajā kārtībā būs jādeklarē visi iepriekšējā mēneša laikā savstarpēji skaidrā naudā veiktie darījumi (neatkarīgi no tā, vai darījums notiek vienā operācijā vai vairākās operācijās), kuru summa pārsniedz 1000 latu. Nodokļu maksātājiem, izņemot fiziskās personas, kuras nav individuālie komersanti, nebūs atļauts veikt skaidrā naudā darījumus, kuru summa pārsniedz 5000 latu (neatkarīgi no tā, vai darījums notiek vienā operācijā vai vairākās operācijās). Likumā noteiktie skaidrās naudas ierobežojumi, kā arī skaidrā naudā veikto darījumu deklarēšanas pienākums attiecas arī uz fiziskajām personām, kuras reģistrējušās Valsts ieņēmumu dienestā kā saimnieciskās darbības veicējas un veic skaidrās naudas darījumus saimnieciskās darbības ietvaros.
Noteikumi pašlaik spēkā esošajā redakcijā attiecas uz kuģu aģentēšanas un gaisakuģu aģentēšanas komercsabiedrībām, kā arī uz starptautisko autopārvadājumu un kravas ekspedīcijas komercsabiedrību veiktajiem starptautiskajiem autopārvadājumiem un kravas ekspedīcijas darījumiem, ja mēneša laikā veiktā viena darījuma apmērs vai visu veikto darījumu kopsumma pārsniedz 10 000 latus.
Bezskaidras naudas līdzekļi
Bezskaidras naudas norēķini ir daudz ērtāki, ātrāki, drošāki un vieglāk uzskaitāmi grāmatvedībā nekā skaidras naudas norēķini. Bezskaidras naudas norēķinus reģistrē uzņēmuma grāmatvedībā pamatojoties uz bankas konta izrakstu. Konta izrakstā atspoguļo visu noteiktā laika periodā bankas kontā veikto naudas līdzekļu kustību un norāda konta atlikumu attiecīgā perioda sākumā un beigās.
Atkarībā no uzņēmuma darbības specifikas tā vadība brīvi nosaka, kā glabāt un kārtot maksājumu pamatojošos dokumentus.
Naudas līdzekļu inventarizācija
Naudas līdzekļi, tāpat kā arī citi uzņēmuma līdzekļi, ir jāinventarizē. Veicot inventarizāciju, ir jāievēro Ministru kabineta noteikumu Nr. 585 «Noteikumi par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju» vispārējās prasības.
Kases inventarizācijai uzņēmuma vadītājs ieceļ komisiju, kurā ir ne mazāk par trim cilvēkiem. Inventarizācijas komisijā ir jāiekļauj galvenais grāmatvedis, un inventarizācija ir jāveic kasiera klātbūtnē. Toties par inventarizācijas dienu un laiku kasieris nav jābrīdina.
Uzņēmuma norēķinu kontu inventarizācija paredz uzņēmuma norēķinu un depozītu kontos esošās naudas atlikumu salīdzināšanu ar attiecīgām kredītiestādēm un bankām. Šim nolūkam tiek sagatavoti salīdzinājuma akti – katram valūtas veidam un katram kontam atsevišķi.
