Pašvaldību investīcijas IT risinājumos paaugstina pašvaldību darba efektivitāti un samazina funkciju izpildei nepieciešamās finanses – strauji pieaugot darba spēka izmaksām, samazinoties pašvaldību finanšu rocībai un spējai piesaistīt nepieciešamos speciālistus, ir nepieciešams meklēt efektīvus ceļus situācijas uzlabošanai.

Viens no iespējamiem risinājumiem ir pašvaldību procesu pārskatīšana un to digitalizācija, ļaujot efektīvāk izpildīt uzdevumus un samazināt funkciju izpildes izmaksas. Jau pašlaik ir sasniegti vērā ņemami rezultāti, tomēr arī turpmāk ir nepieciešams aktīvi virzīt izaugsmi. Uzskatāmi varam parādīt, kā daži no pašvaldību procesiem, kuros izmantojot integrētas IT sistēmas un elektronizējot un digitalizējot pašvaldību procesus pašvaldībās, tiek ieekonomēti simti tūkstoši eiro pašvaldību budžeta līdzekļi.

Raugoties uz visām pašvaldībām kopumā, redzam, ka pašvaldību investīcijas virza progresu. Un nākas atzīt, ka pašvaldību efektivitātes rādītāji ir tieši proporcionāli IT risinājumos ieguldītā finansējuma apjomam. Un būsim godīgi, Latvijas vidējie rādītāji šādu investīciju veikšanā joprojām būtiski atpaliek no Baltijas, nemaz nerunājot par Eiropas valstu pieredzi.

Daudzi pašvaldību procesi iekļauj ne tikai pašvaldību darbiniekus, bet arī sabiedrību – pašvaldību iedzīvotājus un uzņēmējus. Tāpēc papildu pašvaldību IT sistēmu attīstībai ir jādomā par pašvaldību darbinieku un sabiedrības digitālo izglītošanu. Latvijas pašvaldību IT attīstību jau ilgus gadus veicina SIA “ZZ Dats” izstrādātā Vienotā pašvaldību sistēma, ar kuras palīdzību pašvaldību darbiniekiem tiek nodrošināts daudzu funkciju atbalsts.

Tikai īpašos gadījumos tiek pieprasīta nodokļu maksātāju iesaiste

Ilustrējot pašvaldību sasniegumus IT sistēmu attīstībā, jāmin nekustamā īpašuma nodokļa administrēšanas sistēma, kas sasniegusi vērā ņemamus efektivitātes rādītājus. Tā, piemēram, pēc 2021.gada pašvaldību administratīvi teritoriālās reformas vairākās vidēja izmēra pašvaldībās nekustamā īpašuma nodokļa (NĪN) administrēšanu spēj veikt 1-2 pašvaldības speciālisti, nodrošinot pašvaldībai NĪN ieņēmumus vairāku miljonu eiro apmērā. Daudzu gadu laikā nekustamā īpašuma nodokļa aprēķina process ir kļuvis efektīvāks, piemēram, nodrošinot datu automātisku apstrādi NĪN aprēķinam un automātiskai atvieglojumu iedzīvotājiem pielietošanai. Un tikai īpašos gadījumos tiek pieprasīta nodokļu maksātāju iesaiste iesniedzot atvieglojumu pamatojumu dokumentus, ja attiecīgie dati pašvaldībai nav pieejami valsts nozīmes sistēmās un reģistros.

Nākamais ilustratīvais piemērs procesu pašvaldību darba efektivizēšanā ir pašvaldību sociālā palīdzība. Sociālās palīdzības pakalpojums ir administratīvi sarežģīts. Sākot ar iedzīvotāja statusa izvērtēšanu, lēmuma pieņemšanu, un noslēdzot ar lēmuma izpildi, piemēram, pārskaitot sociālo pabalstu. Lai padarītu sociālo dienestu darbu efektīvāku, jau daudzās pašvaldībās sociālās palīdzības administrēšanas sistēmā radītie dokumenti, lēmumi automātiski tiek reģistrēti pašvaldības dokumentu vadības sistēmā, tā mazinot pašvaldību darbinieku dubultā darba slogu. Lēmumi par sociālā pabalsta izmaksu tiek elektroniski saskaņoti un uzglabāti, kā arī pašvaldības grāmatvedībā izpildei tiek nodoti automātiski. Visi šie procesi prasa datu vairākkārtēju apstrādi un ievadi dažādās sistēmās, savukārt nodrošinot šo procesu transformāciju, tiek samazināta datu vairākkārtējas ievades nepieciešamība un digitalizēts process. Tādējādi, izmantojot SIA “ZZ Dats” izstrādāto sistēmu kopu pašvaldībā – ar vidēji gadā izveidotiem 20-30 tūkstošiem dokumentu, digitāli transformējot šo procesu, tiek iegūta vismaz 40 tūkstošu eiro ekonomija gadā vienai vidēja izmēra pašvaldībai – vienam konkrētam pašvaldības procesam.

Liela nozīme automātiskai datu pārbaudei valsts nozīmes reģistros

Protams, ir pašvaldībās ieviesti IT risinājumi, kuri skar arī plašāku sabiedrību. Viens no šādiem risinājumiem ir SIA “ZZ Dats” izstrādātais pirmsskolas izglītības iestāžu rindu reģistrs. Komplicētais risinājums no vienas puses nodrošina iespēju bērnu likumiskajiem pārstāvjiem iesniegt pieteikumu bērnu ievietošanai pirmsskolas izglītības iestāžu reģistrā to izdarot elektroniski e-pakalpojumu portālā www.epakalpojumi.lv. Jāuzsver, ka šī procesa efektivitātes pamatā, kā varētu domāt, nav iespēja bērna likumiskajam pārstāvim attālināti iesniegt vai precizēt savu pieteikumu, bet gan veidā, kā šis pieteikums tālāk tiek pašvaldībā apstrādāts.

Procesa efektivitāti nodrošina tas, ka bērna likumiskā pārstāvja iesniegto datu pārbaude valsts nozīmes reģistros notiek pilnībā automātiski, un pašvaldības darbiniekam nav jāiesaistās pieteikumā norādīto datu manuālā pārbaudē (izņemot īpašos gadījumus, kuros manuāli tiek izvērtētas reģistra prioritātes, un nepieciešamo datu ieguve nav iespējama no valsts nozīmes vai pašvaldību IT sistēmām). 2024.gada 8 mēnešos šis pakalpojums daļā no Latvijas pašvaldībām lietots gandrīz 300 000 reizes un kopumā reģistrēti nepilni 75 tūkstoši pieteikumu (avots: www.epakalpojumi.lv lietošanas statistika), kas kopā šajā pašvaldību daļā radījis resursu ietaupījumu vismaz 125 tūkstošu eiro apjomā. Nemaz neskaitot to laika ekonomiju, ko iegūst bērnu likumiskie pārstāvji attālināti saņemot šo pakalpojumu.

Šie iepriekš minētie piemēri ir tikai daži no pašvaldību procesiem, kuros izmantojot integrētas IT sistēmas un elektronizējot un digitalizējot pašvaldību procesus pašvaldībās tiek ieekonomēti simti tūkstoši eiro pašvaldību budžeta līdzekļi.

Manuālā darba vēl pārāk daudz

Tomēr jāatzīst, ka nevar ieslīgt arī pašapmierinātībā. Jau pašlaik redzami daudzi procesi, kuru attīstība un investīcijas to pilnveidē ir jāveic arī turpmāk. Piemēram, 2023. gadā visu Latvijas pašvaldību sociālajos dienestos kopā ir apstrādāti 860 tūkstoši mājokļu pabalsta lūgumu un 516 tūkstošos gadījumu mājokļu pabalsts pārskaitīts komunālo un citu pakalpojumu sniedzējiem kopumā 46 miljonu eiro apmērā. Pašlaik šajā procesā ir daudz manuālā darba tieši pakalpojuma pieprasīšanas brīdī, jo iedzīvotājiem nepieciešams apmeklēt dienestus klātienē, un iedzīvotāju uzrādīto komunālo pakalpojumu rēķinu datus speciālistiem nepieciešams ievadīt manuāli. Arī komunālo pakalpojumu sniedzēju pusē pašvaldības atbalsta datu apstrāde prasa zināmu administratīvo slogu. Mēs redzam, ka šajā gadījumā ir visi priekšnosacījumi procesu digitalizēšanai un efektivitātes celšanai.

Transformējot šo procesu, iespējams padarīt to pašvaldību iedzīvotājiem draudzīgāku, kā arī būtiski ekonomēt pašvaldības ieguvumus. Aptuveni rēķinot iespējamos ieguvumus – tikai Latvijas pašvaldībās vien gadā izdotos ietaupīt vismaz vienu miljonu eiro! Diemžēl ir jomas, kurās “buksē” procesu efektivitātes celšana ne tikai Latvijas pašvaldībās, bet visā Latvijas komercdarbības sektorā. Un piemērs šeit ir strukturētu rēķinu datu (tautā sauktu e rēķinu) datu apmaiņa starp komersantiem un publisko sektoru. Lai arī 2019. gadā ar Ministru kabineta noteikumiem tika noteikts elektroniskā rēķina standarts, joprojām Latvijas pašvaldību saņemto e-rēķinu īpatsvars sastāda vien pāris procentus. E rēķinu sagatavošanā pašvaldībām veicas labāk un redzam, ka labākās pašvaldības lielāko juridiskām personām adresēto rēķinu piegādi organizē elektroniski un izmantojot e-rēķina formātu.

Nākotnē efektivitāti sniegtu ikkatra iedzīvotāja datu deklarēšanas sistēma

Situācijā, kad pašvaldības sistēmās tiek uzkrāti daudz un apjomīgi dati, ir nepieciešams pašvaldībām sākt gudri izmantot šos datus datos balstītu lēmumu pieņemšanā. Jau pašlaik SIA “ZZ Dats” desmit pašvaldībām ir piegādājis tehnisko risinājumu pašvaldības datu apstrādei un datos balstītu lēmumu pieņemšanai. Sākot ar detalizētu analīzi sociālās palīdzības datos, demogrāfijā un migrācijā, ekonomiskajā attīstībā – būvniecībā un nekustamā īpašuma darījumu analīzē, uzņēmējdarbības analīzē un deklarēto iedzīvotāju nodarbinātībā. Pašvaldību darbs ar savu, operatīvo datu analītiku ļauj reaģēt daudz ātrāk, kā to iespējams iegūt valsts līmeņa statistiskajos pārskatos, kuros vietumis informācija tiek aktualizēta ar līdz pat pusotra – divu gadu kavēšanos.

Piemēram, izmantojot operatīvos pašvaldību datus, ir iespēja pašvaldības vadībai nodrošināt aktuālu un operatīvu informāciju par pašvaldībā saņemtā iedzīvotāju ienākumu vai nekustamā īpašuma nodokļa izpildi, operatīvi pamanīt turbulences un identificēt iespējamus riskus.

Attīstot pašvaldību IT saimniecību, aizvien vairāk domājam par moderniem iedzīvotāju identitātes risinājumiem. Pie tam tādiem, kuri risina ne tikai iedzīvotāju identitātes jautājumus, bet arī kalpo abpusējai saziņai starp iedzīvotāju un pašvaldību, kā arī ir pamats iedzīvotāju identificēšanai pakalpojumu sniegšanā un uzskaitē. Šāda veida mobilo lietotni esam ieviesuši sešās pašvaldībās, un jau pašlaik mobilā lietotne nodrošina iespēju iedzīvotājiem sagatavot iesniegumus un pieteikumus, vērsties ar ziņojumu pašvaldības policijā vai pieteikt pašvaldības infrastruktūras problēmas. Savukārt nākotnē raugāmies šo pašvaldību iedzīvotāju mobilo lietotņu risinājumu integrācijā ar valsts Atvieglojumu vienoto informācijas sistēmu un dažādiem pakalpojumu sniedzējiem, lai efektīvi un precīzi nodrošinātu pašvaldības sniegto atvieglojumu uzskaiti un pārvaldību.

Šis ir nozīmīgi gan dažādu sabiedrības grupu transporta pārvadājumos, gan izglītojamo ēdināšanas pakalpojuma sniegšanā, kā arī citos pakalpojumos, kurus daļēji vai pilnībā finansē pašvaldība no pašvaldību budžeta līdzekļiem. Ir daudzi pašvaldību pakalpojumi, kuri varētu tikt sniegti iedzīvotājiem daudz efektīvāk un bez pašvaldību iesaistes, piemēram, izsniedzot atbalstu visiem pirmklasniekiem – trūcīgās un maznodrošinātās ģimenēs, vai sniedzot atbalstu senioriem noteiktos gadījumos. Taču šo kavē datu neesamība par iedzīvotājiem. Tāpēc gribētu teikt, ka valstī efektivitātes paaugstināšanai nepieciešams ieviest ikkatra iedzīvotāja datu deklarēšanas sistēmu, kurā iedzīvotājs deklarētu savu bankas kontu pabalstu un atbalsta pārskaitījumiem, e-pastu saziņai ar pašvaldību un valsti, mobilā tālruņa numuru operatīvas saziņas organizēšanai.

Nodrošinot šo datu valstisku uzskaiti pašvaldībās un arī valsts iestādēs pakalpojumu sniegšanu būtu iespējams nodrošināt daudz efektīvāk – ļoti transformējot publiskā sektora iestāžu darbību un kļūstot par patiesi digitālu valsti.