23.februārī dažos plašsaziņas līdzekļos un sociālajos tīklos tika izplatīts lakonisks paziņojums par to, ka Uzņēmumu reģistra (UR) reģionālās nodaļas nestrādā tehnisku iemeslu dēļ: «Tehniskie iemesli saistīti ar UR datubāzēm, kuras nedarbojas. UR informācijas tehnoloģiju speciālisti mēģina novērst problēmas, taču pagaidām tas nav izdevies. Tāpat nav iespējams prognozēt, kad UR atsāks darbu.»
Uzreiz jāteic, ka 25 gadu UR pastāvēšanas vēsturē šis ir pirmais gadījums, kad iestājusies šāda iestādes darbības paralīze. Iespējams, ka vairākumam Latvijas uzņēmēju tas pat nešķiet ārkārtīgi būtiski un šis fakts paskrējis garām nepamanīts. Tomēr, paraugoties uz šo gadījumu no tā izrietošajām sekām, sākot ar valsts informācijas sistēmu lielo ietekmi uz ikdienas procesiem (piemēram, savlaicīga un juridiski ticamu datu apmaiņa starp valsts un pašvaldību iestādēm) un beidzot ar to, ka, slēdzot darījumu, vēlamies uzzināt un būt arī 100% pārliecināti par UR reģistros esošo datu ticamību. Šis gadījums liek uzdot virkni jautājumu.
Kāds bija «paralīzes» patiesais cēlonis? 01.03.2016. DB rakstā «Elektroniskās sistēmas paralīze signalizē par riskiem» varēja lasīt, ka ārkārtas situācija radusies tehnisku iemeslu dēļ un būs vajadzīgs gan finansējums sistēmas uzlabošanai, gan speciālisti, kas tos ieviestu. Tika arī norādīts uz to, ka tehnoloģijas strauji attīstās un UR ir vajadzīga jauna sistēma. Jāteic, ka ne rakstā, ne publiskos paziņojumos vēl aizvien nav skaidri pateikts – kāds bija «paralīzes» cēlonis? Vai, ņemot vērā UR kā viena no valsts svarīgākajiem reģistriem lielo ietekmi un nozīmi, nebūtu jāsaņem skaidra atbilde vispirms uz šo jautājumu? Tāpat tas rada papildjautājumus, jo nav saprotams, kā iepriekš vairāku gadu garumā, neraugoties uz tehnoloģiju straujo attīstību un normatīvo aktu daudzajām izmaiņām, UR šādas ārkārtas situācijas bija veiksmīgi gājušas secen? Papildus jāņem vērā apstāklis, ka jau 2015.gada novembrī noslēdzās UR sistēmu audits, kurā tika veikts informācijas tehnoloģiju pārvaldības un informācijas sistēmu izvērtējums. Tādēļ, visticamāk, iestāde jau bija informēta par IT situāciju un līdz ar to arī bija iespēja veikt preventīvas darbības, lai ārkārtas stāvoklis neiestātos.
UR paziņojuma redzamā daļa tomēr ir pretrunā faktiem – jau 24.februāra rītā vērīgākie varēja konstatēt, ka iestāde iepriekšējā dienā tomēr ir reģistrējusi vairāk nekā 900 reģistrācijas darbību – bija piereģistrēti 78 jauni komersanti, veiktas 60 juridisko adrešu nomaiņas, reģistrētas 113 amatpersonu maiņas utt. Papildus jāatzīmē, ka UR atkalizmantotāji (būdami UR klienti), kuri šo informāciju saņem un uz tās pamata veido pakalpojumus, tostarp klientiem piedāvā arī regulārus monitoringus par aktuālajām izmaiņām, šoreiz šīs ziņas noteiktajā laikā tomēr nebija saņēmuši, un nav arī skaidrs, vai tās saņēma citas valsts informācijas sistēmas – Valsts ieņēmumu dienests, Zemesgrāmata u.c. Šis fakts, ņemot vērā publisko paziņojumu, izraisīja jaunas neskaidrības. Piemēram, uzņēmējs, dodoties uz banku ar valsts notāra elektroniski parakstītu lēmumu, vēlējās veikt attiecīgas izmaiņas, balstoties uz jaunreģistrēto informāciju UR, tomēr bankas darbinieks, nevarēdams pārliecināties par ziņu patiesumu un vienlaikus zinot, ka reģistra datu bāzes iepriekšējā dienā nav strādājušas, un tajā pašā laikā cenzdamies ievērot iekšēji noteiktās kontroles procedūras, bija spiests šajā situācijā laipot un meklēt risinājumu jau savai, nevis UR ārkārtas situācijai. Šis precedents rada pārdomas gan par tehnoloģiju lielo ietekmi uz mūsu ikdienu, gan par negadījuma patiesajiem iemesliem un tālejošajām sekām, kādas var izraisīt neskaidru paziņojumu publiskošana. Vajadzētu saprast, kas tiks darīts, lai nākotnē šādas situācijas vairs neatkārtotos.
Ir vairākas atziņas, kas gūtas no šī gadījuma. Pirmā – plānošana. Nevar noliegt, ka straujā tehnoloģiju attīstība liek domāt par IT sistēmu modernizāciju, bet tas nav jāveic kampaņveidīgi, kad valsts institūcijas/ministrijas/politiskie spēki, savstarpēji konkurējot, izsalkuši raugās ERAF fondu līdzekļu virzienā. Sistēmu atbilstība biznesa prasībām (piemēram, veiktspēja, palielinoties slodzei utt.) jāmonitorē un līdz ar to līdzekļi tai arī jāpiešķir nevis kampaņveidīgi, bet regulāri, un ne vienmēr to var skatīt tik šaurā leņķī kā, piemēram, cik naudas būs nepieciešams sistēmas attiecīgajiem papildinājumiem, kas atrunāti normatīvā akta izmaiņām anotācijā pievienotajā sadaļā – ietekme uz valsts budžetu. Uzraudzība – tāpat jāseko līdzi, vai pasūtīto sistēmu izmaiņu izstrāde patiešām tiek ieviesta noteiktajā termiņā un kā pasūtītās izmaiņas sadarbojas ar pārējo sistēmu funkcionalitāti. Servisa nodrošināšana – valsts iestāde ir ne tikai juridisko faktu reģistrēšanas institūcija, bet vienlaikus arī servisa nodrošinātāja. Pakalpojuma sniegšana klientiem atbilstoši servisa un kvalitātes standartiem ir tas, ko ikviena privātpersona šobrīd sagaida no publiskā sektora, tādēļ svarīgi, lai klients ar noteikto servisa līmeni varētu rēķināties un uz to paļauties. Atbildība – ja pārvaldība, plānošana, uzraudzība un serviss netiek nodrošināts atbilstoši prasībām, tad rodas jautājums – kurš par to atbild, kurš sedz nodarītos zaudējumus par iestādes dīkstāvi, par uzņēmēju lieki patērēto laiku, nesaņemto pakalpojumu utt.?