Akcionāri var piedalīties sapulcē personiski vai ar savu likumisko pārstāvju vai pilnvarnieku starpniecību.
Ventspils naftas akcionāriem ir jāinformē uzņēmuma valde par akcionāru pārstāvjiem un pilnvarniekiem, kuri piedalīsies akcionāru sapulcē, iesniedzot pilnvaru vai pilnvarojumu apliecinošu dokumentu kopijas, vismaz piecas dienas pirms akcionāru sapulces.
Db.lv jau informēja, ka nopietna situācija šobrīd ir izveidojusies ar VN 2009. gada pārskatu apstiprināšanu. Tā kā asociētais uzņēmums Latvijas kuģniecība nav sagatavojusi auditētus pārskatus un sasaukusi kārtējo akcionāru sapulci LK auditēto 2009. gada pārskatu apstiprināšanai, arī VN nevar pabeigt un apstiprināt savus 2009. gada pārskatus, kā sākotnēji bija plānots.