IT būtiski atvieglo ikdienas darbu ikvienā jomā, taču nereti nākas saskarties ar problēmsituācijām, kad sākotnēji veiksmīgi iecerētie uzlabojumi ar IT palīdzību vai nu izgāžas, vai nesasniedz iecerēto
Viens no klupšanas akmeņiem – nepareizi formulētas vajadzības, kā dēļ pasūtījuma izpildītājs nespēj piegādāt vēlamo produktu. Pirmais uzdevums pasūtītājam ir precīzi definēt, kādām biznesa vajadzībām nepieciešamas attiecīgās tehnoloģijas un kādi ir sasniedzamie mērķi pēc to ieviešanas, teic SIA Tieto valdes priekšsēdētājs Elmārs Gengers.
«Nereti uzņēmums definē – vajag dokumentu pārvaldības sistēmu. Taču pēc tās ieviešanas secina – nē, tomēr vajag kvalitātes vadības sistēmu. Tāpēc pareizākais ceļš pirms iepirkuma ir kopā ar potenciālajiem konkursa dalībniekiem noskaidrot, kādas ir vajadzības un kāds produkts jārada,» viņš uzsver. Kad kļūst skaidra nepieciešamā specifikācija, var izsludināt konkursu.
Izvēloties pasūtījuma izpildītāju, nevajag vadīties pēc lētākā piedāvājuma principa. «Jāizvēlas saimnieciski izdevīgākais piedāvājums, kas nodrošina zemākas izmaksas un ir arī reālistisks no darbu izpildes viedokļa. IT nozarē nav iespējams salikums – ātrākais, lētākais un labākais. Ne jau darbu izpildes termiņš, bet precīza klienta vajadzību nodrošināšana ir būtiskākais kritērijs,» viņš uzskata.
E. Gengers akcentē pareizi un skaidri sastādīta līguma nepieciešamību, kurā atrunātas pasūtītāja un izpildītāja tiesības un pienākumi, detalizēti atrunāti pasūtījuma kvalitātes parametri. «Līgumā ir jābūt precīzi definētam uzdevumam un pasūtījuma izpildes procesam. To nedrīkst aizstāt ar vienu neko neizsakošu ierakstu, ka piegādātājs izpildīs projektu atbilstoši pasūtītāja vēlmēm. Diemžēl daudzi vietējie IT uzņēmumi nekonkrētiem nosacījumiem piekrīt. Ja līgumā ir punkts, ka jāpiegādā kvalitatīva sistēma – rodas jautājums – kādi ir kvalitātes kritēriji, pēc kuriem pasūtītājs spriedīs, vai piegādātājs kvalitāti ir nodrošinājis vai nē,» akcentē Tieto vadītājs. Vērtējot interjera kvalitāti, var redzēt, vai šuves ir aizpildītas kvalitatīvi, vai viss ir precīzi nokrāsots un apstrādāts; nav tik lielas nepieciešamības atrunāt katru detaļu. Turpretī IT jomā par kvalitātes kritērijiem var stundām strīdēties, ja iepriekš nav precīzi definētas visas nianses.
Iepirkums IT jomā nav vienas reizes pasākums, kā iegādājoties kancelejas preces vai automašīnu. «Programmatūras iegāde ir process – sadarbība gada garumā un pat ilgāk. Ja kādu konkrētu sistēmu lietojam vienam mērķim, bieži būs tā, ka tā nederēs cita procesa vadīšanai. Kas der vienam uzņēmumam, neder citam. Ir atšķirīgas prasības katrai konkrētajai kompānijai, tāpēc būtiski saprast savas problēmas un vajadzības, nevis skatīties, kas ir kaimiņam, un pēc tā parauga tad arī pirkt programmatūru,» skaidro E. Gengers. Projekta izstrādes laikā svarīgi cieši sadarboties pasūtītājam ar piegādātāju – testēt programmatūru dažādās gatavības stadijās, lai saprastu, vai produkts būs pielietojams noteiktajiem mērķiem. «Daudz grūtāk ir mainīt jau pabeigtu procesa vadības sistēmu. Tādēļ nepieciešams definēt mērķus vismaz turpmākajiem diviem gadiem, bet vienlaikus būt spējīgiem operatīvi sadarboties, ja nepieciešams veikt izmaiņas procesa laikā. Nav jābaidās, ja kaut ko nezinām vai kļūdāmies uzstādījumos. Daudz vērtīgāk ir uzreiz atzīt kļūdu un operatīvi mainīt uzstādījumus. Mūsdienu IT iespējas ļauj starpposmos veikt programmatūru testēšanu,» uzsver Tieto vadītājs.