Publiskā sektora iepirkumos, tostarp kritiski svarīgu IT infrastruktūru un programmatūru izstrādē, noteicošais aspekts nereti ir tieši cena. Bieži tiek meklēts saimnieciski izdevīgākais piedāvājums vai arī cena ir noteicošais faktors vērtējumā, dodot priekšroku lētākajam risinājumam, tomēr lētākais ne vienmēr ir labākais un izdevīgākais ilgtermiņā.
Lai sekmētu tādu IT sistēmu izstrādi, kas patiešām kalpo gala lietotāju vajadzībām, turklāt, ir pielāgojamas tehnoloģiju attīstībai, vienlīdz svarīgi aspekti ir arī izstrādātāja pieredze, atsauksmes, piedāvātais tehnoloģiskais risinājums un ilgtspēja. Tieši ilgtspēja kļūst par aizvien svarīgāku iepirkumu komponenti, domājot ne tikai par IT risinājumu ietekmi uz vidi, bet arī par iespējām attiecīgo sistēmu izmantot ilgtermiņā, netērējot lielus budžeta līdzekļus par uzturēšanu un pilnveidošanu. Zaļās komponentes iekļaušana infrastruktūras un programmatūras izstrādes iepirkumos kļūst arvien izplatītāka gan publiskajā, gan privātajā sektorā visā pasaulē. Šīs prakses mērķis ir samazināt izstrādes un ekspluatācijas ietekmi uz vidi, veicinot energoefektivitāti, atjaunojamo enerģijas avotu izmantošanu un ilgtspējīgu resursu pārvaldību.
Vai gribot ietaupīt samaksājam divreiz?
Saimnieciski izdevīgākā piedāvājuma izvēle pirmajā brīdī šķiet loģisks solis, domājot par racionālu budžeta līdzekļu izlietojumu, taču šeit der atcerēties seno latviešu tautas teicienu par skopo, kurš maksā divreiz. Nereti tieši sākotnēji lētākais piedāvājums ilgtermiņā var izrādīties daudz dārgāks, piemēram, piegādātāji, kuri piedāvā viszemāko cenu, var izmantot lētākus materiālus vai metodes, kas var rezultēties zemas kvalitātes gala produktā; zemākā cena var arī nozīmēt nelielu pieredzi vai kompetenču trūkumu u.tml. Tāpat var veidoties situācijas, kad izstrādātājam, kurš piedāvā zemāko stundas likmi, darba veikšanai nepieciešams daudz lielāks kopējais stundu skaits. Sākotnēji šķietamie ietaupījumi var radīt augstākas izmaksas ilgtermiņā, jo var būt nepieciešami papildus labojumi, uzturēšana vai pat aizstāšana agrāk, nekā tas būtu kvalitatīvāka risinājuma gadījumā.
Atsauksmju un iepriekšējās pieredzes izvērtējums
Kam tad būtu jāpievērš uzmanība, lai publiskais sektors iegūtu risinājumu, kas ir ne tikai atbilstošs tehnoloģiju attīstībai, bet arī ilgtspējīgs un pielāgojams nākotnes prasībām? Ļoti svarīgi pievērst pastiprinātu uzmanību pretendenta pieredzei, patiešām iedziļinoties iepriekš īstenotajos projektos un klientu atsauksmēs, neuztverot tās kā formālu lietu, kas nemaz netiek pārbaudīta. Privātajā sektorā, meklējos jaunus darbiniekus vai sadarbības partnerus, šāda prakse ir ierasta. Iespējams, to var izmantot arī publiskajā sektorā.
Ietekmes uz vidi izvērtējums
Domājot par IT sistēmu izstrādi, svarīgi ņemt vērā arī to, kāda ir piedāvātā risinājuma ietekme uz vidi, piemēram, vai tiek domāts par iespējām samazināt enerģijas patēriņu un CO2 pēdu, vai tiek pielietota dzīves cikla analīze, kas novērtē programmatūras vides ietekmi visā ciklā - no izstrādes līdz izbeigšanai, vai tiek izmantoti ilgtspējīgas programmatūras principi un prakses u.c. Tikpat būtiski ir pievērst uzmanību izstrādātāja ilgtspējas politikai kopumā, piemēram, vai uzņēmumam ir sertifikāti, kas apliecina paveikto vides pārvaldības sistēmas attīstīšanā, uzturēšanā un pilnveidošanā. Viens no šādiem sertifikātiem ir ISO 14001, kas liecina par atbildīgu attieksmi pret vides jautājumiem. Vienlīdz svarīgi atcerēties, ka ilgtspēja nav tikai stāsts par uzņēmuma rūpēm par vidi – tā ir arī atbildīga attieksme pret darbiniekiem, investīcijas komandas profesionālajā pilnveidē, orientēšanās uz rezultātu, augstu kvalitāti u.c.
Detalizētas tehniskās specifikācijas radītie riski
Tas, cik veiksmīgs būs gala rezultāts, lielā mērā ir atkarīgs arī no tā, kā pasūtītājs ir formulējis uzdevumu. Ņemot vērā straujo tehnoloģiju attīstību un to, ka valstiski svarīgu IT sistēmu izstrāde var ilgt vismaz divus vai trīs gadus, ļoti detalizēta tehniskā specifikācija, aprakstot katru funkciju un detaļu, projekta sākumā var nozīmēt, ka risinājums ātri novecos un būs nepieciešamas papildus investīcijas tā modernizēšanā vai pārveidošanā. Pasūtītājam jābūt kompetentam, izprotot, kas ir labā prakse attiecībā uz tehnoloģijām, arhitektūru u.tml., lai spētu izvērtēt un salīdzināt piedāvājumus. Ir jānosaka, kāds ir IT sistēmas mērķis, kādas ir gala lietotāju vēlmes un vajadzības, ko sistēmai ir jāspēj darīt, un visam pārējam ir jānāk no izstrādātāja. Tieši sistēmas izstrādājam ir jāspēj piedāvāt tehniski atbilstošākais risinājums, ņemot vērā lietotāju pieredzi, ietekmi uz vidi, dzīves cikla analīzi, enerģijas patēriņu, ja iespējams, arī atjaunojamo enerģijas avotu izmantošanas iespēju u.c. Šeit jāatceras, ja tieši iteratīvā (agile) un elastīga pieeja nodrošinās, ka risinājums spēs pielāgoties tehnoloģiju attīstībai pēc pāris mēnešiem, gada un vairākiem gadiem.
Sekmēt izstrādātāju motivāciju un gatavību iesaistīties
Tikpat būtiski ir arī dažādi instrumenti, kas motivē izstrādātājus ieguldīt projektā nepieciešamos resursus un uzmanību, sekmējot projekta izpildes kvalitāti un iekļaušanos termiņos. Šobrīd izplatīta prakse iepirkumu procedūrās ir demo projekta iesniegšana – visbiežāk nepieciešams izstrādāt kādas funkcijas paraugu. Ir izstrādātāji, kurus tas attur, jo jāiegulda lielus resursus bez garantijas šo projektu īstenot. No otras puses, ir saprotama pasūtītāja vēlme pārliecināties, kā pretendenti strādā. Abām pusēm izdevīgs risinājums ir testa sadarbība ar diviem, trijiem piemērotākajiem pretendentiem, vienojoties par kāda elementa izstrādi. Šī testa sadarbība ļauj novērtēt ne tikai profesionālo kompetenci, bet arī izpratni par pasūtītāja pārstāvēto nozari, lietotāju vajadzībām, kā arī pretendenta pieeju un darba kultūru. Lai gan iesākumā tas patiešām nozīmē papildus izmaksas, ilgtermiņā tas atmaksājas, jo pasūtītājs iegūst padziļinātu izpratni par procesu, kopīgi tiek identificētas papildus funkcijas, kas nepieciešamas, vai tieši pretēji – noteiktas liekās funkcijas, un visbeidzot – pasūtītājs iegūst uzticamu un pārbaudītu partneri, ar ko spēj veiksmīgi sastrādāties. Domājot par veiksmīgāko risinājumu dažādu, jo īpaši kritiski svarīgu, valsts IT infrastruktūru un programmatūru izstrādē, jāņem vērā, ka noteicošais ir tieši spēja radīt ilgtspējīgu un elastīgu sistēmu, gan domājot par tehnoloģiju attīstību nākotnē, gan lietotāju vajadzībām, kas laika gaitā var mainīties. Ja sistēma ir pielāgojama, piemēram, vienkārši izslēdzot kādu funkciju vai pievienojot citu, ja tā ir vienkārša un saprotama lietotājam un draudzīga videi, tas nozīmēs ne tikai finansiālu ietaupījumu, bet arī apmierinātākus lietotājus, kuri būs gatavi biežāk izmantot valsts piedāvātos e-pakalpojumus, radot jaunus, tālejošākus ieguvumus.
