Viens no būtiskākajiem instrumentiem produktivitātes un darbības rādītāju celšanai ir darbinieku efektivitātes mērījumi. Tādēļ tieši šobrīd – ekonomiskās lejupslīdes laikā – arvien vairāk uzņēmumu sāk interesēties par darba izpildes novērtēšanas nepieciešamību.
Kaut arī darbinieku novērtēšana nav jauns jēdziens uzņēmējdarbībā un daļā uzņēmumu tā iedzīvināta, uzliekot par pienākumu katram vadītājam novērtēt padoto veikumu, tomēr tā kā vadītāji ir dažādi, tad arī darba izpildes vērtējumi ir dažādi, nesniedzot vienotu, detalizētu informāciju uzņēmuma darbības attīstīšanai. Viens vadītājs skrupulozi vērtē, vai darbinieks ir ieradies laikā un uzturējies darbā noteikto skaitu stundu, cits vērtē, vai padotie nepieļauj kļūdas, savukārt vēl cits – vai darbinieks sasniedz budžetu utt. Lai nodrošinātu vienotu darbinieku vērtēšanu uzņēmumā, ir jāievieš darba izpildes novērtēšanas sistēma.
Pareizi piemērota darba izpildes vērtēšanas sistēma uzņēmuma vajadzībām un mērķiem, ceļ ne tikai produktivitāti, bet atrisina arī virkni citus uzņēmumam būtiskus jautājumus – darbiniekam piemērotu mācību nepieciešamību, efektīvu informācijas apmaiņu uzņēmuma iekšienē, racionālu, uz faktiem balstītu lēmumu pieņemšanu u.c. Pareizi piemērota darba izpildes vērtēšanas sistēma kļūst par saikni starp uzņēmuma nospraustajiem mērķiem un rezultātiem, palielinot uzņēmuma konkurētspēju tirgū.
Vairs nav tie laiki, kad uzņēmumi var atļauties maksāt tikai par procesu, šobrīd atlīdzībai ir jābūt atbilstoši sasniegtajiem rezultātiem. Piemēram, pārdošanā darba samaksai jābūt atkarīgai no pārdoto vienību apjoma, vai tā atbilst izvirzītajam mērķim, tāpat jānosaka, kas ietekmējis pārdošanu (kompetence un zināšanu trūkums, pieredze, palīglīdzekļi utt.), kādas bijušas izmaksas uz vienu darbinieku, kļūdu skaits u.c. Šāda pieeja ļauj paskatīties uz to, ko iespējams uzlabot, cik liels efektivitātes potenciāls netiek izmantots.
Turklāt, veiksmīgi iedzīvinot darba izpildes vērtēšanas sistēmu, arī pats darbinieks to var piemērot sava darba vērtēšanai pie noteikuma, ja vadītājs ir noteicis gan sasniedzamo mērķi, gan vēlamo darba izpildes līmeni. Liela daļa cilvēku ļoti veiksmīgi veic pašvērtējumu, līdz ar to mērķi darbojas arī kā darbinieku pašmotivators.
Ne velti ir teiciens, ka mehānisms ir tik vājš, cik vājš ir tā vājākais posms. Tas pats attiecināms arī uz uzņēmuma komandu, kuras kopējais rezultāts ir atkarīgs no katra atsevišķa darbinieka. Piemēram, ja viens cilvēks departamenta ietvaros netiek veiksmīgi galā ar saviem pienākumiem, tas atspoguļojas uz visa departamenta darbu. Tādēļ ir būtiski katram darbiniekam noteikt reāli sasniedzamus mērķus, lai perioda beigās būtu iespējams izvērtēt, vai tie veiksmīgi sasniegti, vai nē un kas bijis par iemeslu zemākai efektivitātei, tādējādi mēģinot labot kļūdas un likvidēt traucēkļus padotā darbam.
Mērķiem ir jābūt izaicinošiem, savukārt atalgojumam jābūt atkarīgam no mērķu sasniegšanas. Tādējādi darbinieks būs motivēts domāt, kā uzlabot procesus, vai attīstītu savas kompetences jauno mērķu sasniegšanai. Ja pareizi darbojas darba izpildes novērtēšanas sistēma, tad darbinieki nav jāspiež iet uz mācībām, viņi paši zina, ko grib iemācīties, kas viņiem noderēs mērķu sasniegšanai.
Ar efektīvu darba izpildes vērtēšanas sistēmu iespējams noteikt spējīgākos darbiniekus, kuriem var uzticēt lielāku mērķu sasniegšanu. Piemēram, ja darbinieks paredzēto astoņu stundu vietā strādā trīs vai četras, tas ne vienmēr nozīmē, ka viņš ir slikts darbinieks, iespējams, viņš sev uzliktos pienākumus atšķirībā no citiem ir spējīgs izpildīt ātrāk. Šāda darbinieka produktivitāte ir lielāka, tādēļ uzņēmums var izmantot viņa potenciālu lielāku mērķu sasniegšanai.
Vadītājam šī sistēma palīdz vadīt darbiniekus, palīdz saskatīt ikdienas darba procesa vājās vietas un iespējas. Palīdz būtiski ieekonomēt darba un laika resursus, kas atspoguļojas peļņas rādītājos.