Nākotnē uzņēmumi daudz lielāku uzmanību pievērsīs attālinātam darbam, un par to aktīvi jādomā arī valsts iestādēm. Nesen Valsts nekustamie īpašumi īstenojuši biroja centralizāciju, pārvietojot birojus no trim adresēm uz vienu, un pirmie rezultāti jau redzami – darbinieku savstarpējā sadarbība ir uzlabojusies, kā arī gūts būtisks izmaksu ietaupījums. Biroju centralizācija ir valsts pārvaldē strādājošo uzņēmumu nākotne, intervijā "Dienas Biznesam" uzsver VAS "Valsts nekustamie īpašumi" (VNĪ) valdes priekšsēdētājs Renārs Griškevičs.
VNĪ pēdējo gadu laikā veikta pārmaiņu stratēģija – kas līdz šim paveikts tās ietvaros?
Esam strādājuši vairākos virzienos, pievēršot uzmanību procesu digitalizācijai, efektivizācijai un centralizācijai. Viena no nozīmīgām stratēģiskajām prioritātēm, ko pēdējā laikā esam paveikuši, ir VNĪ biroja centralizācija, pārceļoties no trim adresēm uz vienu – Talejas ielā 1. Līdz ar šo pārcelšanos esam izveidojuši mūsdienīgu valsts pārvaldes iestādes biroju. Šis solis uzlabojis uzņēmuma darba efektivitāti un ļauj ietaupīt valsts budžeta līdzekļus. Birojā īstenots pilnīgi jauns, aktivitātēs bāzēts koncepts, sadalot biroju zonās, un tajā nevienam – pat valdes priekšsēdētājam – nav sava kabineta, tādēļ sadarbība starp kolēģiem notiek ik brīdi. Ieguvumi ir vērojami jau uzreiz – notiek aktīvāka sadarbība un komunikācija starp kolēģiem un nodaļām, kā arī regulāra ikdienas komunikācijas apmaiņa. Tā rezultātā vairs nav tik bieži jāorganizē speciālas sapulces, jāsauc kolēģi uz sarunām kabinetā, bet, blakus sēžot, var apmainīties viedokļiem – komunikācija notiek raiti, un nav nekādu pārrāvumu, uzlabojas darbinieku iesaiste. Šis modelis ir piemērojams arī citām valsts pārvaldes iestādēm. Pēc mūsu domām, šis ir arī labs veids, kā piesaistīt jaunus darbiniekus, kuriem ir svarīgi, kādā vidē viņi strādā.
Vēl viens ieguvums ir izmaksu samazinājums. Pārceļoties no trim birojiem uz vienu, sarūk izdevumi apsardzei, apsaimniekošanai un citi administrācijas izdevumi.
Esam aprēķinājuši, ka operatīvie tēriņi jeb izmaksas piecu gadu laikā ļauj ietaupīt vairāk nekā 900 tūkstošus eiro gadā, kā arī, iznomājot un pārdodot iepriekš izmantotos trīs īpašumus, iegūt papildu ieņēmumus.
Līdz ar pārcelšanos uz jauno biroju esam samazinājuši arī vidējo platību uz vienu darbinieku. Aplēses liecina, ka (valsts pārvaldē) Rīgā un Rīgas reģionā vidējā platība uz vienu darbinieku līdz šim ir bijusi no 20 līdz 30 m2 un vairāk, kas nozīmē papildu izdevumus apkurei, elektrībai, uzkopšanai un citiem apsaimniekošanas pakalpojumiem. Vai tas ilgtermiņā ir nepieciešams? Mēs uzskatām, ka iespējams iztikt ar mazāku platību, un to redzam arī, izveidojot mūsu jauno biroju. Tajā vidējā tiešā biroja platība uz vienu darbinieku samazināta līdz 10 m2. Esam pētījuši, cik daudz darbinieku un cik bieži nedēļā atrodas birojā uz vietas, un secinājām, ka ne visi uz vietas strādā katru dienu. Aptuveni 30% darbinieku ik dienas atrodas ārpus biroja – būvobjektos, citās institūcijās, saskaņojot dokumentus, vai pie klientiem. Līdz ar to apzināti izveidojām modeli, kas paredz, ka darba vietu skaits birojā ir par 30% mazāks nekā reālais darbinieku skaits. Šādā veidā ietaupām arī valsts budžeta līdzekļus un radām vidi attālināta darba iespējām. Priekšrocības jau redzamas – esam operatīvi pielāgojušies maksimāli attālinātam darbam krīzes laikā.
Nākamais virziens, kas iezīmēts mūsu stratēģijā, ir portfeļa stratēģija, ko šajā gadā apstiprinājis arī mūsu akcionārs, un esam sākuši tās realizāciju dzīvē. Portfeļa stratēģija iezīmē veidu un procesu, kādā turpmāk attīstīsim un pārvaldīsim īpašumus tā, lai gan mums, gan visai sabiedrībai būtu skaidri un vienoti noteikumi, pēc kuriem vadoties, mēs īpašumus pārdodam, attīstām vai uzturam labā stāvoklī, tādējādi tiks nodrošināta lielāka caurspīdība, kontrole un pieņemti visiem saprotami lēmumi, kas nebalstās uz impulsīviem individuāliem lēmumiem, bet tiek pieņemti visas sabiedrības interesēs. VNĪ pēdējos gados ir mērķtiecīgi strādājis, lai sakārtotu savus procesus un padarītu tos caurredzamākus. Šis darbs ir pamanīts, un pērn VNĪ Ilgtspējas indeksā saņēma Zelta godalgu, taču pie tās neapstāsimies, bet strādājam, lai virzītos uz Platīna godalgu.
Kā krīze ietekmējusi VNĪ darbību?
Šī situācija mums arī ir likusi pārkārtot veidu, kā strādājam, un mūsu darba apjoms ir pieaudzis. 95% darba notiek attālināti, ievērojot visus piesardzības pasākumus, birojā ir ierobežots darbinieku skaits. Šis ir rezultāts arī uzņēmuma stratēģijai virzīties uz digitalizāciju. Iestājoties ārkārtas situācijai, mums bija jāmaina darbības principi, un divās dienās spējām mainīt savus ikdienas ieradumus – no darba birojā pielāgoties attālinātam darbam. Svarīgs impulss tam bija arī sagatavotības līmenis mūsu jaunā biroja izveides dēļ – visi darbinieki ir mobili un spēj pielāgoties, var strādāt no jebkuras vietas. Tas ir svarīgs priekšnosacījums nākotnes birojam jebkurā citā organizācijā. Domājot par to, kādi biroji būs nākotnē, ir skaidrs, ka kabinetu laiks ir pagājis, arī atvērtā tipa biroja koncepts ne vienmēr ir piemērots. Taču tirgū aizvien būs pieprasījums pēc moderniem, energoefektīviem, zaļiem birojiem, kam ir aktivitātēs bāzēts koncepts un kuri veicina darbinieku sadarbību.
Kā ārkārtas situācija ietekmējusi uzņēmumu attieksmi pret attālināto darbu?
Vai paredzat, ka mainīsies pieprasījums pēc biroju telpām? Mūsu veiktās pārmaiņas birojā sakrita arī ar Covid-19 krīzes periodu, kad daudziem – gan valsts, gan privātajiem uzņēmumiem – nācās pārorientēties uz attālinātu darbu. Atziņa, pie kā daudzi uzņēmumi nonāca šajā laikā, – tik lielas biroju platības kā līdz šim nav nepieciešams uzturēt, jo daudzas funkcijas iespējams veikt attālināti. Skatoties nākotnē, vajadzībai pēc lielākām, plašākām telpām vajadzētu samazināties un vidējai platībai uz darbinieku – sarukt, ņemot vērā, ka daudzus darbus var veikt attālināti.
Visu rakstu lasiet žurnālā "Dienas Bizness".
Abonējiet, lasiet elektroniski vai meklējiet preses tirdzniecības vietās.
