Padara sapulces vieglāk vadāmas

Informācijas tehnoloģiju kompānija "dots." izstrādājusi sapulču pārvaldības risinājumu "Meetinch", ar ko cer uzlabot sanāksmju kultūru organizācijās.

"Vēlamies radīt pasaules mērogā atpazīstamu produktu. Jau šobrīd aptuveni puse "Meetinch" lietotāju ir no ārzemēm, liela daļa no ASV. Tuvākie mērķi ir palielināt uzticamību un klientu bāzi, nevienā brīdī neapstājoties inovatīvajā attīstībā, tādējādi radot lietotājiem arvien pievilcīgāku produktu. Mūsu piedāvājumā jau tagad ir pasaules mērogā unikāla funkcionalitāte, kas saistīta ar atkārtojošo sapulču pārvaldību, līdz kurai mēs nenonāktu, ja prototipēšanas posmā nebūtu uzsākuši aktīvas sarunas ar potenciālajiem klientiem, lai labāk izprastu viņu problēmas un vajadzības. Katrā ziņā uzņemto kursu plānojam noturēt," teic Kristaps Vergins, "dots." (SIA "WeAreDots") Produktu grupas vadītājs.

Kopš jūnija, kad uzņēmums aicināja klientus izmēģināt produkta stabilo versiju, "Meetinch" unikālo lietotāju skaits 80 dažādās organizācijās sasniedzis teju 300. Šobrīd ir sasniegta 10% maksājošo lietotāju robeža, ko tuvākajā laikā paredzēts ievērojami palielināt.

Viņš apgalvo, ka uzņēmuma izstrādātais risinājums palīdz ātri un vienkārši izveidot sapulču struktūru – definēt mērķi, plāna punktus, tiem atvēlēto laiku un atbildīgās personas. Izveidojot šādu struktūru, nākas aizdomāties, kādam jābūt sapulces plānam, lai efektīvāk nonāktu līdz mērķim. "Izmantojot "Meetinch", ar komandu esam nonākuši pat līdz 42 minūšu garai sapulcei, kur esam iekļāvušies šajā plānā, sasniedzot definēto mērķi. Agrāk šī sapulce, visticamāk, būtu 60 minūtes gara. Ja sapulcē piedalās desmit cilvēki un katrs ietaupa 18 minūtes, kopumā tās ir 180 ietaupītas minūtes, kuru laikā var iespēt izdarīt daudzas citas svarīgas lietas," uzsver K. Vergins.

Pirms risinājuma izstrādes darbu uzsākšanas komanda mācījās, analizēja produktīvu sapulču teoriju, jo gribēja būt droša, ka izstrādātais risinājums patiešām ļaus organizēt veiksmīgas sapulces. K. Vergina skatījumā veiksmīgas sapulces recepte ir pirms sapulces skaidri definēts mērķis un plāns, katram plāna punktam paredzēts laika rāmis, dalībnieku iesaistes veicināšana, mazināts nelietderīgi patērētais laiks, iepriekšējo sanāksmju rezultātu analīze un apmierināti dalībnieki.

""Meetinch" palīdz apzināties galvenos veiksmīgas sapulces stūrakmeņus, ļaujot no tiem mācīties. Pielietojot šīs atziņas praksē, sanāksmju kultūras uzlabojumi neizpaliks. Protams, daudz ko no tā iespējams realizēt vai uzskaitīt arī manuāli, tomēr esmu pārliecināts, ka ar ar šo risinājumu to izdosies izdarīt daudz efektīvāk, tādējādi ietaupot būtiskus laika resursus. Kā mēs zinām – laiks ir nauda," viņš piebilst.

Katrā uzņēmumā un pat komandā sapulču kultūra ir citādāka, tāpēc K. Verginam ir interesanti vērot, kā risinājums maina organizāciju ieradumus. "Meetinch" veicina iespēju katram tikšanās dalībniekam līdzdarboties pēcsapulces uzdevumu un pieņemto lēmumu fiksēšanā. Sanāksmē nav nepieciešams protokolētājs, jo vislabāk un saprotamāk sev paredzētu pēcsapulces uzdevum spēj piefiksēt katrs pats. Viņš stāsta, ka risinājuma lietotāji atzinīgi vērtē iespēju sekot līdzi sapulces progresam un analizēt pēcsapulces rezultātus, tādējādi optimizējot nākotnes sapulces. Ja ir pieejami dati, kas uzskatāmi parāda lietas, kas sapulcē notikušas veiksmīgi vai ne tik, tad cilvēks būs motivēts šīs mācības pielietot nākamajās sanāksmēs.

Stāstot par to, kā radās doma par šādu risinājumu, K. Vergins atklāj, ka viss sākās ar problēmas identificēšanu, ar kuru, kā izrādās, saskārās ne tikai viņš un liela daļa kolēģu, bet arī daudzi cilvēki citos uzņēmumos. Problēma ir sapulču rutīna, kurā mūsdienu dinamiskajā ikdienā ir ierauta liela daļa organizāciju darbinieku. Bieži vien kalendāri ir pārpildīti ar sapulcēm un visa diena šķietami aizrit vienā lielā sapulču skrējienā, taču nopietns ir jautājums, vai visas sanāksmes ir nepieciešamas, produktīvas un dod nepieciešamo rezultātu. "Lai šo problēmu risinātu, ir nepieciešams lauzt sapulču kultūru uzņēmumā, bet, lai to izdarītu, bieži vien ar vienu cīnītāju ir maz, ir nepieciešams visiem pieejams un saprotams sapulču ietvars, pēc kura vadīties. "Meetinch" ir šis sapulču ietvars.

"Man personīgi "Meetinch" ir palīdzējis mainīt sapulču kultūru savā ikdienā. Lai arī pirms tā lietošanas es nebiju avantūrisks sapulču rīkotājs un parasti cenšos nodefinēt apskatāmos jautājumus, veikt piezīmes un pēc sanāksmes izsūtīt tās kopsavilkumu, tomēr ikdienas skrējienā ir gadījies kopsavilkuma sagatavošanu atlikt un gala rezultātā tā arī nenosūtīt, jo uzreiz pēc sapulces beigām bijis jāsteidzas uz nākamo. "Meetinch" personalizētus sapulču kopsavilkumus visiem sapulces dalībniekiem nosūta automātiski," stāsta K. Vergins.

Tāpat pirms šī risinājuma izmantošanas lielākā daļa sanāksmju bija 30 vai 60 minūtes garas, bet līdz ar noteikto sapulces garumu apmeklētājiem rodas ilūzija, ka, piemēram, 60 minūtes ir ļoti pietiekams laiks, lai sasniegtu vēlamos rezultātus. Tomēr realitātē, ja kāds jau no pirmās minūtes nav sanāksmes fokusā, var rasties situācijas, kad svarīgos jautājumus neizdodas atrisināt un atliek plānot nākamo tikšanos. "Meetinch" ir programmatūra kā pakalpojums risinājumu ar ikmēneša maksu par katru aktīvo lietotāju. Organizācijām, kur ir līdz desmit risinājuma lietotāji, to iespējams izmantot bez maksas.

Kopš 2020. gada sākuma pie šī projekta strādā sešu cilvēku komanda.

Informācijas tehnoloģiju kompānijas SIA "WeAreDots" strādā ar zīmolu "dots." Kopā ar meitasuzņēmumu SIA "dots.365" abos uzņēmumos strādā vairāk nekā 120 cilvēki. Abu uzņēmumu apgrozījums 2019. gadā bija 9,03 miljoni eiro.

"dots." saknes meklējamas kompānijā "DPA", kas sākotnēji bija pazīstams ar tā pilno nosaukumu "Datorprogrammu apgāds". 2015. gadā tās īpašnieki Juris Vilders ar Sandi Kolomenski pieņēma lēmumu no "DPA" uzņēmuma, kas tolaik jau darbojās ar zīmolu "Squalio", nodalīt atsevišķu uzņēmumu "Squalio Cloud Consulting", kas pēc pasūtījuma izstrādā IT sistēmas, sniedz IT infrastruktūras un IT drošības konsultācijas. Vēlāk uz tā pamatiem tapa SIA "WeAreDots".

Šobrīd abas kompānijas nodarbojas ar konsultācijām, programmatūras izstrādi pēc pasūtījuma, IT infrastruktūras un IT drošības konsultāciju sniegšanu, kā arī ar sava intelektuālā īpašuma izstrādi, tostarp "Meetinch" un "Fits" jeb "Future Intelligent Transportation Solutions".