Šobrīd vadītājus nereti raksturo zibenīga traukšanās cauri darba telpām, skrienot uz kārtējo sanāksmi un vēl pa ceļam mēģinot atbildēt uz virkni telefona zvanu un epastu. Darbinieku vadīšanai šādā režīmā vienkārši neatliek laika - individuālās sarunas nepārtraukti nākas atlikt un arī saikne ar komandu sāk izzust. Vai sapulces patiešām vienmēr ir nepieciešams apmeklēt? Elizabete Greisa Sandersa blogā
Harvard Business Review
raksta, ka nav vis.
Ja esat vadītājs, jāatceras, ka nav iespējams dot citiem to, kā nav jums pašiem. Tāpēc, ja esat stresā un jūtaties apjucis, visticamāk, ar komandu ir tāpat. Dodoties uz kārtējo tikšanos vai pasākumu, jāizvērtē, ko tas palīdzēs sasniegt. Ir laiks izvērtēt prioritātes, lai dārgais laiks tiktu izmantots pēc iespējas lietderīgāk.Pajautājiet sev, vai gadījumā neesat iekritis slazdā, kas liek uzlūkot savu plānotāju kā kādu sacensību par popularitāti? Vai jūs mērāt savu vērtību pēc tā, cik tikšanās atzīmētas jūsu kalendārā? Tās var likt justies svarīgam, taču ne vienmēr ir labākais veids, kā izmantot laiku. Pirms apstiprināt uzaicinājumu, jāpajautā sev: «Vai man patiešām to vajag?» Ja atbilde ir «nē», tad dalību sanāksmē var atcelt vai izmantot kādu no šīm stratēģijām laika ietaupīšanai:1. Noskaidrojiet tikšanās kārtību un jautājumus, ko vajadzētu izrunāt, lai sagatavotos. Turklāt, iespējams, rīkotāju tas pamudinās tikšanos patiešām izplānot.2. Nosūtiet kādu citu no savas komandas, kurš ir spējīgs runāt tās vārdā.3. Pēc tam palūdziet pierakstus ar izrunātajiem jautājumiemJa turpina nomākt vainas sajūta, sev uzdodamo jautājumu var pārfrāzēt šādi: «Ja es šajā dienā būtu slims, vai sanāksmi vajadzētu pārcelt?» Ja atbilde ir «nē», pastāv liela iespēja, ka bez tās apmeklēšanas varat arī iztikt. Savukārt, ja jums aktīvi jāpiedalās tikai vienā no sapulces posmiem, noskaidrojiet, kurš tas ir un tad arī ierodieties.Vai jums ir nācies pieredzēt sapulci, kurā esat galvenais runātājs cilvēku pulkā, kas ik pa brīdim tramīgi ieskatās savā telefonā? Stundu ilgas vai pat garākas tikšanās ne vienmēr ir problēmu risinājums. Jāizvērtē, vai šī tikšanās ir komandas un jūsu prioritāte. Ja ne - tā nav nepieciešama. Ja tā patiešām ir labākais risinājums, jāfokusējas uz galvenajiem jautājumiem un jāierobežo laika apjoms. Pēc iespējas mazāk patērēts laiks, un vienalga sasniegts gala rezultāts, ir modelis, pēc kura tiekties. Nav jāplāno klātienes tikšanās, ja jautājumu var atrisināt arī telefoniski, nav jāveic telefona zvans, ja pietiek tikai ar epasta nosūtīšanu.E.G. Sandersa norāda, ka nevajadzētu ieplānot sanāksmes vien tādēļ, lai nodotu informāciju zināšanai, ko var izplatīt arī elektroniski. Sapulces domātas diskusijām un lēmumu pieņemšanai, kas norisinās kopā ar komandu. Šeit jāpadomā arī par sanāksmes kārtību - tā jāizziņo jau laikus, nevis tikai dažas minūtes iepriekš, lai ikviens varētu plānot savu laiku un saprast, vai viņam jāierodas. Svarīgi arī norīkot kādu, kas veic piezīmes par diskusiju, pieņemtajiem lēmumiem un to pamatojumiem. Tajās dokumentēts jau izrunātais, piezīmes var nodot vadībai un informēt tos, kuriem uz sapulci nav obligāti jāierodas.Kļūstot proaktīvākiem, jaunajā situācijā, kad kalendārs nav pārpildīts, var pat nedaudz apjukt. Taču jaunatrastais pieejamais laiks ar steigu jācenšas izmantot, kamēr plānotājs atkal nav dažādu uzdevumu pilns. Vadītājiem tā ir iespēja atbildēt uz vēstulēm, tikties ar savu komandu, organizēt individuālās sarunas un veikt plānošanu, nezaudējot saikni ar to, kas patiešām notiek uzņēmumā.
