Ārkārtas situācija valstī, kuru radīja Covid-19, veicināja ilgi gaidītās iespējas juridiskām personām. Proti, stājoties spēkā grozījumiem Komerclikumā (22.03.2020.), uzņēmuma akcionāru vai dalībnieku kopsapulces norise iespējama attālināti.

Sākotnēji konkrētās izmaiņas var likties kā piemērošanās pašreizējiem apstākļiem un Covid-19 risinājums, lai nodrošinātu uzņēmējdarbības nepārtrauktību. Taču šīs izmaiņas ir būtiskas efektīvam un produktīvam darbam nākotnē ikvienai saimnieciskās darbības struktūrai – uzņēmumam, biedrībai vai organizācijai.

Aizvadītais attālinātā darba laiks sniedzis nozīmīgu mācību stundu nākotnei, proti, kā ietaupīt savu laiku un resursus, lai strādātu efektīvāk. Jūtami aktualizējies izmaksu optimizācijas jautājums, kas no tehnoloģiju puses izgaismo citu aspektu – vai protam izmantot tās tehnoloģijas, kas jau ir mūsu rīcībā. Izmantojot tehnoloģiju piedāvātās iespējas, attālināti var norisināties gan apspriede un sapulce, gan dokumentu apstiprināšana un parakstīšana, tādējādi transformējot papīra laikmeta ātrāku pāreju digitālajā laikmetā. Mūsu ikdienas darba rutīnā vairāku procesu automatizācija izslēdz cilvēciskās kļūdas, palielina ātrumu un veicina augstāku produktivitāti. Joprojām digitalizācija ir mūsu domāšanas maiņa, kurai piespiedu motivācijas grūdienu sniedzis Covid-19 laiks.

Covid-19 ir parādījis, ka uzņēmumos veiktajos procesos iesaistīts pārāk daudz cilvēku, kuri, iespējams, veic vienu un to pašu darbu. Darbinieku kvalifikācija un zināšanas ir būtisks konkurētspēju veicinošs līdzeklis, kas šodien būtu jāizmanto lietderīgi un ar augstāku pievienoto vērtību.

Galvenokārt cilvēki domā, ka procesu digitalizācijai uzņēmumā vai organizācijā jāiegādājas dažādi tehnoloģiskie risinājumi un programmatūras vai jāpieņem darbā kāds papildu IT darbinieks. Tostarp reti kurš aizdomājas, ka var pietikt jau ar to, kas pieejams. Piemēram, Microsoft Office piedāvā ļoti daudz rīku attālinātai darbības organizācijai un nodrošināšanai. Tā kādam uzņēmumam mūžīgas galvassāpes sagādāja nespēja izsekot līdzi ienākošajiem dokumentiem un to apstiprināšanas statusiem. Daži dokumenti pazuda saskaņošanā, citi – ieķērās gala apstiprināšanā. Uzņēmums nevēlējās ieviest smagnēju dokumentu vadības sistēmu, jo 10 cilvēku komandai būtu vairāk galvassāpju nekā reāla ieguvuma. Taču, kopā ar organizācijas darbiniekiem izejot cauri uzņēmumā jau esošā Microsoft Office komandas uzdevumu plānošanas rīka MS Teams iespējām, izrādījās, ka rīks jau ir pieejams bez papildu finansiāliem ieguldījumiem un tā vienkāršā lietotne ļauj digitālo risinājumu lietvedībā ieviest ātri un darbiniekiem viegli saprotami.

Būtiski ikvienam izvērtēt, kā jau esošās tehnoloģiskās iespējas izmantot visefektīvāk. Iespējams, uzņēmumā trūkst tikai procesu izstrādes, lai ieviestu digitālo transformāciju un rīku izmantošanu pilnvērtīgi. Digitalizācijas laikmetā ir liels izaicinājums nodrošināt, ka darbinieks nejūtas apdraudēts, ja viņa darba pienākumus atvieglo vai pārņem automatizēti risinājumi, un vienlaikus viņš spēj ieraudzīt savas kā profesionāļa izaugsmes un transformācijas iespējas. Galu galā digitālie risinājumi nodrošina to pašu klātienes ikdienas situāciju atrisināšanu tikai attālināti un digitāli. Nenoliedzami būtiska nozīme uzņēmuma digitalizācijas procesa veiksmīgai norisei ir darbinieku prasmes un izglītotība par pieejamo IT tehnoloģiju pilnvērtīgu lietošanu.

Saprotot uzņēmumu izaicinājumus laikā, kad Covid-19 ir licis veikt dažādas transformācijas, un lai uzņēmumu darbinieki neapjuktu dažādajos informāciju tehnoloģiju risinājumu līkločos, esam sagatavojuši skaidru un detalizētu ceļa karti, kā organizēt drošas attālinātas dalībnieku kopsapulces. Papildu informācija bezmaksas tiešsaites seminārā squalio.com.

Raksts tapis sadarbībā ar